使い方と事例

思いついたらすぐに書く、クリップする。Evernote の一歩進んだ使い方。

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この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business

夏も終わり、もう 10 月。今年も残り少なくなってきました。一般的な日本企業では下期に入り、もう一度目標の見直しなどをするタイミングです。普段使っている Evernote も今までの使い方を見直して、より効率をあげられるやり方を習慣化してみましょう。

今回は特に、販売の施策や、業務改善などを考える人など、アイデアが必要となるいわゆる「ナレッジワーカー」と呼ばれる人におすすめしたい使い方です。

アイデアは時間との勝負

Evernote のノートはアイデアの卵であり、アイデアそのものです。

しかしアイデアがひらめく時間は仕事中とは限りません。いつどんなときにでもアイデアはやってきます。また、ひらめきの時間は短く、すぐに形にしないと手からこぼれ落ちる砂のようにどんどん忘れてしまいます。はっと思いついて動き始めた瞬間、「何をしようと思ったんだっけ・・・」ということはよくありませんか?思いついたらすぐに書く。これを習慣化することがまず大事なポイントです。

すぐにノートを書くために

紙とペン、そして Evernote とスマートフォンはすぐにアイデアを形にする最高のパートナーです。他のものでは、アイデアを書きとめるまで時間がかかってしまいます。

Android なら、最近のアップデートで追加された「簡易ノート」が便利です。ウィジェットのアクションボタン(1×1)で単独のボタンにしたり、アクションバー(4×1)にドキュメントカメラ、名刺カメラ、手書きなどと一緒に割り当てたりすると、1 タップでノートが開いてすぐに書き始めることが可能です。
Android ウィジェット
iOS の場合、外部連携アプリ(FastEver 等)を使う人も多いようです。もしくはさっと紙にメモ書きをし、Scannable で保存するのも便利ですね。

パソコンに向かっているときであれば、ノート編集のキーボードショートカットも便利です。よく使うものをあげておきます。

チェックボックス

Windows Ctrl + Shift + C
Mac ⌘ + Shift + T

水平線

Windows Ctrl + Shift + “-“
Mac ⌘ + Shift + H

番号付きリスト

Windows Ctrl + Shift + O
Mac ⌘ + Shift + O

箇条書きリスト

Windows Ctrl + Shift + B
Mac ⌘ + Shift + U

文字を大きく or 小さく

Windows Ctrl + “+ or -“
Mac ⌘ + Shift + “+ or -“

また、キーボードショートカットといえば Web クリッパーを起動するショートカットもありますが、それは後ほどご説明します。

あとで見ても、わかるように書く

アイデアを書きとめるときは、名著『知的生産の技術』(岩波新書:梅棹 忠夫著)にもあるように、あとで見てもわかるように書くことが重要です。書いているその時はわかっているのですが、時間をおいて見ると「???」ということはよくありませんか。よく、夜に書いたラブレターは翌朝見直しなさいと言われますが、それに似ていますね。

文章としてわかるように書くことはもちろんですが、それ以外の工夫として、タグをつけることをおすすめします。タグは非常に便利で、どちらのカテゴリーに分けるか困る、いわゆる「コウモリ問題」を解決してくれるだけではなく、業務への応用として、承認フローや重要度も表現できる可能性を持っています。例えればデータベース上で、項目にフラグを立てるイメージですね。

このタグづけを自動化する例として、Web クリッパーの設定変更で簡単にタグ付けする方法をご紹介します。

タグを簡単につける Web クリッパー設定

Web クリッパーでの設定では、まずデフォルトの起動ショートカットが英語配列のキーボード向けなので、日本語 JIS キーボードをお使いの場合、使いやすいものに変更しておきます(左手だけで起動できる組み合わせ:CMD+Ctrl+A など他とかぶらないもので)。そうしておけば、わざわざボタンをクリックしなくても、すぐに Web クリッパーを起動できます。
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また、Web クリッパーには「スマートファイリング」という便利な機能があります。これは、似たような記事が保存されているノートブックを自動的に選んでくれる機能ですが、Evernote Business をお使いの場合、デフォルトではビジネスノートブックのチェックが入っていないので有効にしておきます。これで個人のノートブックだけではなく、他の人と共有しているビジネスノートブックも自動的に選ばれます。

そして本題のタグ付けですが、「常に次のタグを付ける」にチェックを入れ、タグを入力します。実はタグは一つだけではなく、複数設定することが可能です。Webの記事なので、例えば「ニュース,小ネタ,事例,統計」のようにカンマ区切りで入力すれば、それぞれがタグとして認識されます。以上が Web クリッパーの事前設定です。
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実際に使う時は、キーボードショートカットで Web クリッパーを起動し、複数あるタグのうち、いらないものをクリックして消せば良いわけです。これでわざわざタグを入力する手間が大幅に省けます。そのかわり、記事を読んで気づいたことをコメントに入れておくようにしましょう。こうしておけば、なぜこの記事をクリップしたのか、あとで見てもわかるようになりますし、他の人にも共有しやすくなります。
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整理には時間をかけない

最後に、こうして蓄積したノートは検索やタグで一覧したり、展開したカードビューで全体を眺めたりしてアイデアを膨らまします。ノートの整理には時間をかけすぎないことです。一度気になりはじめると、ノートブックで細かく分けたり、命名規則をいじって題名順に並ぶようにしたり、あたかもパソコンのフォルダ構成のようにきちんと揃うようにしてしまいがちですが、大事なのはノートの中身です。整理をするよりも、ノートを読みなおして、書かれていることが後々でもわかるように追記したり、タグを編集するぐらいにとどめておきましょう。

蓄積したノートを何度も見る

前述した『知的生産の技術』では、書きためたカードを繰り返し”くる”ことが重要だと説いています。あわせてあまり整理しすぎないということも言っています。思いもつかないアイデアは、ふとしたはずみでやって来るものです。そのきっかけが Evernote ではノートであり、意味があるノートを蓄積し、何度も見ることが、新しいアイデアを呼び寄せることにつながると思います。ぜひ、普段の使い方を見なおして効率化し、Evernote で新しいアイデアを形にしてください。

Evernote Business なら、ノートを企業の財産として蓄積し、個人ではなくチームで新しいアイデアを生み出す使い方ができるようになります。5 名以上の契約で使い方にあわせた導入支援も実施しておりますので、ぜひご検討ください。

お申込みは Evernote のWebから、もしくは NTTドコモのビジネスプラスから可能です。カード払いではなく請求書払いをご希望の場合、海外送金手数料のかからないビジネスプラスでのお申し込みがお勧めです。

まずは Evernote の機能をすべて使ってみたい、という場合は、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンも継続していますので、この機会にぜひお試し下さい。

NTTドコモが提供するビジネスプラス Evernote Business について、もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください

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