신칸센 등 철도 차량용 알루미늄 부품을 중심으로 한 제품을 제조하는 주식회사 아코오 기공. 아코오사는 2016년 10월부터 Evernote Business (에버노트 비즈니스)를 도입하여 업무 효율화에 크게 성공하였습니다. 제조업체의 현장에서 Evernote Business 가 어떤 역할을 하고 있는지 마나베 히데키 대표에게 자세한 이야기를 들어보았습니다.
사내 정보공유를 추진하기 위해 Evernote Business 도입
―오늘은 잘 부탁드리겠습니다. 먼저 Evernote Business 를 도입하신 경위에 대해 들려주시겠어요?
마나베씨: 저희는 사실 Evernote 자체에 대해서는 지난 2010년경에 한 번 사용해 보도록 한 적이 있었는데요. 그때는 별로 익숙해지지 못한 채 그냥 쓰지 않게 되었는데, 나중에 효고현 중소기업가 동우회(이하 “동우회”라 함)에서 비즈니스판 Evernote의 존재와 사용 편의성에 대해 알게 되고, 다시 한번 사용해 보자고 생각했습니다.
―그러면 Evernote 에 대해서는 이미 알고 있으셨군요. 다시 접하게 되셨을 때 왜 다시 사용하겠다고 생각하셨나요?
마나베씨: 동우회 모임에서 Evernote Business 를 봤을 때, 노트 이미지가 썸네일 형식으로 시계열로 표시된 것이 사용하기 편해 보였어요. 마침 사내에서 정보공유가 원활하지 못했다는 과제가 있었기 때문에 도입을 검토하기로 하였습니다.
―그때 구체적으로 어떤 점이 문제가 되고 있으셨나요?
마나베씨: 주로 파일 관리에 대한 고민이었어요. 폴더로 관리하는 방법에는 익숙했지만, 직원 각자가 자신의 PC 에 저장해 두는 상태였습니다. 이런 상황에서 직원들이 추진하는 일이나 참여하는 프로젝트의 진척상황 등이 다른 직원에게 쉽게 전파되지 않았습니다. 이 장벽을 해소하고 싶었습니다.
정보를 문맥으로 남길 수 있는 것이 Evernote Business 만의 매력
―다른 서비스도 검토해 보셨나요?
마나베씨: 물론 다른 클라우드 스토리지 서비스와 비교해 보았습니다. Evernote가 다른 서비스보다 뛰어났던 점은 갱신할 때 갱신된 노트가 위에 표시되는 점. 그리고 노트북으로 하나의 스토리를 만들 수 있는 점이었습니다. 예를 들면, 견적서 노트 뒤에 상담기록 노트가 오며, 그다음으로 재견적서 노트로 이어지는…등등 정보를 문맥으로 이어갈 수 있기 때문에 시간 축에 따라서 파악이 편해집니다.
―비즈니스용 Evernote 를 선택하신 이유는 무엇인가요?
마나베씨: 직장에서 업무에 사용하게 된 이상, 권한처리를 제대로 하거나 노트북 공유를 원활하게 진행해야 한다고 생각해서입니다.
―도입 시 직원분들의 반응은 어땠나요?
마나베씨: 역시 쉽게 익숙해지지 못한 사람도 있었지요. 특히 시니어 계층이라면 더욱 그럴 거에요. 다만 1년간 사용해본 결과, 관리자 입장으로는 Evernote 의 세계관을 알게 됐다는 실감이 듭니다. 직원들에게는 자신에게 이득이 많은 도구라 더 실감이 나게 해주어야겠다고 생각합니다.
종이와 디지털, 양쪽의 장점을 다 살리기 위해
―Evernote Business 사용 방법에 대해 구체적으로 알려주세요.
마나베씨: 먼저 회사규칙이나 취업규칙 등 기본적인 사내규정은 Evernote 에 저장되어 있습니다. 그리고 세미나, 전시회 등의 전단지나 납부예정표 등은 스캔한 후 디지털 파일로 저장합니다.
―페이퍼리스를 지향하시는 건가요?
마나베씨: 장단점이 있다고 생각해요. 제조업체라면 현장에서는 종이가 더 나은 경우도 아직 많습니다. 쉽게 돌려 볼 수 있으며, 사인펜이나 펜으로 중요한 부분에 밑줄을 쭉 칠 수도 있지요. 전자문서를 태블릿으로 보자면 그렇게 쉽게 되진 않으니까요.
―확실히 그렇겠네요.
