この記事は NTTドコモ様による寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business
Evernote のメール機能についてこちらの記事でご紹介しましたが、実は仕事でも十分活用できます。日報などの業務報告に利用できる、一歩進んだ使い方についてご説明します。
Evernote アプリをインストールできない業務端末からも送信可能
まずはメール機能の基本ルールをおさらいします。
メールで Evernote に送信するルール
- 宛先：Evernote メールアドレス （メールアドレスの調べ方）
- 件名：[ノート名] @[ノートブック名] （ノートブック名を指定しない場合は規定のノートブックに送信されます）
- 本文：ノートの内容
たったこれだけです。メールを送信することができる端末であれば、スマホやパソコンからだけではなく、あらゆる端末から Evernote にノートを送ることが可能になります。例えばフィーチャーフォンや、業務用のスマートフォン（ドコモの F-04F）等、Evernote のアプリを入れられない業務端末からも送信可能ということです。
これを利用して、共有ノートブック「営業日報ノートブック」に、報告者名と日付をタイトルにしたノートを送信することを想定してみましょう。
作成するメールは以下の通りです。
———————-
宛先：xxxxx.xxxxxxx@m.evernote.com
件名：森 2015年3月20日 ＠営業日報ノートブック
本文：
本日の訪問先 エヴァンノット株式会社
訪問時間 午後 1:00 ～ 2:00
担当者 増田様
対応内容
Evernote Business のご提案で・・・・・・・（以下略）
———————-
※ここでの重要なポイントは、「営業日報ノートブック」に書き込み権限をもっているアカウントの Evernote メールアドレス宛に送信することです。
これで「営業日報ノートブック」に、「森 2015年3月20日」ノートが送信されました。
件名最後に「+」を付けると、追記可能。添付ファイルもつけられます
先ほど送ったノートに、あとから思い出したことを追記したり、ケータイで撮った写真を添付することも、実はメール送信だけで可能です。作成するメールは以下の通りです。
———————-
宛先：xxxxx.xxxxxxx@m.evernote.com
件名：森 2015年3月20日 ＠営業日報ノートブック +
添付：画像ファイル.jpg
本文：
補足内容
最後にあったご質問として、ワークチャットの通知を・・・・・（以下略）
———————-
※ここでの重要なポイントは、件名を同じにして、最後に「半角スペース」「+」を入れることです。もし同じ名前のノートが同じノートブックにある場合は、最新のノートに追記されます。
撮った写真もつけることで、より報告らしくなりました。（添付ファイルは追記だけではなく、最初にもつけられます）
「!」を付ければ、リマインダーに。忘れずに見てもらえます
最後に、確実に日報の内容を見てもらうために、リマインダー機能を使ってみましょう。これもメールだけで追加可能です。
例えば、リマインダーだけを追加するメールは以下の通りです。
———————-
宛先：xxxxx.xxxxxxx@m.evernote.com
件名：森 2015年3月20日 ! ＠営業日報ノートブック +
本文：（空白）
———————-
※ここでの重要なポイントは、@の前に「半角スペース」「!」「半角スペース」を入れることです。リマインダーの日時を指定したい場合は、「2015/03/20」のような書式か、明日であれば「tomorrow」で指定することができます。
ここではリマインダー機能の詳しい説明は省略しますが、リマインダーをつけることで、報告を見る人に通知することが可能となります。見る側は、報告を見た後にリマインダーを実行済にすれば OK です。
このように Evernote を仕事でご利用する場合は、PDF 等の添付文書も検索でき、オフラインノートブック、コンテキストなどが使える Evernote プレミアムか、社内のメンバーで利用するための共有機能がより強化された Evernote Business がお勧めです。
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