사가현에서 건설업을 운영하는 주식회사 세리타 건설. 현재 Evernote Business와 Salesforce를 연계하여 정보 관리를 하고 있는 회사이지만 이전에는 사내 서버나 개인 PC에 정보가 뒤섞여 있고 공유가 잘되지 않는 과제를 가지고 있었습니다. Evernote Business의 도입으로 어떻게 개선되었는지 회사 전무 이사의 세리타 아키히로 씨에게 그 효과에 대해서 들어보겠습니다.
회사 내부 정보 관리를 위해 Evernote Business를 도입
—오늘은 잘 부탁드리겠습니다. Evernote Business 도입 이전에는 어떤 과제를 안고 계셨나요?
세리타 : Evernote Business 도입 이전에는 정보가 회사 서버나 개인 PC에 뒤섞여 있었고 자료를 찾는 것만으로도 시간이 소요되는 문제가 있었습니다.
또한, 정리 방법에도 문제가 있었고 여러 폴더에 나누어서 관리하는 방법이었지만 한마디로 미궁에 빠지고 마는 문제가 발생하였습니다.
—폴더 아래에 폴더를 만들고 이런 방법을 반복하게 된다면 찾는 것도 조금 힘들겠군요.
세리타 : 그렇습니다. 사내 서버의 폴더의 일부를 업데이트한 후 날짜를 다시 바꾸는 등의 작성규칙을 정해 놓았지만 제대로 되지 않았습니다. 기록도 남아 있지 않고, 인지하기도 어려웠습니다.
게다가, 원래 사내 서버에 중요한 데이터를 저장하는 경우 리스크가 큰 것도 깨달았습니다. 정보 유출에 의한 누설 리스크도 있으며 예를 들어 번개나 정전으로 인해서 서버가 끊어질 문제도 있습니다. 당사는 공장을 병설하고 있는데, 그쪽에도 영향을 끼치게 될 수도 있습니다. 이러한 문제들을 생각하니 클라우드가 더 안전한 것은 아닐까라고 생각하기 시작한 것입니다.
—Evernote Business를 선택하신 이유는 무엇인가요?
세리타 : 원래는 OneNote를 개인적으로 사용하고 있어 회사에 도입하려고 했지만 좀처럼 공유가 잘되지 않았습니다. 당시 OneNote는 애플리케이션 버전이 존재하지 않았기 때문에 외출하거나 이동 시에는 로컬에서 데이터를 업데이트하여 회사에 돌아와서 동기화하는 방식으로 사용하고 있었습니다.
게다가 저희는 Office를 사용하고 있었고 한 회사 (Microsoft)의 소프트웨어만으로 시스템을 조달하는 것은 위험하다고 생각했습니다. 무언가 잘못되었을 때 그 회사의 사정으로 한꺼번에 잘 못 될 수도 있으니까요.
그런 시점에 때마침 Salesforce를 도입하게 되어 그 시스템과 연계할 수 있는 서비스가 있고 애플리케이션 버전도 있는 Evernote Business를 선택했습니다.
그러나 결국 제가 Evernote라는 회사에 공감했다는 부분이 제일 클지도 모릅니다. 벤처 기질이고 개방적인 기업 문화, 100년 지속하는 기업을 지향하는 회사, 그런 회사의 제품을 사용하여 제 자신의 회사도 그런 회사로 만들고 싶다는 동경이 있었을지도 모릅니다.
공사 안건 등 공유해야 할 정보를 부문별로 저장
—감사합니다! 실제로 회사에서는 어떻게 Evernote Business를 사용하시나요?
세리타 : 소규모 회사이기 때문에 전체적으로는 7명이 사용하고 있습니다. 영업이 4명, 총무 1명, 경리 1명입니다. 용도는 우선 공사 안건별로 노트를 만들고 거기에 관련된 자료를 통합하고 있습니다. 노트북은 “올해 행사 ‘등의 이름을 붙이고 각 노트에는 “XX 안건”이라고 제목을 붙입니다. 데이터양이 큰 것은 분리하고 공사 안건을 추진하는 데 필요한 자료만 노트에 정리하고 있습니다.
