使い方と事例

仕事のストレスを減らすために – ビジネスパーソン必見のタスク管理術

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通常、法人での利用を想定している Evernote Business ですが、中には個人で利用されているユーザーの方もいらっしゃいます。土木設計のエンジニアの仕事の傍ら、著書「あのプロジェクトチームはなぜいつも早く帰れるのか?」の執筆、Evernote ユーザーが集まる Facebook グループ「Evernote Café」の管理人など多方面で活躍され、Evernote コミュニティリーダーでもある中島紳さんもその一人。

なぜ個人で Evernote Business なのか。そしてどのように活用されているのか。お話を伺いました。

個人で Evernote Business を使うメリット

――本日はよろしくお願いいたします。まずは中島さんのお仕事について教えてください。

中島:土木設計の会社でエンジニアの仕事をしています。主に新しい街を作るための造成設計、道路設計、雨水排水・汚水排水などのインフラ設計、公園設計などに携わっていて、現在は東北の復興関連事業をメインに手がけています。

――中島さんは Evernote ユーザーのコミュニティ「Evernote Café」の管理人でもありますが、そもそも個人でありながら Evernote Business を導入されたきっかけは何だったのでしょうか。

中島:記憶が定かではないのですが、Business アカウントに移行したのはサービスが正式リリースされた直後だったと思います。プレミアムアカウントに不満があったのではなく、ただ Evernote の新しいサービスをためしてみたいという気持ちで使い始めました。そういったこともあり、普通であれば会社の中の複数メンバーで運用するのが前提のビジネスアカウントを一人で使っています。

――しかし、現在もビジネスアカウントを使い続けていらっしゃいますよね。個人でもビジネスアカウントにメリットを感じていただけているということでしょうか。

中島:はい。具体的なメリットとしては、「個人ノート」と「ビジネスノート」を表示、検索するとき、視覚的に完全に切り分けられることですね。仕事関連のノートを参照しているときにプライベートで作成したノートが目に入ったりするのは避けたいし、検索結果に個人ノートがまじるのは一瞬でも早く欲しい情報にたどり着くことへの妨げになります。ビジネスアカウントですと、検索対象を「個人ノート」か「ビジネスノート」かをまず選択できるので、情報の絞り込みを最初からザックリとできるのが気に入ってます。

――仕事とプライベートの情報をあえて分けずに使っているユーザーさんも多いのですが、中島さんは逆にきっちり分けておきたいということですね。

中島:そうですね。Evernote 上の資料を見ながら作業内容の説明をすることがあるのですが、たまたま子どもの写真などが出てくるのは恥ずかしくて。逆に自宅にいるときはビジネスノートの中を見たくないんですよ(笑)。

――個人用のアカウントを二つ持つということは考えなかったのでしょうか。

中島:それでもいいのですが、一つのアカウントの中で切り分けられるのがベストです。私の使い方として、まずすべての情報を「inbox ノートブック」に入れて、そこから仕分けをしていきたいのです。複数アカウントですとすばやく切り替えることができませんから。

――なるほど、切り替えのしやすさもポイントなのですね。

中島:それから、仕事で終わったプロジェクトについては、ノートとしては残しておきたいのですが、検索結果からは外しておきたいんですよね。そういう場合、Evernote Business でしたらもう必要のないノートブックへの参加を解除すれば一時的に見えなくすることができます。

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仕事のデータベースとして Evernote を活用

――それではお仕事での使い方を教えていただけますか。

中島:まずは設計基準のデータベースです。土木設計では、それぞれの項目において厳密な設計基準が決まっていて、道路の幅員や勾配などが基準から外れると最悪の場合、作り直しになってしまいます。図面を書いているときはつねにその基準を頭の中で確認しながら作業するのですが、基準自体も自治体でまちまちですし、たまにしか設計しないものも多く、すべてを頭に入れておくことはできません。

