使い方と事例

今年も年末の大掃除

今年も年末掃除の季節がやってきました!

Evernote ブログで紹介した記事を参考にこれまでも掃除をしてきた、という方もいらっしゃると思いますので、過去のポイントをおさらいしつつ、新しいヒントもご紹介します。

アナログの掃除

日々溜まっていく机の上の紙類、そしてキャビネットにあふれる書類。書斎にしろ、オフィスにしろ、空間は有限です。

また、単純にスペースが足りなくなるのはもちろんですが、「あの領収書、どこに行ってしまったのだろう?」と書類の山をかきわけて探すといったことも往々にして発生します。

まずは分類する
まず考えるのは、当然ですが、必要か、必要でないか。ここは線引きが難しいところもありますので、「必須・必要かも・全くいらない」でよいと思います。

『必須なもの』は、様々な契約書、請求書、領収書や、現在進行中の仕事に関係する書類など。家庭でいえば製品保証書などもこれにあたるでしょう。『必要かも』は、古いプロジェクトの資料や展示会・勉強会などの資料など。家庭でいえば製品取り扱い説明書・マニュアルの類い。『全くいらない』は興味のない分野のダイレクトメールなど。

次に考えるのは、必要なのは、書類そのものか、その中にある情報・内容か?ということ。

前者にあたるのは、契約書・領収書などどうしても物理的に保管せざるを得ない書類。後者にあたるモノは、プロジェクトの資料や取説・マニュアルなど。

この 2 つの軸を中心に、捨てる・捨てない、デジタル化する・しないを決めていきましょう。

デジタル化して、カンタンに見つける
また、紙を最終的に処分するにしろ、しないにしろ、Evernote に入れておけば、あとで見つけるのがカンタンになります。Evernote は添付した写真の中にある文字まで検索が可能だからです。「必須」「必要かも」の書類に関しては、すべてデジタル化しておくことがおすすめ。

数が多い場合は、ドキュメントスキャナなどを使えば大量にスキャンできますし、もっと手軽にデジタル化したいという方はスマートフォンで Evernote カメラを活用しましょう。

デジタルの大掃除

物理的な場所をとるわけではないとはいえ、膨大な量の情報があちらこちらに保存されていると探すのも一苦労。読まなくなったメールマガジンは解除したりすることで入ってくる無駄な情報の量を減らし、保管場所を決めてすぐに取り出せる仕組みを作りましょう。

メールを整理
仕事でのやりとりの間に、大量のメールマガジンが混じって、邪魔だなと思うことはありませんか?フィルタやルールを活用して、メルマガ専用のフォルダを作成するのはいかがでしょう。また、この機に、読んでいないメールマガジンを整理するのもいいかもしれません。

また、メールを Evernote に簡単に保存する方法をご存知ですか?Evernote プラス・プレミアムのユーザは、メールを転送するだけでノートとして保存する Evernote アドレスをご利用いただけます。必要なメルマガの受信メールアドレスを Evernote アドレスにしておけば、自動的に Evernote に保存されていきます。

また、大切なメールは、日頃から Evernote に転送して、保存しておきましょう。また、ブラウザで Gmail をお使いの方は、Web クリッパーで保存するのも簡単です。

ブックマークを整理
プロジェクトが終了したり業務範囲が変わったりしたために見なくなったウェブサイト、閉鎖された、あるいは更新頻度が落ちたためあまり見なくなってしまったブログのブックマークがそのまま残っていたりしませんか?ブックマークを編集して、すっきりさせましょう。

また、ブックマークは便利ですが、「後でもう一度読もうと思っていた記事がなくなっていた」という経験はありませんか?役に立つと思った記事は、記事そのものを Web クリッパーで保存する習慣をつけておけば、前述のような後悔もなくなります。

Evernote を整理
必要な情報を保存しておく Evernote も、さらに使いやすくするための整理をしてみては。

メモのような小さいノートを結合(マージ)して、一つのノートにしてはいかがでしょう。

ノートブックを整理して、自分の並べたい順に表示されるようにしましょう。ノートブック名の頭に数字を使う、”_”のような記号を使う、といった方法もあります。また、ノートやノートブックをショートカットに追加して、自分にとって見やすいサイドバーを作るのもよいですね。

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