팁과 사례

정보 과부하를 극복하려면 선별적 집중이 필요합니다

우리는 현대 기술이 얼마나 ‘현대적’인지 쉽게 잊고 살아갑니다. 스마트폰 시대는 겨우 11년밖에 되지 않았고 월드 와이드 웹의 역사도 채 30년이 안 됩니다. 개인용 컴퓨터가 등장한 것은 1970년대 중반입니다.

불과 40년 만에 우리는 아주 먼 길을 걸어왔습니다.

컴퓨터는 몇 세대 전보다 훨씬 더 빨라지고 기능적으로 향상되었으며 디지털 저장 공간도 매우 방대해진 반면, 인간의 뇌는 그와 비슷한 속도로 진화하지 않습니다. 우리의 뇌는 수백만, 아니 수천 년 전처럼 이 세계에서의 생존을 위해 최적화되어 있습니다.먹을 것을 찾고, 가족을 부양하며, 사자에게 잡아먹히지 않는 것이 최우선 순위라는 뜻입니다. 매일같이 쏟아지는 엄청난 데이터 앞에서 많은 사람들이 쩔쩔매는 것은 전혀 놀라운 일이 아닙니다.

“정보 과부하”의 문제

오늘날 우리는 데이터의 민주화 현상을 목격하고 있습니다. 한때 기업의 지식은 대부분 종이 형태로 파일함과 기록 보관소에 감추어져 있었지만 이제는 마우스 클릭 몇 번이면 인류 지식의 총체에 다다를 수 있다고 해도 과언이 아닙니다. 하지만 그것은 바꾸어 말하면 사람들이 파일, 노트, 이미지, 웹사이트, 명함, 이메일, 음성 메일 등 정보 과부하에 시달리고 있다는 의미일 수도 있습니다. 실제로 IDC의 추정에 따르면오늘날의 지식 노동자들은 필요한 정보를 찾는 데만 하루 평균 2.5시간을 소비한다고 합니다. 실제로 일을 하는 데 들인 시간은 제외한 수치입니다! 최근 데이터의 양이 폭발적으로 증가하다 보니, 이제는 정보를 찾는 것보다 모든 잡음 속에서연관성 있는정보를 선별해 낼 수 있느냐가 관건이 되었습니다.

심지어는 ‘정보 과부하’에 대한 조언조차 과부하 상태입니다. Google에서 ‘정보 과부하’라는 단어를 검색해 얼마나 많은 검색 결과가 나오는지 직접 확인해 보세요. 새롭게 등장한 문제가 아님은 분명합니다. 하지만 어떻게 대처해야 좋을까요?

명확한 초점

정보를 포기하는 것은
보관하는 일 못지않게 중요합니다.

“정보 과부하”를 극복하고 디지털 세계에서 성공하려면 관심을 두는 분야를 취사선택할 필요가 있습니다. 어차피 모든 것에 초점을 맞출 수 없다면 정말 중요한 것에 집중해야 한다는 뜻입니다. 달리 말해, 정보를 포기하는 것은 보관하는 일 못지않게 중요합니다.

진정한 혁신가들은 명확한 초점을 통해 ‘점들을 연결하고’ 이질적인 정보원 사이에서 의미 있는 연관성을 이끌어낼 수 있다는 사실을 이해합니다. 그들은 데이터를 수집하고, 관련 없는 자료를 걸러내며, 아이디어의 진행에 도움이 될 정보를 파악합니다. 이 선별적인 집중 과정을 통해, 한 발 물러서서 경쟁의 장을 평가하고 새로운 성공 경로를 찾아내는 것입니다.

그러나 팀에게 의미있는 정보를 결정하는 일은 구성원이 추가될수록 기하급수적으로 더 어려워집니다. 그룹 환경에서 모든 사람의 기록, 아이디어, 데이터는 팀의 워크플로우 안으로 통합되어야 합니다. 저자 Fred Brooks가 The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering에서 언급했듯이, 팀의 규모가 커질수록 모두가 동일한 맥락 안에서 보조를 맞추며 일하기는 점점 더 어려워집니다. 생산성이 떨어지고, 팀원들 간의 투명성이 무너지며, 진정한 혁신과 파트너십을 위한 기회도 사라집니다.

더 효과적인 팀 협업을 위해서는 데이터를 관리하고 정보 과부하를 해소하기 위한 전략이 반드시 있어야 합니다. 그래야만 팀 전체의 창의력을 활용할 여지가 마련될 것입니다.

최고의 성과를 위한 스페이스

Evernote 비즈니스의 스페이스기능을 사용하면 모든 팀 정보를 정리하고 필요할 때 필요한 콘텐츠를 강조하기가 한결 쉬워집니다. 스페이스는 사용자들이 노트 및 노트북과 상호 작용하는 방식을 바꿈으로써 생산적인 팀들이 정보를 공유하고 액세스하는 방법을 재정의하고 명확한 초점을 찾을 수 있도록 도와줍니다.

스페이스는 팀이 아이디어를 행동으로 전환하고 프로젝트를 진행하기 위해 필요한 모든 정보를 공유할 수 있는 중앙의 허브입니다. 예를 들어, 회사의 신제품을 위한 마케팅 캠페인을 진행 중이라고 가정해 봅시다. 여러분은 스페이스를 만들어 성공적인 제품 발매에 필요한 모든 정보를 담을 수 있습니다. 할 일 목록, 브랜드 전략, 시장 조사, 브레인스토밍 세션, 고객 페르소나, 제품 이미지, 공급업체 세부 정보, 이메일 사본, 홍보 영상 등 담을 수 있는 자료의 목록은 끝이 없습니다. 그런 다음 마케팅 부서, 경영진, 영업 담당자 등 스페이스에 가입하고 콘텐츠를 추가할 Evernote 비즈니스 계정의 사용자를 초대하세요. 스페이스는 모든 팀 작업을 위한 중심 공간으로서 모두가 동일한 맥락 안에서 보조를 맞추며 일할 수 있도록 도와줍니다.

먼저 “새로운 소식” 섹션은 새롭게 추가되거나 업데이트된 노트가 표시되며 모두가 즉시 파악할 수 있도록 스페이스의 변경 사항을 보여줍니다.

그리고 “고정된 노트” 섹션은 할 일 목록이나 스케줄 등 스페이스에 참가하고 있는 멤버에게 부각시키고 싶은 정보를 강조해 줍니다. 둘 다 팀을 위한 가상 게시판이라고 생각하시면 됩니다.

또한 스페이스 디렉터리에서 새 스페이스를 발견하여 회사 내 다른 직원들의 지식을 활용하거나 자신의 스페이스를 게시할 수도 있습니다. 이렇게 하면 작업 속도를 늦추기만 하는 무의미한 데이터 없이 정말 필요한 정보가 부각됩니다.

전반적으로 스페이스는 모든 정보를 한데 모아, 팀이 시간을 절약하고 하나의 공유 환경에서 더 효율적으로 일할 수 있게 해줍니다. 결국, 중요한 일에 집중하고 영감을 성과로 전환할 수 있습니다.

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※본 블로그는 미국에서 발표한 블로그의 번역으로 일부 관련 페이지가 영문인 점 양해해 주시기 바랍니다.

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