コロナ禍になる以前から、健全なライフワークバランスの実現はたやすいことではありませんでした。そのうえ在宅勤務することが「ニューノーマル」となった今、仕事とプライベートの境界線は消えかかっていると言っても大げさではありません。実際、被雇用者の半数以上が常態的に週に 40 時間以上働いており、60％ 以上が週末にも 5 時間以上働いていると報告しています (英語記事)。
同時に多くの人が、がむしゃらな働き方ではなく、残業をしなくて済むスマートで効率的な働き方を模索しています。オフィスであれ自宅であれ、生産性を犠牲にせずに定時で上がるためには、どうすればよいのでしょう？
その秘訣は、整理と管理にあります。仕事をしっかり管理できれば、生産性はおのずと高まります。そうすれば、健全なライフワークバランスは夢物語ではなく実現できるものになります。効率的に仕事を片付け、やり残したという罪悪感を感じることなくに定時で仕事を終えられます。
仕事とプライベートは分けて、でも管理は一か所で
仕事モードからプライベートモードへ切り替えるには、はっきりした境界線が必要です。仕事とプライベートの空間を物理的に分けるのはある程度役立ちますが、たとえ空間を分けても、現代社会においてはコンピュータやモバイル端末、ソーシャルメディアのアカウントからじわじわと仕事が進入してきます。
仕事モードからプライベートモードへ切り替えるには、はっきりした境界線が必要です。仕事とプライベートの空間を物理的に分けるのはある程度役立ちますが、たとえ空間を分けても、現代社会においてはコンピュータやモバイル端末、ソーシャルメディアのアカウントからじわじわと仕事が進入してきます。
では、仕事とプライベートを切り分けるにはどうすればよいのでしょう。プロジェクト管理アプリや生産性向上アプリの利用を考える方もいるかもしれません。しかし、ほとんどのアプリは 1 つの目的に特化して設計されているため、異なるタスクをこなすのに複数のアプリを切り替えて使うことになり、逆に生産性を落としてしまうことが多々あります。便利なはずのアプリに振り回されてストレスを溜めてしまっては、管理しようという気力まで奪われかねません。
そこで、仕事とプライベートをしっかり分けつつつ、同じ場所で管理できるツールを使いましょう。Evernote Professional なら、タスク管理、スケジュール管理、情報の収集と取得といった複数の機能をすべて 1 つのアプリでまかなえます。毎日のあらゆる側面をまとめて管理できるようにすることで、これまで掴めなかったバランスが掴めるようになるはずです。
使いこなしのヒント: Evernote と Google カレンダーを接続すれば、ノートとスケジュールを一緒に管理できます。予定に関するノートをすぐに見つけられるので、仕事の効率化も進みます。自分の業務量を見える化し、実行可能な個々のタスクに落とし込んで、適切なワークライフバランスを維持しましょう。
さらに、Evernote Professional と Evernote Teams では、スクラッチパッドと固定表示ノートのウィジェットを複数利用できるので、自分のやり方に合わせてホーム画面をカスタマイズすることができます。たとえば、仕事の優先事項とプライベートの優先事項を異なる色のスクラッチパッドで管理するといった使い方が可能です。そして Evernote はすべてのデバイスで同期するので、必要な情報に、いつどこからでもアクセスできます。
集中力を維持して定時に上がる
在宅勤務は諸刃の剣です。通勤やオフィスの規則といった様々な制約から解放される一方で、常に仕事から離れることができません。しかし常に仕事をしている状態では、集中力を維持することは不可能です。一度立ち止まって、本当に長時間働く必要があるのか見直してみましょう。もっとうまく時間を管理する方法はありませんか？ 不必要なタスクを切り捨て、1 日をより効率的に過ごすための戦略を考えてみましょう。
生産性を高めて残業を減らすには、仕事をするのは何時までと決め、終業までにやるべきことを明確にすることです。毎日終業時間までに決めたタスクを完了できれば、すがすがしい気持ちで仕事を終えられ、たとえ在宅勤務でもプライベートとの境目をはっきりつけられます。
仕事を終えたら、頭を切り替えるためにラップトップをシャットダウンし、デスクから離れましょう。仕事から意識を切り離すことができれば、リラックスした時間を過ごせます。そしてリラックスした時間を過ごすことができれば、気力を充電することができ、翌日の仕事の能率も高まるという良い循環が生まれます。
うまく切り替えるのに役立つヒントをいくつかご紹介します。
- 振り返り: 終業時にその日に完了したタスクを振り返ります。自分が完遂したことを評価し、翌日のために現実的な目標を設定します。
- 時間厳守: 自分で決めた就業時間を守ります。一般的な 9時〜17 時である必要はありませんが、時間を決めてできる限り守るようにします。
- スペース: 仕事とプライベートの橋渡しとなるようなスペースを作ります。「社員」の顔から「保護者」や「パートナー」の顔へ切り替えるための時間です。たとえば犬の散歩に行く、あえて通勤する、エクササイズするなどが考えられます。
使いこなしのヒント: Evernote のタスク機能を使って、毎日のToDo リストを作り、優先順位を決めましょう。Evernote なら、日々のタスクをカレンダー、リマインダー、長期プロジェクトの締め切りなどと一緒に一か所で管理できます。チームで利用するなら、タスクの割り当て機能を使って、特定のメンバーに負荷がかかりすぎないように仕事を割り振りましょう。
忙しさは敵
忙しくしていると、仕事をたくさんこなした気になりますが、それは幻想に過ぎません。忙しくないように見える人のほうが生産性は高いのです。忙しさに追われていると効率が落ち、残業が増え、リソースと時間の無駄になります。残業によるストレスが増えるのは言うまでもありません。そうならないためには、優先順位を決めた ToDo リストを作ることです。たとえば、重要度と緊急度でタスクを 4 つに分けて管理するアイゼンハワーマトリクス (英語記事) のようなモデルは優先順位を決めるのに大いに役立ちます。
使いこなしのヒント: Evernote のホーム画面なら、その日にやるべきことが一目でわかります。ホーム画面をカスタマイズし、自分にとって必要なタスクリストや情報だけを表示するようにしておけば、始業してすぐに作業に取り掛かれます。タスクにはフラグ、期限、タグ、絵文字を追加できるので、優先順位をわかりやすく整理するのも簡単です。自分なりにタグの命名規則を決めておけば、情報を整理する手間も大幅に省けます。
切り離しが力になる
競争の激しい現代社会では、もっと頑張るべき、もっとこなすべきというプレッシャーが常にあります。仕事から離れる時間をとることは、負けのように感じるかもしれません。しかし、仕事を忘れる時間は生産性を維持するうえで非常に大切です。また、そうした時間をとることで、集中すべきときに確実に集中できるようになります。
仕事とプライベートを切り離さずにいると、心身ともに健康を害しかねません。ですから、ログアウトして、ゆっくり休んで、また明日頑張りましょう。この切り離しが、大きな違いを生むはずです。
