벌써 2018년이 반이나 지났습니다. 올해 인사이동을 했거나, 새롭게 사회인으로 데뷔하거나, 전부터 직장에 다니시던 분, 새로이 입사한 분, 어떤 입장이시더라도 새로운 일은 항상 늘어나는 법입니다.
올해의 중간점검으로서 Evernote를 이용한 “생활에 필요한 정보 정리 방법”을 소개합니다.
중요한 메일은 노트북에 저장
Evernote에 가입하시면 Evernote에 노트를 만들 수 있는 “고유 이메일 주소”를 받을 수 있다는 사실을 모르고 계시는 분도 많지 않을까요? Evernote 프리미엄은 하루에 200통까지 Evernote에 보낸 메일을 “노트”로 저장할 수 있습니다 (Evernote 베이직인 경우 5통까지 이 기능을 체험해볼 수 있습니다).
클라이언트로부터의 업무 지시나 마감이 얼마 남지 않은 자료처럼 중요한 메일은 받은 메일함이 아니라 Evernote 노트북에 저장하는 것도 방법의 하나입니다. 매일 수많은 양의 메일이 쌓이는 메일함에서라면 중요한 정보만 찾아내는 것도 힘든 일입니다.
그럴 때 메일을 하나씩 확인하지 말고, 프로젝트에 중요한 자료를 정리한 뒤 메일에 첨부해서 Evernote에 보내면 찾는 수고도 덜고, 정리한 정보에 접근하는 것도 간단해집니다.
보다 편리하게 사용하실 수 있는 테크닉을 알려드리자면, “@”이나 “#” 같은 기호를 메일의 “제목” 마지막 부분에 추가해서 저장될 노트북이나 태그를 지정할 수 있습니다. “@“는 노트북, “#“은 태그, “!“는 알리미입니다. 또, 메일 제목에 여러 개의 기호를 쓸 수도 있습니다.
예를 들어, 제목을 “○월 ○일 일일보고 ＠리뷰 #일일보고 !2018/07/11” 이라고 설정했다면 “리뷰”라는 노트북에 “일일보고”라는 태그가 붙어 저장되며, 2018년 7월 11일에 알림이 오게 됩니다.
참고로 현재(2018년 6월기준) 노트북과 태그의 경우 신규로는 작성되지 않습니다. 따라서 작성되어 있지 않은 노트북 및 태그를 입력하신 경우 노트북은 지정되지 않았기 때문에 기본 노트북에 노트가 작성되며 태그 또한 타이틀에 남아있게 됩니다
데스크톱에서 Gmail 또는 Outlook을 이용하시는 분은 “웹 클리퍼“와 함께 사용하시는 것도 추천해 드립니다. 웹 클리퍼는 보고 있는 웹 페이지를 Evernote에 노트 형태로 저장할 수 있는 브라우저 확장 기능입니다. 원클릭으로 보고 있던 메일을 저장할 수 있으니, 선배가 남긴 정보나 거래처로부터의 조언을 모아서 잊지 않도록 Evernote에 남겨놓는 것은 어떨까요? “2년 전에 이런 말을 해 주셨지요”라고 말을 꺼낸다면 당신의 성실함에 상대가 감동할지도 모르는 일입니다.
또, Outlook를 사용하시는 분이라면 추가 기능 “Evernote for Outlook”를 이용하셔서 Outlook 상에서 수신한 메일과 첨부 파일을 모바일에서도 PC에서도 Evernote 노트로 저장할 수 있습니다.
할 일 관리는 Evernote로
직장에서는 업무에 따라 외워야 할 것이 많습니다. 파일 저장하는 곳, 컴퓨터 사용법, 회의 예약 시스템 등등 수많은 양의 Input에 쫓기는 상황에서도 착실히 업무를 수행할 수 있도록 Evernote에서 할 일 관리를 하며, “가장 중요한 것”부터 처리할 수 있게 대비합시다.
체크박스를 만드려면, 문장 입력 화면에서 사각형 모양에 체크 마크가 들어가 있는 버튼을 누르면 됩니다. 전철 이동 때문에 짬이 나지 않더라도, 스마트폰을 한 손으로 잡고 간단한 할 일 리스트를 만들어서 출근하자마자 업무에 착수합시다
할 일을 메모하는 것에서 그치지 말고, 보다 스케줄을 의식하며 행동하고 싶다면 업무 마감일까지 설정해 봅시다. Evernote에서 “할 일 관리” 노트북을 만들고, 제목에 “날짜”를 넣은 뒤 “만든 날짜” 순으로 정렬하면 매일매일 할 일을 돌아보기도 쉬워집니다.
더 나아가 1일마다, 1주마다, 또 1개월마다 할 일을 정리한 노트북을 각각 만들면 단기적으로도, 장기적으로도 업무가 더욱 일목요연해집니다. 저녁이나 밤에 알림이 오도록 설정하면 매일매일의 진척도를 알아보기도 쉬워집니다.
명함을 스캔해서 언제라도 볼 수 있게
회사 내에서뿐만이 아니라 영업이나 교류 이벤트 등을 통해 회사 밖 사람들과의 인맥이 많이 늘어날 수도 있습니다. “소매(옷깃)만 서로 스쳐도 전생의 인연”이라는 말처럼, 어딘가에서 일을 같이하는 사이가 되거나 사적으로 만날 일이 생길지도 모르는 일이지요.
미팅 후 인사를 마치면 노트북에 명함을 카메라로 스캔하여 메모와 함께 남겨둡시다. “누구와 언제 어디서 만났는가” 정도만 기록해 둬도 다음에 만났을 때 “저 사람 낯은 익은데…… “하며 버벅거리게 되는 위기 상황을 막을 수 있을지도 모릅니다.
물론 “자료 기재에 풀 네임이 필요하다”거나 “업무 상세 사항을 전화로 확인하고 싶을 때”에도 명함에 적힌 정보를 검색할 수 있으니 언제라도 연락처를 찾을 수 있을 것입니다.
스마트폰에서 명함을 스캔하는 것은 Evernote 프리미엄의 기능입니다. 메일, 업무, 명함 등, 『필요한 정보는 모두 Evernote에 있다』 는 상태가 된다면 급하게 확인이 필요할 때 당황하는 일 없이 업무 하나하나에 집중해서 처리할 수 있을 것입니다.
