IT화가 좀처럼 쉽지 않은 중소기업. ‘이런 정보나 지식은 사내에서 그 사람만 알고 있어요. 사원 모두가 같은 정보・지식을 얻을 수 있다면 좋겠어요.’라고 생각하는 기업이 적지 않습니다. 이러한 고민을 Evernote Business로 해결한 것이 효고현에서 철판의 절단・판매를 하는 닛신산업주식회사. 도입하게 된 계기와 익숙해지기까지의 과정, Evernote Business로 인하여 무엇을 실현할 수 있었는지를 닛신산업주식회사의 이사 하시자키 마키토 씨가 들려주셨습니다.
정보를 모으기만 하는 것이 아니라 꺼내서 활용할 수 있는 점이 매력
―오늘 인터뷰에 응해주셔서 감사합니다. 우선, Evernote Business를 도입하게 된 경위부터 말씀해주세요.
하시자키 : 저는 3년 정도 전부터 개인적으로 Evernote를 사용했어요. 효고현 중소기업가 동우회라는 모임에 소속되어 있는데 거기에서 알게 된 분이 개인적으로 학습한 것들을 Evernote에 축적하고 있다는 얘기를 들었지요.
―직접 사용해보려고 생각하신 이유는 무엇인가요?
하시자키 : 그때까지 전 클라우드 메모라는 것 자체를 몰랐어요. 평소에는 종이에 메모하는데 나중에 다시 보는 일도 없고 정보를 모아두어도 사용하는 일이 없었지요. Evernote라면 모아둔 정보를 ‘간단하게 꺼내 활용할 수 있고’, ‘활용하기 위해 정보를 모아두고 싶어지는’ 점이 매력으로 느껴졌습니다. 처음에는 종이에 적힌 메모를 사진으로 찍어 Evernote에 저장하는 것부터 시작했어요.
개인의 머릿속에 있는 노하우나 정보를 집약하는 장소로 도입
―개인적으로 사용하던 Evernote를 회사에도 도입하려고 생각하신 이유는 무엇인가요?
하시자키 : 사내에서 3S(정리・정돈・청소) 활동을 하고 있는데 작년부터 ‘정보의 정리・정돈도 하자’는 이야기가 나와서 그것을 올해의 경영 계획으로 세웠습니다. 이를 위한 도구를 찾던 중 그야말로 Evernote Business가 적합하지 않을까 생각했어요.
저희의 업무는 수주와 발주의 95%가 전화나 FAX로 이루어집니다. 아날로그적인 업계이지요. 또한, 제품은 도면을 토대로 커스터마이즈하는 오더메이드 형식으로 변경이 많고, 최근에는 신입・경력 모두 사원이 급증하여 회사의 재적 연수에 따른 지식의 차가 생겨나고 있다고 느꼈습니다. 그런데 노하우는 개인의 머릿속에만 있고 PC를 다루는 능력이 없으면 정보에 접근할 수 없다는 문제점이 있었지요. 3S 활동으로 인해 물건의 정리・정돈은 가능했어도 ‘정보를 어디에 둘 것인가.’라는 문제점 외에, 언제든지 누구든지 원하는 정보를 손에 넣을 수 있는 환경이 마련되어 있지 않다는 것을 알았습니다. 활용되지 않는 정보에 가치는 없다고 생각합니다.
Evernote의 비즈니스 버전이 있다는 것은 알고 있었지만, 저 자신도 그것을 잘 활용하지 못하고 있다고 생각했기에, 우선 작년 10월 Evernote Business 판매대리점인 데이터키트가 주최하는 세미나에 참가했습니다. 거기에서 ‘이렇게 편리하고 간단하게 쓸 수 있구나.’라는 것을 알아 바로 도입을 결정하고 다음 달부터 운용하기 시작했습니다.
―다른 제품들도 있는데 Evernote Business를 선택한 결정적인 이유는 무엇이었나요?
하시자키 : 바로 시작할 수 있는 점, 좌우간 간단하게 쓸 수 있다는 점이지요. 포맷이 정해져 있어서 업무 시스템에 흔히 있는 개발이 불필요합니다. 또한, 감각적인 조작으로 어디서나 누구나 사용할 수 있어 이거라면 모두가 사용할 수 있겠다고 생각했습니다. 우리는 아날로그적인 업계이고 IT에 어두운 사람들도 많아서 간단하게 사용할 수 있는 점이 불가결한 조건이었지요.
―사원분들의 반응은 어땠나요?
하시자키 : 누구나 그렇겠지만, 해보지 않은 일, 경험한 적이 없는 일에는 저항이 있기 마련입니다. 당연한 일이지요. 경험하거나 체험한 적이 전혀 없기 때문입니다. 그래도 저는 ‘반드시 편리하게 쓸 수 있으니까 어찌 됐든 일단 해보자’라며 추진했습니다. 우선은 정보를 저장하는 곳을 Evernote Business로 정하고 좌우간 거기에 정보를 모으는 일에 주력했습니다. 그 결과, 사적인 시간에도 Evernote를 사용하기 시작하는 사원들이 생길 정도로 퍼져나갔습니다. 올해 10월에는 사내에서 Evernote 위원회를 발족해서 전사적 차원에서 전개할 예정입니다.
