업무 생산성 때문에 고민이세요? 그렇다면 여러분은 혼자가 아닙니다. 연구에 따르면 일반적인 노동자는 생산적으로 일하는 시간이 하루 3시간 미만이라고 합니다. 끊임없는 방해 요인, 다가오는 마감일, 기습적으로 떨어지는 할 일 등으로, 직장에서는 시간 관리하기가 더더욱 힘듭니다. 시간과의 싸움을 멈추고 더 많은 일을 완수할 수 있는 간단한 방법 다섯 가지를 소개합니다.
1. 중요한 정보를 한 곳에 보관하세요
지난번 진행한 대형 프로젝트와 관련된 정보를 떠올려 보세요. 모든 정보를 한눈에 볼 수 있나요, 아니면 여러 개의 앱, 웹사이트, 파일, 종이 서류에 흩어져 있나요? Evernote는 중요한 정보를 한 곳에 보관할 수 있게 도와줍니다. 하나의 노트에 텍스트, 이미지, 이메일, 웹 페이지 등을 추가할 수 있습니다. 그러면 노트는 모든 장치에 걸쳐 자동으로 동기화되므로, 어디서나 액세스 가능합니다. 무수히 많은 정보원 사이를 왔다갔다할 필요 없이, 중요한 내용을 나란히 두고 보실 수 있습니다.
2. 각 과제에 대해 시간 제한을 설정하세요
Forbes 잡지 기고자이자 Due라는 기업의 창립자인 John Rampton은 자신이 애용하는 시간 관리 팁은 각 과제에 대해 시간 제한을 설정하는 거라고 이야기합니다. 어떤 일을 끝마치는 데 필요한 시간을 정해두면 미루기를 줄이거나 외부 방해 요인을 차단하기가 훨씬 쉬워집니다. 이 시간 제한은 자발적이기 때문에, “제시간에” 마쳐야 한다는 압박은 엄격한 최종 기한이라기보다 스스로의 한계를 시험하는 재미있는 방법처럼 느껴집니다.
3. 할 일의 우선순위를 정하세요
할 일 목록은 이론적으로 시간 관리에 도움을 줍니다. 하지만 할 일 목록을 작성해 봐도 할 일이 계속 남아 있는 경험 없으셨나요? 쉬운 일부터 시작하고 싶은 유혹이 들기 마련이지만 그럴 경우 더 몰입해야 할 프로젝트에 필요한 시간만 갉아먹을 수 있습니다. 또한 긴 하루의 끝에 제일 어려운 일과 싸워야 하는 상황이 벌어지기도 합니다. 그 대신 목록에서 더 도전적인 항목을 먼저 해결하세요. Evernote를 사용하면 어느 노트에서나 간편하게 체크리스트를 만들 수 있습니다. 체크리스트를 활용해 더 어려운 과제를 먼저 하도록 배치하면 하루가 점점 더 잘 풀리는 느낌이 들 것입니다.
4. 하루를 미리 계획하세요
달성하고 싶은 일이 무엇인지 명확하게 정의하지 않고 업무를 시작하는 것은 곧장 미루기로 연결됩니다. 어떤 일부터 시작해야 할지 몰라 이것저것 찔러보며 많은 시간을 보낼수록, 실제 업무 완수에 들이는 시간은 줄어듭니다. 대신 다음과 같은 계획 전략을 시도해 보세요:
- 매일 하루를 마무리 하면서 남은 한 주에 대한 할 일 목록을 업데이트하세요. 이것은 할 일의 우선순위를 정하고, 긴 하루의 일을 마친 후 긴장을 늦추는 데 도움이 됩니다.
- 아침형 인간에 가깝다면 아침 일찍 할 일 목록부터 계획하세요. 가장 시급한 과제를 우선순위로 두고, 나머지 하루에 대한 로드맵을 작성하세요.
어느 방법을 선택하든, Evernote에 알리미를 설정해 목록을 수시로 업데이트하면 순조로이 과제를 진행할 수 있습니다.
5. 휴대폰의 방해 요소를 제거하세요
팔로어가 고양이 동영상을 트윗할 때마다 알림이 정말 필요한가요? 그렇지 않다면 그런 알림으로 집중력이 흐트러지게 내버려둘 이유가 없습니다. 잠시 시간을 들여 알림 설정을 조정하면 방해 요소를 피하는 데에 도움이 될 수 있지만, 그야말로 1초밖에 걸리지 않는 더 간단한 방법이 있습니다. 일하는 동안 휴대폰을 묵음으로 하고 화면을 엎어 놓는 것입니다. 할 일 한 가지를 완수했다면 5분간 휴식하면서 휴대폰을 확인하세요. 하지만 진짜 딱 5분만입니다.
시간을 효과적으로 관리하는 것은 까다로운 균형이 필요한 작업일 수 있지만 이상의 팁은 책임있게 행동하는 데 도움이 될 것입니다. 중요한 일에 집중하고, 우선순위를 염두에 둔 상태에서 계획을 세우며, 사소한 일들이 집중력을 잃지 않도록 내버려두지 마세요. 그런 후에 힘들게 얻은 자유 시간을 즐기세요.
