유저스토리: 크리에이터 그룹 ‘더즈’가 효율적인 사내 커뮤니케이션을 구축한 비결

수많은 웹 서핑을 통해 자료를 조사하고, 회의에 회의를 거듭해 프로젝트를 진행하다가 다 끝나면 또 다시 새로운 프로젝트를 시작하기 위해 조사를 시작하는 업무, 익숙하게 들리시나요? 이 과정에서 많은 이메일이 오고 가다 중요한 대화는 묻히고, 힘들게 정리한 문서나 서류는 시간이 지나 폴더 깊숙이 사라져 버리기 마련이죠.

디지털 크리에이티브 에이전시 더즈 인터랙티브(D.O.E.S Interactive)는 최근  Evernote 비즈니스를 전사에 도입해 효율적인 사내 커뮤니케이션 시스템을 구축하고 있다고 합니다. 팀원들이 각자 찾은 조사 결과를 손쉽게 공유하고, 자료에 대한 다각적인 시각을 확보하며 그들만의 ‘집단 지성’을 보다 풍성하게 만들어가고 있다고 하는데요, 더즈의 이상준 이사와 김누리 플래너를 만나 더즈가 Evernote 비즈니스를 적극 도입하게 된 계기와 활용 방법에 대해 들어보았습니다.

더즈는 디지털 크리에이티브 에이전시로 온오프 통합 마케팅을 진행하는 실력 있는 크리에이티브 그룹입니다. 지난 10년 간 영화, 광고, 스토리텔링, 인터랙티브 캠페인 등을 전문적으로 작업해왔으며, 다수의 수상으로 그 실력을 인정받아 왔지요. 이미지, 영상, 텍스트 등의 컨텐츠를 소셜미디어, 이메일, 홈페이지 등 여러 플랫폼으로 디자인/제작 하고 있습니다.

아이디어 기획부터 실행까지 모두 통합적으로 진행하기 때문에 데이터를 단순히 저장하는 것뿐만이 아니라 효율적으로 관리하고 사용하는 것도 중요하게 생각하고 있습니다. 그래서 매일매일 다양하고 복잡해지는 플랫폼과 기기를 활용하는 업무를 더욱 효율적으로 관리하고, 진행하기 위해서 어떤 방법이 좋을까 계속 고민을 해왔습니다.

김누리 플래너를 포함해 몇몇 직원들이 이미 Evernote를 개인적으로 사용하고 있었던 차에 기업용 Evernote 비즈니스가 출시가 되어 좀 더 자세히 알아보게 되었습니다. 특히, 김누리 플래너 같은 경우 개인적으로도 얼리어답터라 더즈 입사 전부터 거의 4년 동안 Evernote를 사용해 왔습니다. Evernote 활용법을 잘 알려줄 수 있는 김누리 플래너를 믿고 Evernote 비즈니스를 도입해 Evernote 비즈니스와 디지털 디바이스를 사용한 사내 커뮤니케이션 시스템을 구축하게 되었습니다. 

Evernote 비즈니스를 사용하면서 언제 어디서나 창의적인 생각을 공유하고, 비효율적인 행정 업무를 줄여나가고 있습니다. 이미지, 텍스트 등 영감을 받기 위한 조사 작업부터 팀워크를 바탕으로 진행하는 프로젝트 관리까지, 사내에서 일어나는 모든 업무에 Evernote 비즈니스를 사용하고 있죠. 이러한 시스템을 만들기 위해 전 직원에게 안드로이드 또는 iOS 기기와 함께 Evernote 비즈니스 계정을 제공하고 있답니다.

더즈의 Evernote Business 사용법 6가지

업무 하나하나에서 벗어나 전체 그림 보기

(이상준 이사) Evernote 비즈니스를 사용하면서부터 가장 좋아진 점은 ‘시야의 확대’ 입니다. 특히 관리자급의 직원들은 관련 메일에 참조로 들어가지 않으면 결과물만 볼 때가 많았는데, Evernote 비즈니스를 도입한 지금은 전 과정을 볼 수 있기 때문에 업무 진행 히스토리를 파악하면서 전체 그림을 보기가 한결 수월해졌습니다. 나아가서 전에는 개인이 각자 자료를 저장해서 보고 고민하던 것을 이제는 Evernote에 모아두고 다같이 볼 수 있게 되니 의견 공유도 훨씬 수월해졌죠. 즉,  집단 지성을 구축하게 된 셈입니다.

