8 月に入りましたが、今年の夏休みはすでにとりましたか？お盆の時期に会社全体で休みをとるというケースもあると思いますが、そうでない場合は「自分が休んでいる間になにか問題が起きたらどうしよう？」という不安を持たれる方もいるでしょう。
しかし、それではリフレッシュのためにとった休暇が台無しです。そんな不安なく思いっきりバケーションを楽しむための方法をまとめてみました。
普段から共有して、引き継ぎの負担を軽減
夏休みや長期休暇は通常計画的にとるものですから、事前に準備したり、誰かに引き継ぎをする時間をとったりできます。一方、突然病気になったり怪我をして働けなくなることも、絶対に起こらないとは限りません。
このため、休みの前に慌てて作成するのではなく、普段から業務手順書のようなものを作っておくとよいでしょう。Evernote は文章のほか、他のノートや Web サイトへのハイパーリンクを追加したり、写真や画像、ファイルなどを一つのノートにまとめられますので、分かりやすい手順書作りに持ってこいです。詳しい方法は、こちらの記事をご覧ください。
また、どういった仕事を抱えているかや、その進捗状況をチームメンバーに共有しておくことをおすすめします。
特に小さい会社、部署では「この仕事をするのはあなたしかいない」ということが起こりがちです。根本的な解決として、誰か一人しか知らない、できない、といったことは日頃から減らしていくことが重要です。
引き継ぎはポイントを明瞭に
あなたにとっては勝手知ったる単純作業かもしれませんが、休み中に肩代わりを頼まれる側にとっては、普段やり慣れない仕事をしなくてはならず大きな負担になるはずです。相手の立場に立って、引き継ぎ内容を考えましょう。
- たくさんの情報を伝えたくなるのは山々ですが、「これだけやれば大丈夫」ということを、明瞭に伝えるようにしましょう。
- 「どこ」にあるファイルをアップデートするのか、「誰に」送るのか、「どんな」項目が必要なのか。そして、フォーマットは？ファイル名の命名ルールは？など、できるだけ具体的に説明することが大切です。テンプレートなどがある場合は、シェアしておきましょう。
- 絶対にやらなくてはいけないこと以外は、休暇前、あるいは休暇明けに自分で処理するようにしましょう。
- 「覚えていられるかな？」「メモをとり忘れていないか」といった不安を相手に抱かせないよう、口頭で依頼するだけでなく、後から確認できる文書として残しておきましょう。
実際の引き継ぎ内容については、過去にこんなブログ記事をご紹介しました。
休暇中どうしても助けが必要な場合は
「自分のデータはすべてパソコンに入っているので、休みの間に問題が起きたときのためにパソコンを旅行に持っていく」ーそんな方もいらっしゃるでしょう。Evernote をスマートフォンにインストールしてあれば、パソコンを旅先に持って行かなくても、いつでもどこでも仕事の情報にアクセス可能になります。緊急の用件で電話がかかって来た際でも、データさえ手元で見られれば、すぐに指示を出して実際の作業はオフィスにいる同僚に対応をお願いすることも可能です。
そのためには日頃から Evernote を使っておくと便利です。また、Evernote Business をご利用なら、会社の同僚、チームとの情報共有がより簡単になりますので、「あのデータを送ってください」といった依頼は格段に少なくなるはずです。
行動がチームを変える
みなさんにも不明瞭な引き継ぎのため不安に陥った経験があるかもしれません。あなた自身が率先してより分かりやすい引き継ぎを行うことで、周りの人たちもきっとあなたに感謝し、次の引き継ぎ時の参考にしてくれるはずです。気持ち良く休暇をとるため、休暇中に余計な心配をしないためにも、普段から備えておくのが大切です。
