1970년 위스콘신 주의 상원의원 Gaylord Nelson씨가 지구의 날을 처음 제안했을 때, 종이는 소통과 전달의 주요 수단이었습니다. 그후로 많은 부분이 달라졌지만 오늘도 우리는 여전히 종이에 의존해 많은 일들을 완수하고 있습니다. 가끔은 지나치다 싶은 생각도 듭니다.
지구의 날 정신에 부응해 생활 속에서 종이 사용을 자제하고 최소화하는데 도움이 될 8가지 요령을 소개해 드립니다.
우선, 문서가 있는 곳에서 Evernote를 사용할 수 있도록 준비하세요. 모바일 장치나 태블릿에 Evernote 설치하기>>
iOS 장치를 사용 중이신 경우, 문서를 Evernote로 자동 캡처하는 가장 빠른 방법은 바로 Scannable입니다. 놀라울 정도로 빠르고 아름답게 콘텐츠를 보관할 수 있습니다. Scannable 다운로드 >>
1. 워크플로우를 구성하세요.
가장 먼저, 종이 기반 문서에 관해 몇 가지 질문을 스스로 던져보고 작업 방식을 결정하는 것이 좋습니다. 다음 표는 훌륭한 출발점이 됩니다:
2. 원본에 표시하지 말고 스캔하세요
스캔은 원본 문서를 손상 없이 대대손손 보존할 수 있는 방법입니다. 저희가 종이와 함께 사용할 수 있는 품격 있는 제품들을 개발하는데 매진해온 이유도 그러한 이유입니다.
Scannable이나 Android용 Evernote 문서카메라를 사용하시기 추천해 드립니다. Scannable은 iPhone 또는 iPad를 모바일 스캐너로 만들어 주므로, 생활 속에서 만나는 종이를 빠르고 아름답게 캡처할 수 있습니다. 소지하고 계신 디바이스를 사용해 제품설명서, 자녀들의 숙제, 입출금 내역서는 물론 업무 문서와 회의 노트까지 모든 자료를 한 곳에 모으세요.
3. 프로답게 명함을 관리하세요
모임이나 컨퍼런스에 참석하면 많은 사람에게 받은 명함 관리가 쉽지 않습니다. 받은 명함과 자기 명함의 보관 장소를 분리하면 받은 명함을 잃어버리거나 자기 명함을 엉뚱한 곳에 둘 가능성이 그나마 낮아지겠죠. Evernote Scannable이나 Android용 Evernote 명함 카메라는 이러한 순간을 위한 완벽한 앱입니다. 단 몇 초만에 명함을 스캔하세요.
4. 디지털 파일을 모으세요
회사는 종이 문서 이외에도 수많은 개인용 컴퓨터와 공유 드라이브 여기저기에 디지털 문서와 파일을 보유하고 있을 가능성이 높습니다. 이 자료들을 Evernote에 모아두면 모두가 필요한 파일을 쉽게 찾고 팀원들과 협업할 수 있습니다.
반드시 모든 파일을 Evernote로 옮길 필요는 없습니다. 팀원들이 정기적으로 공유하거나 여러 사람들이 액세스할 경우 도움이 될 만한 파일과 문서가 무엇인지 생각해 보세요.
Evernote 팁: Evernote에 옮겨 두면 좋을 만한 자료는 구체적인 프로젝트 관련 파일, 회사 정책, 제품 정보, 영업 도구 등입니다.
모든 문서를 스캔하는 것은 종이 없는 미래를 만들기 위한 한 가지 방법일 뿐입니다. 물리적인 문서든, 전자 문서든, Evernote에 추가할 수 있는 문서는 셀 수 없이 많습니다. 전부 스캔할 필요는 없지만 다음과 같은 도표를 활용해 자신에게 어떤 자료가 필요한지 마음 속에 그려보고 개인의 스타일에 맞는 방법을 찾아 보세요:
5. Pocket과 Evernote를 함께 사용해 종이 없이 생산성을 높이세요
Pocket을 사용하면 링크, 이미지, 동영상을 저장했다가 나중에 사용할 수 있습니다. Pocket은 또한 기사를 깔끔하게 정리해 읽기 편한 형식으로 보여줍니다. 많은 애플리케이션이 Pocket과 연동되므로, 기사 및 다른 항목들을 보내기가 쉽습니다. 물론, Pocket에서 Evernote로 항목을 보낼 수 있다는 것은 가장 큰 장점입니다.
이 과정을 그림으로 표현해 보면 이렇습니다. 자세히 알아보기 >>
6. Evernote 자동화
Evernote에게 작업을 맡겨 더욱 고차원적인 스마트 워킹을 시작해 보세요. 저자 Jamie Todd Rubin씨는 Evernote에 자동으로 콘텐츠가 쌓이게 하는 몇 가지 요령을 소개해 주셨습니다.
* Twitter의 모든 트윗 기록 (RSS와 IFTTT 이용)
* 모든 Foursquare 체크인 기록 (IFTTT 이용)
* 매일의 날씨 (IFTTT 이용)
* 특정 일자에 쓴 소설 (Google App Script 이용)
* 집필량과 걸음수 등 여러 가지 측정치를 요약한 일일 연감 (Google App Script 이용)
* 블로그 게시물 (RSS와 IFTTT 이용)
* 참석한 회의의 회의록
7. 템플릿을 적극 활용하세요
회의를 할 때마다 회의 안건, 회의록, 인쇄된 슬라이드 등 처리해야 할 종이 더미가 꽤 많이 남곤 합니다. Evernote 비즈니스는 여러분과 팀이 회의 관련 종이를 없앨 수 있게 도와줍니다. 회의는 표준적인 문서 양식을 바탕으로 하는 경우가 많으므로, Evernote 비즈니스를 사용해 이러한 노트의 템플릿을 만들어 보세요. 팀원들은 서식 지정된 양식을 사용함으로써 시간을 절약할 수 있습니다.
8. 종이 없는 회의
슬라이드, 주요 문서, 중요한 연구 내용이 있는 웹 페이지를 인쇄하는 것은 시간과 종이의 낭비입니다. 회의 준비를 하면서 프레젠테이션 파일과 문서를 회의 안건 노트에 직접 첨부하면 해당 노트를 공유해준 팀원들에게 그 파일에 대한 액세스 권한이 자동으로 부여됩니다. 중요한 인터넷 조사 자료는 Web Clipper로 스크랩해서 그 노트를 팀원들에게 공유해 주면 됩니다.
