使い方と事例

「『意識させない』のが一番のコツです」Evernote Business 認定コンサルタントが教える、職場に Evernote を導入する秘訣

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この記事はNTTドコモ様による寄稿です。

プライベートだけでなく仕事の現場でも注目されつつある Evernote。統計によると「仕事でも使っている」Evernote ユーザーはじつに全体の 3 分の 2。Evernote の便利さを会社にも広め、使い始めるにはどうしたらいい?日本ではまだ 2 名しかいない Evernote Business 認定コンサルタント(EBCC)の高木卓也さんにそのコツを伺いました。

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氏名:高木卓也(NTTドコモ)

リンク:NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business

※ Evernote Business 認定コンサルタント (EBCC) とは、Evernote Business に関する総合研修を修了した Evernote を知り尽くす公認のエキスパートです。2014 年 8 月 15 日現在、全世界で 23 名の認定コンサルタントがいます。

—— 個人で Evernote を使いこなしていくうちに、会社でも使えたらと思うことがありますよね。会社に Evernote 導入を勧める上で、どんな方法でその良さ、メリットを伝えていったらいいか、教えてください。

会社の場合、スマートフォンを使ったことがない方や、そもそもパソコンがあまり得意ではない方がいることもあり、Evernote を仕事で使うように浸透させるのは、なかなか難しいと思います。「Evernote というクラウドサービスを使い、社内情報を共有しましょう」と言ったところで、使ったことがない人には何が便利なのか、わからないですよね。Evernote がどんな仕組みで、どんなに便利かという話ではなく、まずは Evernote を意識しなくてもいいような逆転的な使い方から入って、便利さを実感してもらい、情報を Evernote にどんどん入れ込んでいくのがいいと思います。

「スキャナ」+「紙資料」の整理

—— 例えばどんな使い方でしょう?

一つめはスキャナを利用する使い方です。おそらくどんな会社でも、紙の資料ってたくさんあると思います。過去の資料をどんどんスキャンしてしまう。これで、とっておくかどうか迷っていた資料も捨てることができますよね。キャビネットの整理になりますし、なにより机の上が綺麗になります(笑)

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そもそもパソコンに不慣れだったら、今までどおり紙に書いてもらったものでいいんです。例えば紙に書いた報告書を ScanSnap でスキャンして送る。FAX で送るよりも簡単です。Evernote にはまったく触れていませんが、それでいいんですよ。

—— なるほど、それなら難しく考えずに使ってもらえそうですね。

もちろん最終的には Evernote を使いこなして欲しいと思いますが、徐々に慣れていけばいいんです。情報を溜め込んでいくうちに、「あ!こんなに便利」とか「案外いいかも」と思ってもらうことが大事です。どんどんたまる名刺もスキャナを使えばまとめて読み込むことができますし、他の人とも共有できるので、社員がどんな人と名刺交換しているのかを把握できます。

電話メモを共有

もう一つは、ポスト・イット® ノートを活用する方法です。外出中の社員宛に電話を受けた時、電話を取った人がメモを残しますよね。そのメモを、外出中の人が簡単に確認できるやり方をお教えしましょう。

—— そんな使い方があるんですか!ぜひお願いします。

ポスト・イット® ノートって色分けされていますよね。その色ごとに例えば黄色は鈴木さん、緑は佐藤さんと、どの色が誰宛かを事前に決めて、スマートフォンの Evernote アプリでタグやノートの振り分け設定をしておきます。準備はそれだけです。

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電話を受けたら、ポスト・イット® ノートにメモを書きます。あとは Evernote を立ち上げ、カメラからポスト・イットを選択して写真を撮ります。そうすると自動的にタグやノートの振り分けがされるので、外出中の人がメモの内容を見られるというわけです。電話を受けながらメールを打つのは難しいですし、メールを打って宛先を選択して送信、という手順よりもずっと簡単なんですよ。
ただしこの使い方は、ポスト・イットの色が今のところ 4 色までなので、登録できるのは 4 人までとなります。

—— よく外出する人ってだいたい決まっていますし、これは簡単に導入できそうです。こうした日々の雑務を効率化できるのは嬉しいですね。

FAX を Evernote で自動整理

最後におすすめしたいのは、受信した FAX を自動的に Evernote に入れる使い方です。この使い方では、Evernote 以外にインターネット FAX を利用します。イメージ的にはこんな感じです。

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お客様が注文書などを FAX で送ると、インターネット FAX によってメールに変換されます。そのメールの宛先を Evernote のアドレスにしておけば自動的に Evernote に保存される、という仕組みです。こうしておけば外出先からでも FAX を確認できるので、お客様からの注文にもすぐ対応できます。手書き文字認識もされますから、あとで FAX の内容を検索したり、整理するのも簡単ですよ。設定によっては指定したノートブックに保存したり、タグを付けることも可能です。

—— 今までのやり方を少し変えるだけで、すごく便利になりそうですね!こういう使い方なら、Evernote を知らない人でも使い始められそうですね。

最初はスモールスタートから

そうですね。最初から社員全員に Evernote の使い方を熟知してもらうのは難しいですから、スモールスタートで数人から始めるのをおすすめしています。会社の一部の部署単位で、例えば 5 名ぐらいで利用して、仕事にあわせたルールを決めていき、その後広めていく。そういう流れであれば、自然に浸透していきます。

またアカウントについて、今日説明した使い方で蓄積した情報を引き出す人、活用する人については Evernote Business アカウント、情報の入れ込みだけをする人は Evernote プレミアムアカウントでもいいと思います。例えば 3 名が Business、2 名がプレミアムという使い分けをすれば、ランニングコストも抑えられますね。Evernote プレミアムならドコモプレミアムキャンペーンを利用して Evernote プレミアム 1 年分を無料にすることもできますので、Evernote の利用をきっかけにスマートフォンを導入してみるのも良いかもしれませんね。

社員同士のナレッジを最大限に活用できる

—— 最後に、Evernote Business の最大のメリットは何でしょうか?

やはり個人で使う無料版や Evernote プレミアムと違って、Evernote に蓄積したナレッジを自然に共有できることですね。例えば新しいノートを作成し始めると、関連ノートとして他の人が作ったノートが出てきます。個人であれば自分がどれだけ蓄積しているかが重要になりますが、Business なら会社全体の蓄積から自動的に引っ張ってくる。これが大きなメリットではないでしょうか。それからあまり知られてないことですが、Evernote Business を 5 名以上契約いただくと、Evernote 社が使い方に合わせた導入支援をしてくれます。ドコモでも導入前のご相談をさせていただきますので、ぜひ活用して欲しいですね。

NTTドコモ様が提供するビジネスプラス Evernote Businessについて、もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

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