정보가 오고 감으로써 고객 대응의 질이 향상
―Evernote Business의 구체적인 사용 방법에 대해서 알려주세요.
하시자키 : 현재는 주문서나 견적서, 도면, 다양한 업무에 관한 지식이나 정보를 모두 Evernote Business에 저장하고 있습니다. 노트북(에버노트 내 일종의 문서 디렉터리)은 ‘영업’ ‘설계’ ‘공장’ ‘총무’ ‘연수’와 같이 프로젝트나 부서별로 나누어 각각에 넣어둬야 하는 정보의 항목을 정했습니다.
예를 들어 총무는 사내의 연락처 목록과 프레젠테이션 자료의 포맷, 영업은 고객과의 미팅 메모나 외주사별 특징 등을 저장하고 있습니다. 회의록 등 자주 사용하는 것은 포맷을 만들었습니다. 이렇게 정보를 두는 곳과 모으는 방법을 정하면, 모두가 정보를 넣기 쉬워집니다. 정보가 쌓이고 모두가 같은 정보를 보고 사용하고 고객을 대하는 것. 이것만으로 ‘사내에서 그 사람만 아는’ 문제가 해결되고 고객에게 팀이 하나가 되어 대응할 수 있게 되었습니다.
또한, 사무소 리모델링 프로젝트 시에는 공통된 노트북에 이미지나 아이디어 등 관련된 정보를 저장했습니다. 이렇게 함으로써 각자의 빈 시간에 작업이 가능했고, 모든 사람이 모이지 않고도 정보를 공유하거나 의견을 주고받을 수 있어 편리했지요.
―Evernote Business 도입의 효과를 실감하는 것은 어떤 때인가요?
하시자키 : 도입한 후 ‘아, 그거 Evernote Business에 들어있어요.’라는 말이 암호처럼 되었습니다. 저는 뭐가 됐든 Evernote라고 말하는 버릇이 생긴 것 같습니다. 클라우드 메모라는 특성 덕분에 같은 정보를 같은 시점에 다 같이 공유할 수 있다는 점, 정말 훌륭하다고 생각합니다.
예를 들어 고객과의 미팅 메모를 Evernote Business에 저장한 덕분에 영업사원이 변경되어도 고객 대응의 질을 담보할 수 있게 되었습니다. 이전에는 같은 일을 Excel로 했는데, Evernote는 간단하고! 보기 편하고! 항상 최신정보! 이기 때문에 훨씬 사용하기 쉽습니다. 애초에 무엇을 위해서 정보 공유를 하는가. 우리 회사에 있어서 그 이유는 바로 ‘팀이 하나가 되어 고객에게 공헌하기 위해서’입니다. 이를 위해 Evernote Business라는 툴을 풀로 활용하고자 했습니다.
Evernote는 ‘제2의 뇌’
―Evernote Business의 장점을 알려주세요.
하시자키 : 우선 조작이 간단합니다. 신규 노트를 만드는 것도 + 버튼만 누르면 됩니다. 그리고 정보를 한눈에 파악할 수 있도록 섬네일이 쭉 뜨는 인터페이스도 정말 보기 편하고 알기 쉬워 마음에 듭니다. 파일 하나하나를 더블 클릭하여 열지 않아도 내용이 보입니다. 보기 쉽기 때문에 보고 싶은 마음이 생기고 정보를 더욱 모으고 싶어집니다.
Evernote Business에 정보를 저장해두면 그 정보를 안심하고 잊어버릴 수 있습니다. 나 대신에 Evernote가 기억해주니까 필요할 때 Evernote를 보면 됩니다. 이건 그야말로 ‘제2의 뇌’ 아닌가요?
―Evernote Business의 도입을 검토 중인 기업에 메시지를 남겨주세요.
하시자키 : 중요한 것은 무엇을 실현하고 싶은지를 명확하게 하는 것입니다. 그것을 위해 Evernote를 사용하는 것. Evernote의 역할은 회사의 비전을 실현하기 위한 다양한 과제를 해결하는 것으로, 그러한 목적이 없다면 그저 하나의 메모 앱에 불과합니다. 그렇기에 ‘회사로서 무엇을 실현하고 싶은지’를 명확하게 하는 것이 모든 것의 출발점이자 핵심입니다. 그리고 안심하세요. Evernote Business는 다른 IT 툴과 비교했을 때 적은 비용으로 시작할 수 있고 사용법도 간단합니다. 중요한 것은 바로 시작하겠다고 의사를 결정하고 우선 사용해보는 것. 그리고 해본 뒤에 생각하는 것. 이 스피드가 바로 앞으로의 비즈니스에서 승리하는 열쇠가 될 것으로 생각합니다.
―감사합니다.
