여러분 주위에 있는 종이에는 어떤 종류가 있습니까? 책, 잡지, 신문, 신용카드 회사에서 보내온 명세서, 전화 요금이나 전기세 등의 청구서, 그리고 가전제품 등의 사용설명서, 여행지나 미술관에서 모은 팸플릿과 자료, 전단지 등등 아마도 더 많이 있을 겁니다.
제한된 공간에서 물리적으로 종이를 보관하려는 것 자체가 고민거리입니다. 종이가 없다면 집안이 얼마나 깔끔하게 되는지 한번 상상해보세요.
한편으로, 종이의 장점도 물론 있습니다. 예를 들면, 종이책을 읽으면서 페이지를 넘길 때의 감각이나 아름다운 공책에 글씨를 쓸 때의 감촉은 전자책이나 스마트폰으로는 느끼지 못할 겁니다.
따라서 종이를 없애는 것이 목적이 아닙니다. Evernote로 페이퍼리스 환경 구축을 추진하는 3가지의 이점에 대해 알아보고, 종이와 디지털이 가지는 장점을 모두 취하도록 합시다.
잃어버리지 않고 찾기가 쉽다
종이에 기재된 정보는 눈으로 확인하지 않는 한, 어디에 기록되어 있는지 알 수가 없습니다. 거기에 그치지 않고 종이가 어디에 보관되어 있는지 알아보는 수고도 많을뿐더러 최악의 경우 종이를 잃어버리거나 종이가 상하는 경우도 있습니다. 섬세하게 구분되어 찾기 쉽게 파일링 되어있어도 해당 문서를 찾으려면 최종적으로 인력이 필요합니다.
Evernote라면 타이핑하여 입력한 텍스트 검색은 물론이고 노트에 첨부된 오피스 문서, PDF파일 및 사진 속 문자까지(손글씨까지도!) 검색할 수 있습니다. 그래서 종이를 촬영하거나 스캔한 후, 이미지 파일이나 PDF 파일 형식으로 노트에 저장해두면 원하는 정보를 바로 찾을 수 있게 됩니다.
또한 Evernote는 파일 형식으로 저장하는 스토리지 서비스와 달리, 내용을 눈으로 바로 확인할 수 있습니다. 파일을 더블클릭하고 나서 “이 파일이 아니었다”며 실망하면서 그다음 파일을 또 더블클릭하고…, 계속 이런 일을 반복한 경험이 있지 않으세요? Evernote라면 내용을 직접 보면서 찾는 것도 가능합니다.
어디든지 휴대 가능
다량의 종이를 가지고 다니려면 짐이 무겁고 부담이 큽니다. 집 안에 있는 종이를 다 갖고 다니기는 애초부터 불가능한 일이지요.
Evernote에 저장한 정보는 언제 어디에 있든 스마트폰, PC에서 꺼내 쓸 수 있습니다. 필요하면 언제든지 볼 수 있도록 Evernote에 저장해 두시면 정말 편합니다.
남들에게 쉽게 보여줄 수 있다
한번 디지털화해 놓으면 그 정보를 남들과 손쉽게 공유할 수 있습니다. Evernote라면 상대방이 Evernote를 사용하지 않은 경우도 쉽게 노트를 공유할 수 있습니다.
다음으로 디지털화를 실제로 추진하기 위한 2가지 힌트를 알려드립니다.
중요한 것이 종이 자체인가요, 아니면 그 내용인가요?
종이 자체가 필요한 건지, 혹은 그것에 기재된 내용 및 정보가 중요한 건지를 생각해보도록 합시다.
예를 들면, 계약서 같은 경우는 디지털화해놓은 후에도 원본을 처분할 수 없습니다. 하지만, 디지털화해두면 밖에 있을 때도 그 내용을 확인할 수 있습니다.
이와 반대로 내용과 정보가 중요한 것이 사용자 매뉴얼이나 각종 팸플릿 등이지요. 그런 경우도 한번 Evernote에 저장해놓으면 사용자설명서, 전단지 등의 원본은 처분할 수 있게 됩니다. 요즘 사용자설명서나 팸플릿 등을 다운로드할 수 있도록 PDF 파일로 제공하는 기업도 늘어나는 추세입니다. 이러한 파일을 입수한 후, Evernote에 저장해두면 한층 간편해집니다.
또한, 연말정산등에 필요한 각 종 서류들을 보관하여 확인하시거나 다음 연말정산시에도 어떤 서류가 필요했는지 확인하실 수 있습니다.
아이들이 그린 그림이나 미술작품을 저장하여 나중에 추억거리로 삼을 수도 있습니다.
카메라 및 스캐너 활용하기
Evernote 카메라로 주변에 있는 종이를 디지털화하세요. Evernote 카메라로 문서를 촬영하시면, 문서 모서리를 자동으로 검출, 이미지를 최적화하여 저장합니다. 또한, 포스트잇 노트를 사용하시면, 색깔별로 노트북에 구분해 놓거나 태그달기도 가능합니다.
게다가 더 많은 종이를 디지털화하려는 분에게는 문서 스캐너를 추천합니다. 그 이점이란 더할 나위 없이 빠르다는 점. 그리고 깔끔하게 데이터화할 수 있다는 점입니다.