Evernote を使う前は常に手元に各種基準書をおいて、迷うたびにペラペラめくっていましたが、Evernote のおかげで今では紙の基準書を閲覧することは減りましたね。一度調べたことは次も調べることになりますから、紙の基準書で参照したページはその都度、写真に撮って保存しています。こうして情報や知識を蓄積していくことで、次回は Evernote の中を検索するだけで済むようになります。

Evernote と Nozbe、TaskChute を連携させてタスクを管理

中島:もう一つの使い方はタスク管理の起点です。仕事中に思いついたことややるべきことは、その場で Evernote にメモを残します。すべてのメモは inbox ノートブックに入れて、後から整理し、タスクとすべきものはリマインダを設定します。

私は Evernote を Nozbe というタスク管理アプリと連携しているのですが、リマインダを設定したノートは自動的に Nozbe に入ってくるので、今度は Nozbe 内でノートを各プロジェクトに振り分けていきます。

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このとき、特に重要なタスクには☆をつけるのですが、そうすると今度は☆をつけた予定が TaskChute という Excel ベースのソフトに自動的に入り、その日の「やるべきリスト」として設定されるのです。あとは、TaskChute に従ってやるべきことをこなしていくだけです。

ちなみに TaskChute はシゴタノ!の管理人である大橋さんが作られたタスク管理ツールです。

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こうしたタスクの生成からクローズするまでのフローは毎日行うものなので、Evernote 内に始業時レビューノートを作ってチェックしています。

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――Evernote に入れたときはメモだった内容が、Nozbe、そして TaskChute へと送られてタスク化されるわけですね。

中島:そうですね。それから Evernote の使い方としてはもう一つ、仕事をすすめる上でのレシピがあります。頭の中でシュミレートした仕事の進め方を簡単なフローチャートにして一つのノートにまとめるのです。

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マルチタスクをシングルタスク化して脳のリソースを確保する

――中島さんがここまでタスク管理を徹底されるのはどうしてですか?

中島:脳のリソースを無駄遣いしたくないからです。私の仕事ではいろいろな現場があり、つねに複数のプロジェクトが走っています。一つの仕事に集中していても、他の案件の電話やメールが入るとついついそちらの仕事が気になって、資料を探してみるなど別の作業のために手を動かしてしまいがちです。

このように、一度に複数のタスクをこなそうとすると思考がマルチタスク状態になってしまい、マインドフルネス(目の前のことに集中できている理想的な状態)を保てなくなってしまいます。

そこで Evernote と TaskChute と Nozbe でタスクを管理することにより、「今日、何をどの順番でやればいいのか」を明確にしてやるのです。こうすれば、マルチタスクだったものをシングルタスク化することができます。

――脳のリソースという考え方は面白いですね。

中島:気づいていない方も多いのですが、脳にもリソースがあり、それは有限です。マルチタスク状態で、次に何をすれば良いかをその都度考えながら仕事をすると、気ばかり焦って、精神的に疲れるのです。

Evernote に仕事のレシピを入れておけば、一度考えたことを二度考える必要はありません。必要なときに Evernote から取り出せばいいので、頭の中に残しておかなくていいのです。

「いま必要でない情報を安心して忘れていられる」というのは精神衛生上、とても大切です。Evernote はそのためにも欠かせないツールなのです。

――他にも Evernote を活用する場面はありますか?

中島:マウス代わりにペンタブレットを使っているのですが、電話がかかってきたときは手書きの機能を使ってメモをとっています。紙に書いて、それを写真に撮ったりするよりも、直接書き込めるので楽ですね。

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――Evernote の良さはどこにあると思いますか?

中島:情報を一元化できることですね。整理されてなかったとしても、必ずそこにあって、検索すれば見つかるという安心感があります。つねに胸ポケットにノートとペンを入れている感覚に近いですね。

単に生産性を向上させるだけでなく、「忘れていられる」ことで頭を空っぽにでき、ストレスを軽減してくれるツールだと思います。

――ありがとうございました。

Evernote Business: チーム全員の作業を一ヶ所に集約

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