시간이 지남에 따라 점점 늘어가는 업무량과 서류. 회사원에게 파일 관리는 생산성과 직결하는 문제입니다.
하지만, 파일 보관 장소를 잊어버리거나, 자료를 찾기 위해 이 폴더 저 폴더를 열어보는 일이 귀찮을 때도 있습니다. 정보를 바로 찾아낼 수 있다면, 생산성은 분명 올라가겠지요.
이러한 번거로움은 Evernote에서 파일을 수집하는 것만으로 완전히 해결할 수 있습니다. 이번에는 Evernote의 강력한 검색 기능을 사용한 ‘문서 관리 기술’을 소개합니다.
Evernote에서는 웹페이지를 저장하거나, 이미지, PDF 등을 첨부 파일로 저장할 수 있으며, Google 드라이브와 연동할 수도 있습니다. 특히 Evernote 프리미엄을 사용하시면 Office 서류나 PDF 파일에서도 문자 검색을 할 수 있어, 더 많은 파일을 관리할 수 있습니다.
‘키워드는 기억나는데 파일명이 기억이 안 나는’ 경우에도 걱정할 필요가 없습니다. 애초에 Evernote의 검색 기능을 사용하면, 파일명이나 저장 위치를 정확하게 기억해 둘 필요가 없습니다. 내용을 자세히 기억하고 있지 않아도 유추한 키워드로 검색하면 파일을 찾아낼 수 있습니다.
또한, 파일을 저장할 때 파일명을 ‘20180508’ 같이 업데이트 날짜를 넣거나, ‘Ver 1’ 등 버전명을 넣어 저장하는 경우가 있지 않으신가요? 이 파일을 수정하고 싶은데 어떤 게 가장 최신 파일인지 알 수 없거나, 개인이 따로 가지고 있는 버전도 있어서 곤란한 적 있지 않으시나요? Evernote에 텍스트 그대로 저장해 두면, 공유하고 있는 멤버는 언제나 최신 내용에 접속할 수 있어 이러한 걱정을 할 필요가 없습니다.
Evernote는 문자 정보로 검색
비즈니스에서 문자 정보로 저장할 수 있는 것은 다양합니다.
Evernote의 검색 기능을 사용하면, 첨부된 파일 속 문자나 손으로 쓴 문자까지 검색할 수 있습니다. JPG・GIF・PNG 파일을 첨부한 경우, 이미지 내 문자도 검색할 수 있습니다.
Evernote 프리미엄에서는 노트에 첨부한 Office 파일 및 PDF 파일의 내용도 검색해서 볼 수 있습니다. 또한, 데스크톱 버전에서 검색한 경우, 인라인으로 첨부 파일을 표시해두면, 첨부된 Office 파일에서 키워드를 하이라이트하여 표시합니다.
또한, 인터넷 기사나 SNS 게시글을 자료로 남길 때에 ‘Web Clipper’는 매우 편리합니다. Web Clipper는 보고 있는 웹페이지를 Evernote에 노트로 저장할 수 있는 브라우저 확장 기능입니다. Gmail, Amazon의 상품 페이지, 업무 관련 뉴스를 저장할 수도 있습니다.
여러 번 사용하는 파일에는 템플릿을 이용하기
문서로 저장할 수 있는 것은 메모만이 아닙니다. 회의록, 청구서, 경비 정산서, 캘린더, 뉴스 등도 있습니다. 지금까지 종이로 보관하는 일이 많던 서류도, Evernote를 사용하면 종이 없이 관리할 수 있습니다.
여러 번 반복해서 사용하는 서류는 템플릿을 만들면, 계속해서 새로운 파일을 만들 필요가 없습니다. 또한, 팀이 템플릿을 공유하면 누구나 비슷하게 파일을 다른 용도로 돌려쓸 수 있습니다.
정기회의 회의록은 가장 좋은 예입니다. 위의 이미지의 제목에 표시되는 【Template】 에 회의명과 날짜를 써 두면, 나중에 검색해서 다시 보기 쉽습니다. 또한, 다른 사람과 회의록을 공유해야 할 때, ‘공유’에서 메일이나 URL 링크로 노트를 참조하게 할 수도 있습니다.
Evernote에서는 템플릿을 제공하고 있습니다. 용도별로 커스터마이즈해서 사용하면, 더욱 광범위한 문제를 해결할 수 있습니다.
프로젝트별로 태그를 사용하여 관리
프로젝트에 필요한 정보는 ‘태그’를 사용하여 관리하는 것도 한 가지 방법입니다. 회의록이나 제안서는 물론, 프로젝트 스케줄, 거래처의 명함까지 한 번에 관리할 수 있는 것은 Evernote의 큰 장점입니다.
예를 들어 태그에 ‘프로젝트 이름’을 넣어 저장해 봅시다. 나중에 태그로 검색하면, 클릭 한 번으로 정보를 확인할 수 있습니다. 회의에서 급히 필요할 때에도 바로 꺼낼 수 있습니다. 또한, ‘프로젝트 관련 정보는 언제나 Evernote에 있다’고 정신적으로 안심할 수 있습니다.
아래의 템플릿도 유효하게 활용할 수 있으니 참고하세요.
다양한 정보를 저장/검색할 수 있는 Evernote. 더욱 효율적으로 문서를 관리하고 싶은 분께는 명함 관리, 이미지 속 문서도 읽어낼 수 있는, 고기능 Evernote 프리미엄이나, 스페이스 등 정보 공유 기능이 더욱 강화된 Evernote 비즈니스 (현재 30일 무료 시험사용 가능)를 추천합니다.