검색 기능으로 전사 자료 중 필요한 자료 찾아 보기

Evernote의 검색 기능을 사용해 회사 전체에서 생산한 컨텐츠 중 필요한 자료만 모아서 볼 수 있습니다. 이전에는 자료 하나를 찾으려면 해당 자료가 있는 폴더를 직접 찾아서 들어가서 봐야 했기 때문에 찾는 과정이 불편했을 뿐만 아니라 시간이 지나면 찾지 않는 자료가 되어 효율성이 낮았습니다. 예를 들어 회의를 하면 그 회의에 관한 자료만 보았습니다. Evernote를 사용하면서 이제 회사 전체에 있는 자료 중 해당 회의에 직접적으로 연관된 내용을 담은 노트뿐만이 아니라 비슷한 내용을 담은 다른 노트도 한번에 볼 수 있어 자료의 활용도를 높일 수 있습니다. 오래된 자료도 검색을 통해 이전보다 더 자주 노출이 되니 더욱 더 유용해지는 것을 느낍니다. 이제 자료를 잊어버리지 않게 된 것이죠. 담당자가 아니더라도 도서관에서 필요한 자료를 찾듯이 참고자료를 쉽게 찾아 활용하고 있습니다. 큰 그림을 보면서 모든 정보를 확인하니 서로 다른 콘텐츠 사이에 생각지 못했던 연결점을 찾게 되고, 그 과정을 통해 새로운 아이디어와 통찰력을 키울 수 있어 좋습니다.

웹 서핑 중 발견한 유용한 자료를 팀과 공유하기

Evernote Web Clipper를 사용해 한번의 클릭으로 Evernote에 웹서핑 중 발견한 자료를 저장합니다. 프로젝트를 앞두고 영감을 받기 위해 개인적으로 모은 이미지, 글이나 혼자 생각한 아이디어 등을 Web Clipper를 사용해 Evernote 비즈니스 공유 노트북에 저장을 하게 되면 ‘나만의’ 지식에서 ‘팀의’ 지식이 되죠. 팀원들은 서로가 찾은 자료를 실시간으로 확인하며 수시로 아이디어를 주고 받고, 창의적인 자극을 받게 됩니다.

협업하며 콘텐츠 작성을 더 쉽게 진행

이메일을 통해서 자료를 공유하고, 기록하다 보면 어느 순간 어떤 것이 최신 파일인지 헷갈리고 대화의 문맥을 모든 사람이 동일하게 이해하지 못해 오해가 생기는 경우가 종종 있습니다. Evernote 비즈니스에 초안을 저장하고 팀원들의 피드백을 받아 업데이트를 하면 프로젝트에 참여한 모든 이들이 언제나 최근 상태를 확인할 수 있습니다. 저장된 노트를 보면서 중간에 투입된 멤버도 지나온 맥락을 파악하고, 자료를 공유 받아 순조롭게 협업을 할 수 있게 됩니다.

담당자가 없어도, 외부에 있어도 OK

급하게 자료가 필요한 경우 담당자가 자리에 없어도 프로젝트에 관련된 모든 자료는 Evernote에 저장되어 있기 때문에 팀원 누구나 자료를 확인하고 업무를 진행할 수 있습니다. 외부에서도 모바일 기기를 사용해 노트를 생성하고, 다른 팀원들의 생각이나 자료를 공유 받을 수 있지요. 

노트에서 바로 프레젠테이션

프레젠테이션 모드를사용해 Evernote에서 작업한 내용을 회의실 모니터로 바로 연결해 발표 자료로 사용합니다. 회의 때문에 별도로 발표 자료를 만들지 않고, 기존에 작업했던 노트를 바로 보여주면서 바로 수정을 할 수 있어 시간 절약에 유용합니다.

“경험을 축적해 우리만의 의미 있는 공동 자산을 구축할 겁니다”

“Evernote 비즈니스를 사용하니 사내 모든 구성원들의 경험과 지식이 한 곳에 계속 축적되고 있어요. 시간이 지나면 수 많은 지혜가 한 곳에 모인 도서관처럼 저희만의 공동 지식 공간이자 자산이 될 것으로 기대하고 있습니다.”