一生に一度の買い物となるマイホーム建築。理想の家を造るためにはハウスメーカーと何度も打ち合わせを重ねる必要があり、図面や契約書など大量の書類も管理しなければなりません。忙しい仕事の合間を縫ってその作業をこなすのは大変です。
「そんなときは Evernote が役立ちますよ」と教えてくれたのは、株式会社オズマピーアールに勤務する一ノ瀬寿人さん。ご自身も最近マイホームを建てたばかりという一ノ瀬さんと、一ノ瀬さんのマイホーム建築を手がけられた東京セキスイハイム株式会社 埼玉支店 川越店 店長の初谷公一さんにお話を伺いました。
紙ものの整理に Evernote が便利
――マイホーム建築に Evernote を活用されたという一ノ瀬さんですが、もともと Evernote はお使いいただいていますよね。
一ノ瀬：ええ。2013 年の「 docomo × EVERNOTE プレミアムキャンペーン*」をきっかけに使い始めました。それ以降、業務やプライベートで欠かせないツールとして使っています。趣味である釣りをする場所をメモして釣り仲間と共有したり、仕事で会社訪問するときに地図を保存したり。
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――そんな一ノ瀬さんがマイホーム建築で Evernote をどう活用されたのか、さっそく教えていただけますか。
一ノ瀬：まずはやはり紙ものの整理ですね。マイホームを建てるためには膨大な量の書類が必要になるんですよ。
――契約書ですか？
一ノ瀬：それもありますが、一番多いのは図面ですね。ハウスメーカーさんと何度もやりとりをするので、どんどん増えていくんです。こちらから希望を伝えると、ハウスメーカーさんからは予算内で何ができるのかをご提案いただけます。これを繰り返すので、何にどれだけ金額がかかるのかを含めてきちんと管理する必要があるのです。
――なるほど、それだけ図面が多いとうっかり紛失してしまうこともありそうですよね。
Skitch を使って図面に要望を書き込んでいく
一ノ瀬：そのやりとりの中でこちらの希望を伝えていくわけですが、これも図面にそのまま書き込んでしまうと、どれが元からあって、どれが自分で書いたものなのかごちゃごちゃになってしまいます。そこで私は希望する変更点を Skitch というアプリを使って書き込んでいました。2 つある窓を 1 つにしたいとか、柱をどかしてほしいとか。そうやって書き込んだ図面をメールでお送りしていました。
――Skitch なら元の図面とはっきり区別できて間違いもないですね。ハウスメーカーさんとしては、こういった形でお客様から図面が届くのはいかがでしたか？
初谷：そうですね。やはりビジュアルで見るのはわかりやすいと思いました。
――通常、こういったお客様からの要望などは打ち合わせで口頭でやりとりすることが多いのですか？
初谷：ええ。対面が多いですね。その際にお客様のご要望をメモしておくのですが、それだとニュアンスが違ってしまうこともありますし、お客様も自宅に戻られると考えが変わることもあります。そうすると、次の打ち合わせで曖昧な部分が出てきてしまいます。Skitch で書き込んでいただいたことで抜けもなく、お客様が持っている情報がダイレクトに伝わってくるので助かりました。ただ、セキスイハイムで Evernote を導入しているわけではないので、基本的なやりとりはメールで行っていました。
メモ、ToDo管理、インテリアの買い物――用途はさまざま
――なるほど。一ノ瀬さんは他にどういったところで Evernote をお使いに？
一ノ瀬：書類でいうと、役所への申請書類ですね。太陽光パネルや助成金、火災保険など提出しないといけない書類がたくさんあるので、それらをウェブサイトから PDF でダウンロードして Evernote に保存しておきました。ウェブで提出できるわけではないので、一旦印刷してから郵送で送るのですが、一つの場所に必要な書類をすべてまとめておけるのはよかったですね。
――本当に紙ものが多いのですね。
一ノ瀬：それから打ち合わせのメモも Evernote に入れてあります。ウェブから落としたのではなく郵送で届いた書類は、Scannable で撮影してそのまま突っ込んでいましたし、いつまでに何をするという ToDo 管理もしていましたね。
――用途は本当にさまざまですね。
一ノ瀬：実際に建築が終わった後、工事のときの写真がもらえるので、それも入れてあります。もとは CD-ROM でいただけるものなのですが、そのままにしておくとどこかにいってしまいそうなので。思い出として後から見返せますからね。
――工期はどれくらいかかるものなのですか？
一ノ瀬：契約したのが 4 月で、大枠を決めるのに 1 ヶ月、基礎工事に 1 ヶ月弱、工事に 1 ヶ月程度で、計 3 ヶ月くらいでしょうか。
――家が完成してからは？
一ノ瀬：置きたいインテリアのイメージも入れておいて、お店で物を探すのに Evernote を参照していましたね。店員さんに Evernote の写真を見せて「これありますか？」と聞いたり、逆に良さそうなインテリアがあれば、その商品リンクを Evernote に入れておいて、インテリアコーディネーターさんに「今のレイアウトでこれは置けますか？」と聞いたりしていました。
――そのやり方なら、ふらっと見に行けますし、インテリアのカタログを持ち歩かなくてもよさそうですね。
一ノ瀬：あとは家電や住宅設備のマニュアルを入れておくとよさそうですね。いざというときに検索すればすぐ出てくるのは心強いです。
――実際に後から検索で探すことも？
一ノ瀬：実は今のところ、ノート数がそれほどないので検索しなくても見ればわかるんです。ただ今後ノートが増えたときのために、PDF や 写真も単に突っ込むのではなく、一応テキストでそれが何なのかは書いてあります。
決められたフォーマットがなく、情報を一つにまとめておけるのが Evernote の良さ
――お話を伺って、マイホーム建築のさまざまな場面に Evernote が使えることがよくわかりました。実際にご活用いただいて、どんなところに良さを感じましたか？
一ノ瀬：マイホームに関する情報がまとまって入れられて、さらにどこからでも参照できることですね。たとえば図面に Skitch で赤入れする作業などは通勤時間や昼休みを利用してやっていました。ここまでできると他のソフトを使う必要がなくて、Evernote ですべて完結できます。メモや写真、PDF などなんでも入りますし、フォーマットがないのが気楽でゆるく使えます。もともと私が Evernote を使い慣れていたというのこともありますけどね。
――そういえばマイホーム建築では専用アプリなどはないのですか？
初谷：ないですね。というのも、お客様によって進め方はまちまちなので、特定のアプリに落としこむのが難しいのです。忙しい仕事を合間を縫って急ぎで建てられる方もいれば、営業マンを気に入っていただいてお任せいただくこともありますし、ゆっくり時間をかけてマイホームを造る過程そのものを楽しまれるお客様もいます。そういう意味で、一概にデジタル化で効率を上げることが良いとは限らないのです。
――なるほど。
初谷：しかし、30～40 代の方がマイホームを建築されるときは、やはり写メや PDF などを活用してやりとりをすることも増えていますね。
一ノ瀬：写メを活用するだけでもよさそうですが、カメラロールを保存場所にしておくと、他の写真と混ざって整理が大変そうですよね。それに図面やスケジュールなどもまとめて一括で管理できる点でも Evernote は便利だと思いますね。