마나베씨: 다만, 종이는 보관하거나 저장 수단으로는 적절하지 않습니다. 파일링해도 보관 장소가 필요하고 검색도 못 합니다. 소중히 보관해 놓아도 시간이 지나면 조금씩 손상되기 때문에 이럴 때 디지털이 종이보다 나으니까요.
“회의를 위한 회의”를 없애고 3개월이 소요되던 업무를 2-3주로 처리
―뭐든지 적재적소에 쓰자는 말씀이네요. Evernote Business 를 도입한 이유라고 말씀하신 정보공유에 대해서는 어떻게 생각하세요?
마나베씨: 저희 회사는 영업, 조달, 제조, 설계, 총무 등의 부서와 팀으로 구성되어 있습니다. 그래서 노트북도 팀으로 구분하여 쓰고 있으며, 예를 들면 「영업」 노트북에서는 「고객 성함＋프로젝트 이름＋담당자 이름」 의 형식으로 노트를 작성합니다.
또한, 태그에 팀 이름과 담당 직원 이름도 포함시키고 있습니다. 같은 일이 다른 부서와 연관되는 경우가 많으니까 팀 이름을 태그에 포함시키고 검색할 수 있게 만들었습니다. 그리고 직원 이름을 태그화 하는 이유는 주로 할 일 관리 때문입니다. 출근해서 자신의 이름으로 태그를 검색하면 자신과 연관된 업무나 할 일을 순식간에 확인할 수 있게 되었습니다.
할 일은 체크리스트로 작성해 놓고 완료되는 대로 체크를 넣습니다. 그렇게 해 놓으면 작업의 진척상황을 한눈에 확인할 수 있습니다.
게다가 앞에서 말한 대로 노트가 새로운 것부터 배치되는데 업무가 어떻게 진행되는지 쉽게 알 수 있습니다. 지금까지 이른바 「보고, 연락, 상담」 을 해 왔는데 지금은 Evernote Business 가 그 역할을 대신해주고 있어요.
―Evernote Business로 업무 효율화에 성공했다는 실감이 나시나요?
마나베씨: 예. 직원들 간의 보고, 연락, 상담이 가능하게 되어서 업무에서 각자의 할 일을 명백하게 파악할 수 있게 되었습니다. 예를 들면, 보조금 신청을 위한 자료는 작성하기 힘들어서 누가 뭘 해야 하는지 분명하지 않았는데, 누가 어떤 일을 담당해야 하는지 Evernote Business 에 적어 놓으니 성과물부터 할 일 담당자까지 명확해졌습니다.
결과적으로 고객님께 의뢰를 받았을 때 본래 3개월 정도 소요되던 업무가 지금은 2-3주 정도로 처리할 수 있게 되었습니다. 많은 시간이 소요되던 이유는 주로 회의가 많았기 때문이지만, Evernote Business 로 정보를 원활하게 공유할 수 있게 되어 ”회의를 위한 회의”가 없어졌다는 게 가장 큰 이유입니다.
―그러면 효율화에 크게 성공하셨군요!
마나베씨: 직원들 간의 작업 진척상황이 가시화한 것도 도입에 의한 성과라고 할 수 있지요. 내용＋날짜＋이름 형식으로 노트를 축적 가능하므로 하는 일이 쉽게 확인할 수 있게 되었습니다. 덕분에 스트레스를 덜 받고 따라가기도 편해졌습니다. 업무의 실시간성이 많이 향상되었다고 생각합니다.
―앞으로 Evernote Business 도입을 검토하는 기업에게 전하고 싶은 메시지가 있으신가요?
마나베씨: Evernote Business 를 왜 사용하려는지 그 동기가 중요합니다. 저희 회사는 직원들 간의 하는 일이 가시화하지 못했기 때문에 그 문제로 인하여 서로 스트레스를 받는 경우가 많았고 그걸 해소하자는 게 동기였습니다. 그래서 체크박스로 할 일 목록을 작성하여 완료되는 대로 체크를 넣게 했습니다. 예를들어 For You (당신이 읽었으면 하는 내용) 부터 I Read(잘 읽었습니다)까지 업무 흐름을 시스템화해 놓는 걸 추천합니다. 그리고 환영회, 송별회 등 모임 기획이나 CSR 활동처럼 직원들이 많이 참여하는 프로젝트에서 Evernote Business 를 사용해 보시는 게 좋을지도 모르겠어요. 그때 직원 한 명 한 명에게 역할을 할당하고 할 일을 분담합니다. 먼저 손쉽게 참여할 수 있는 프로젝트를 통해 사용 방법에 익숙해지면 나중에 업무에서 활용할 수 있게 될 겁니다.
―감사합니다.
