회의의 길이와 빈도는 지난 50년 동안 꾸준히 증가했습니다. 1960년대에는 주당 10시간 미만이었던 데에 비해 요즘 경영자들은 주당 평균 거의 23시간을 회의에 할애합니다. 그마저도 평소 수시로 발생하는 즉흥적인 의견 교환은 제외한 수치입니다. 설상가상으로 하이브리드 근무로 인해 대면 회의 일정을 잡기가 더 어려워졌는가 하면, 원격 회의에는 몇 년 전만 해도 딱히 중요하지 않았던 도구와 스킬이 필요합니다. 그러나 위기는 곧 기회라는 옛말은 사실입니다. 기업이 앞으로 나아갈수록 회의의 전반적인 개념도 진화하고 변화하는 중입니다. 기업들은 이러한 흐름을 따라가느냐 회의의 광기에 빠져 허우적대느냐의 도전에 직면해 있습니다.
전통적인 회의가 시간 낭비인 이유
하버드경영대학원과 보스턴대학교 연구진은 다양한 산업의 고위 관리자 182명을 대상으로 설문을 실시해, 흥미로운 결과를 얻었습니다. 고위 관리자의 65%는 회의가 업무 수행에 방해가 되고, 71%는 회의가 비생산적이고 비효율적이라고 느끼며, 62%는 회의로 인해 팀이 더 가까워질 기회를 놓치게 된다고 대답한 것입니다.
Elon Musk는 사람들이 일하지 않을 때 회의가 일어난다고 말한 것으로 잘 알려져 있습니다. 물론 관련된 모두에게 도움이 되는 간단한 의견 교환이라면 환영이라고 말했습니다. 그는 Tesla 직원들에게 다음과 같이 이야기했다고 합니다. “가치를 더할 수 없다는 게 분명해지는 즉시 회의실에서 나가거나 전화 회의를 끝내세요. 회의에서 나가는 게 무례한 행동이 아니라 강제로 계속 회의를 하고 시간을 낭비하게 만드는 게 무례한 행동입니다.”
이러한 문제는 하이브리드 근무 환경이 점점 흔해짐에 따라 더 심해졌습니다. “가상 회의”는 각종 기술적 돌발 상황을 수반할 수 있기 때문입니다. 이메일 한 통으로 요약할 수 없다면 그에 관한 회의가 있어서는 안 된다는 오래된 격언은 여전히 진리입니다.
오늘날 회의는 어떻게 달라지고 있는가
지난 10년 사이 회의는 큰 변화를 겪었으며, 이는 주로 언제든 의사소통이 가능한 기술의 발전 덕분입니다. 젊은 세대가 노동력에 계속 편입하면서 발전된 기술도 함께 따라오는 것이 최근의 추세입니다. 2016년에 밀레니얼 세대는 미국 노동력의 35%를 차지하는 최대 규모의 집단이 되었고, 이에 따라 잠재적 회의 참석자 중 가장 높은 비율을 구성하게 되었습니다. 밀레니얼 세대는 유연하면서도 초점이 명확한 회의 의제를 원하고, 회의 의제에 대해 더 강력한 통제력을 요구합니다. 새로운 세대의 회의 참석자는 의미, 혁신, 통찰이 있는 회의를 추구합니다.
소프트웨어와 앱, 관련 도구를 사용해 이 새로운 회의 트렌드에 더 쉽게 대응할 수 있습니다. 그리고 미래 지향적인 기업들은 전통적인 회의보다 훨씬 능률적이고 효과적인 프로세스를 선택함으로써 이러한 추세를 이용하고 개선할 방법을 찾고 있습니다.
전문가 팁: Evernote 전문가 Neil Maxfield는 이렇게 조언합니다. “해야 할 작업을 검토하지 않고 단 하루도 그냥 보내지 마세요. 매일 저녁 어김없이 그날의 콘텐츠(이메일, 노트 등)를 확인하고, 중요한 정보는 Evernote로 보내고, 홈 화면의 캘린더 위젯을 사용해 향후 회의에 관련된 콘텐츠를 첨부하세요.”
정보 가시성 + 협업 = 회의 없음
여러 팀원이 여기저기 흩어져 있고 원격 근무가 점점 더 흔해짐에 따라 공통된 회의 시간을 정하기가 어려워지고 있습니다. 이럴 때 과거의 방식을 고수하려고 하면 대단히 부담스러워집니다. 이에 반해, 필요한 정보를 중앙의 장소에 제공하고 필요에 따라 신속하게 추가하고 조정할 수 있는 “비동기적” 회의 접근법을 사용하면 모두가 서로 다른 시간대에 생활하고 근무 시간이 다르더라도 협업이 가능합니다.
하지만 이러한 변화는 하루아침에 이루어지지 않습니다. 작업 수행을 위한 적절한 도구와 함께, 신중한 계획과 실행이 필요합니다. 비동기적 회의는 모든 참석자에게 최대한의 가시성뿐 아니라 모두의 기여를 보고 들을 수 있는 협업 기능을 제공해야 합니다. 고도로 집중적이고 생산적인 회의의 원칙을 적용함으로써 비슷하게 효과적인 결과를 얻을 수 있습니다:
- 원하는 결과를 명확하게 서술하고 그것을 달성할 방법에 대해 실행 가능한 계획을 수립하세요.
- 논의할 요점을 준비하고, 그것을 팀과 공유하고, 의견을 내도록 격려하세요.
- 모든 정보를 하나의 중심 장소에 통합 관리하세요.
- 각 실행 항목에 팀원을 할당하고 작업 완료에 대한 일정과 기대치 목록을 제시하세요.
- 모든 팀원에게 의견을 제시할 기회를 주세요.
- 정기적인 점검 시간을 예약하고 미리 알림을 설정해 팀이 작업을 순조롭게 진행하고 마감일을 지키도록 도와주세요.
파워 팁: Evernote Teams의 스페이스에서는 필요한 사람 누구나 정보에 액세스해, 메모를 추가하거나 내용을 조정할 수 있습니다. 이것은 보다 효과적인 협업을 가능하게 하고, 무엇보다도 추가 회의의 필요성을 없앱니다. 하나의 가상 공간에 관련된 프로젝트 데이터를 보관함으로써 팀이 사용하는 장치나 현재 위치에 관계 없이 언제든 정보를 확인하고 수정할 수 있습니다.
회의의 괴로움에서 벗어나세요
회의는 팀 관리의 필수적인 부분입니다. 특정 문제에 관해 모두가 이해를 같이하려면 직접 만나서 논의하는 것보다 더 쉬운 방법은 없습니다. 즉, 초점이 명확하고 잘 조직된 회의를 통해서만 성과를 얻을 수 있습니다. 회의를 견디기만 하는 대신 변화시키기 위해 노력한다면 팀은 큰 혜택을 볼 수 있을 것입니다.
