여름은 기다리던 휴가 시즌입니다. 긴장을 풀고 재충전하는 시간이죠. 그리고 때가 되면 업무에 복귀할 날을 기다리게 됩니다.
하지만 기다려지지 않는 것이 한 가지 있습니다. 바로 이메일입니다. 한 독자는 저에게 다음과 같이 질문했습니다. ”저는 평소에 이메일을 비교적 잘 관리하는 편입니다. 하지만 컨퍼런스에 참석하고 돌아오면 이메일이 눈덩이처럼 불어나요. 그걸 챙겨 읽느라 하루 반나절에서 이틀 정도는 정신이 없을 정도입니다. 무슨 방법이 없을까요?”
다음 여행에서 돌아와 이메일 홍수를 피하는 데 도움이 될 세 가지 아이디어는 다음과 같습니다.
1. 배수구의 마개를 뽑으세요
배수구가 막혀 욕조가 넘친 적 있으신가요? 물이 계속 흘러나오지만 빠져나가지 못하는 경우 그럴 수 있죠. 받은 편지함에도 똑같은 일이 일어날 수 있습니다. 여행 중 돌아오기 전에 그 이메일의 상당 부분을 처리하세요.
휴가 내내 이메일에 매달리라는 이야기가 아니라, 업무에서 완전히 손 떼는 것이 걱정스러운 사람들은 오히려 이렇게 해야 긴장을 풀 수 있습니다. 휴가를 좀 더 즐기면서 부재 중 발생할 수도 있고 발생하지 않을 수도 있는 일을 걱정하는 시간이 줄어듭니다.
여행 중에는 “대기 시간”이 제법 많은 편입니다. 줄을 서고, 비행기 탑승구에서 기다리고, 사람들이 모두 탑승할 때까지 기다리고, 비행기 도착 후에도 수하물을 기다려야 하죠. 이 짧은 대기 시간은 모두 간단한 작업을 해치울 수 있는 기회입니다. 예를 들어, 회의 초대를 받았나요? 잠시 시간을 내어 그 초대에 회신하세요. 이렇게 하면 다른 사람들의 업무 지연을 예방할 수 있고, 업무에 복귀하기도 전에 일정이 결정됩니다.
스팸 메일을 삭제하세요. 뉴스레터도 마찬가지입니다. 뭔가 중요한 내용을 놓칠 가능성은 낮습니다. 지금은 휴식을 최우선순위로 삼아야 할 때입니다!
짧은 회신이 필요한 다른 이메일이 있는지 살펴보세요. 휴대폰의 마이크 버튼을 누르고 답장을 받아쓰기 하면 빠르고 간편합니다. 사무실에 있는 동료에게 이메일을 전달해 처리를 부탁하세요. 자리를 비운 동안 업무 흐름의 걸림돌이 되어서는 곤란합니다.
이 방법을 사용하면 이메일이 많이 들어와도 대부분 다시 빠져나갑니다. 밀려 드는 업무 요청을 두려워하지 않고 돌아와서 열정적으로 일을 추진할 수 있을 것입니다.
2. 물을 잠그세요
이메일 자동 응답을 설정해두는 것은 동료와 고객들에게 언제 휴가에서 복귀할지 알리는 효과적인 방법입니다. 하지만 언제 돌아오는지 말했다고 해서 자리를 비운 사이 이메일을 보내지 않는다는 보장은 없습니다.
부재 중 이메일에 다음과 같은 세부 정보를 포함하면 들어오는 이메일 수를 줄일 수 있을 뿐 아니라 여러분이 자리를 비운 사이 동료와 고객들에게도 도움을 줄 수 있습니다.
- 휴가 기간을 날짜로 명시하세요. 추측에 맡기지 마세요. 사람들은 구체적인 날짜를 알면 여러분의 휴가를 대체로 존중합니다.
- 백업 연락처와 연락 방법을 포함하세요. 여러분이 질문에 답하거나 도움을 줄 수 있는 유일한 사람인 경우는 드뭅니다. 자리를 비운 사이 그 일을 동료들에게 인계하세요. 동료의 휴가 때 호의를 갚아주면 됩니다.
- 휴가에서 돌아와 업무 감각을 빠르게 되찾으려면 선호하는 방법이 무엇인지 동료들에게 알리세요. 개별 메시지를 연달아 받고 싶으세요? 아니면 하나로 정리된 목록을 원하세요? 사람들의 추측에 맡기지 마세요. 스트레스를 늘리지 않는 커뮤니케이션 방법을 주도적으로 결정하세요.
대량의 이메일과 실행 항목 누락을 줄이기 위해 사용할 수 있는 휴가 자동 회신 이메일의 예는 다음과 같습니다:
저는 지금 휴가 중입니다.
8월 15일 월요일에 사무실 복귀 예정입니다. 돌아와서 중요한 사항을 놓치지 않도록 실행 항목과 최신 정보를 하나로 요약한 후속 이메일을 보내주시면 감사하겠습니다.
긴급한 도움이 필요하시면 abc@defg.com으로 이메일을 보내주세요.
감사합니다!
부재 중 회신 기능을 사용해본 적이 없다면 Gmail과 Outlook을 사용해 설정하는 방법이 여기 있습니다.
잘 작성한 자동 응답 회신은 자동화로 큰 짐을 더는 훌륭한 방법입니다. 일은 기술에 맡기고 휴가를 즐기세요.
3. Evernote로 중요한 정보를 정리하세요
고객 유치에 성공했거나 작업 중인 프로젝트와 관련해 기쁜 소식이 있을 때처럼 어떤 이메일은 받자마자 미소가 저절로 흘러나옵니다. 그런 이메일이 혼돈 속에 묻혀서는 안 됩니다!
Evernote Personal 또는 Professional 계정을 사용하신다면 고유의 이메일 주소가 있습니다. 그 주소를 사용해 중요한 이메일을 Evernote에 바로 저장하세요.
그 이메일 주소를 어떻게 찾느냐고요? Evernote를 연 상태에서 왼쪽 상단 모서리의 이름을 클릭하고 “계정 정보”를 선택합니다. 아래로 스크롤하면 “이메일 주소”가 보일 것입니다. 그 주소를 복사해 연락처에 새 노트를 만드세요. “Evernote 이메일”과 같은 이름을 붙이고 주소를 붙여 넣으세요.
다음 번에 조금 더 생각해 보아야 하거나 조치가 필요한 이메일이 도착하면 Evernote 계정으로 바로 전달하세요. 이렇게 하면 이메일의 모든 정보가 포함된 새 노트가 Evernote에 생성됩니다. 원본 이메일은 삭제하거나 보관하시면 됩니다.
지금 당장 혹은 업무 복귀 후 새로 만든 노트를 사용해 브레인스토밍하세요. 이메일 내용 일부를 확인하기 위해 전화 통화가 필요한가요? 원한다면 통화 내용을 같은 노트에 추가하세요. 원하는 노트북으로 노트를 끌어다 놓으세요.
Evernote를 사용하면 모든 출처의 정보를 한 곳에 모을 수 있습니다. 무엇보다도, 일하는 방식에 맞게 Evernote 노트북, 태그, 스택을 정리할 수 있습니다.
이제 휴가를 즐기세요! 여러분은 그럴 자격이 있습니다. 배수구의 마개를 뽑고, 물을 잠그고, Evernote의 도움으로 좀 더 매끄럽게 업무에 복귀하세요.
Evernote 공인 전문가 Frank Buck은 직장인들이 생산성을 높이고 스트레스를 줄이고 인생을 즐길 수 있도록 시간과 환경의 관리를 돕는 강사 겸 작가, 코치입니다. Global Gurus는 2019년, 2020년, 2021년, 2022년에 Frank를 “시간 관리” 부문의 1인자로 선정했습니다.