예를 들어 CAD 도면, 수량표의 Excel, 공사 사진에 주석 기능을 이용해서 주의 사항을 쓴 것, 입찰에 관한 계약 관련 서류, 회계 관련 자료, 공사 안건과 관련된 자료 등입니다. 하나의 프로젝트에 여러 사람과 여러 부서가 관련되어 있으므로 정보를 공유할 필요가 있습니다. 이와 같은 작업을 공유폴더로 만들어서 하는 것은 어렵지만 Evernote라면 노트 단위로 만들 수 있으므로 확인하기 쉽습니다.
그 외에도 공유가 필요한 자료는 부서별로 통합하고 있습니다.
—공유해야 하는 자료란?
세리타 : 영업 부서라면 기술 자료 / 기타 입찰 결과 / 행정 주문 자료. 총무라면 법무 일반 계약 / 각종 법률 / 비품 관리 / 홍보 소재 등입니다.
또한, 노트북의 이름은 영업이라면 01, 총무인 경우 02라고 번호를 정해서 이름 앞에 붙이고 있습니다. 이런 식으로 관리하면 이름을 보고 어떤 종류의 자료인지 쉽게 확인할 수 있습니다.
—Salesforce와의 연계에 대해서는 어떻습니까.
세리타 : Salesforce에서 상담 및 고객의 정보를 관리하고 있는데, 그 정보에 관련된 다양한 데이터 (사진 · 이미지 · PDF · 오피스 문서 등)를 Evernote Business에 저장합니다. 서로 보완적인 관계로 시너지 효과가 있다고 느낍니다. 각각을 단독으로 사용하는 것보다 좋네요.
“그 자료 어떻게 했어?”라는 질문이 거의 없어지고 영업 효율이 80 % 향상
—Evernote Business 도입 효과를 어떤 부분에서 느끼고 계시나요?
세리타 : “그 자료 어떻게 했어?”라는 질문이 거의 없어졌습니다. 노트에 코멘트를 넣을 수 있으므로 팀에서 공유할 때 누가 봐도 자료의 진행 상황과 역할을 명확하게 할 수 있습니다. Evernote만의 효과라고 하는 것은 아니지만, 도입 후 영업 효율이 80% 오른 것을 실감하고 있습니다.
다른 도움이 되는 것이 프로젝트의 인수인계입니다. 예를 들어 영업에서 현장 작업을 인수인계할 때, 영업이 느낀 고객의 인물과 공사의 배경 등을 함께 공유할 수 있습니다.
데이터만으로는 전해지지 않는 정보도 Evernote Business라면 인수인계가 가능합니다.
—Evernote Business의 어떤 부분이 좋다고 생각하시나요?
세리타 : 검색이 빠르고, 문자 인식 정확도가 높은 점입니다. 스마트 폰으로 이동 중에도 사용할 수 있는 것도 좋네요. 고객의 안건 자료를 정리해 담을 수 있으며, 검색하면 그 고객에 대한 정보를 함께 볼 수 있으므로 조금 시간이 비었을 때 과거의 정보를 가볍게 확인할 수 있습니다.
저는 개인적으로도 Evernote를 사용하기 때문에 Evernote Business라면 개인 영역과 업무 영역에 대한 분리가 잘 되어 있는 것도 좋아요. 최근에는 직장과 개인의 경계가 없어지고, 자유롭게 일하는 작업 방식을 가진 사람도 늘고 있지요. 그만큼 개인적인 데이터가 섞여지는 것을 주의하지 않으면 안 됩니다.
—개인적으로 어떤 방법으로 이용하고 계신가요?
세리타 : Google 캘린더와 연계하여 이벤트에 따라서 받는 메일이나 FAX 등을 Evernote에 저장합니다. 그 노트 링크를 캘린더에 붙여두면 편리하거든요.
—마지막으로, 사내에서 Evernote를 정착시키기 위한 조언이 있다면 부탁드립니다.
세리타 : “회사 정책으로써 Evernote Business를 사용” 혹은 “오늘부터 여기에 저장합시다”라는 규칙을 정해버리면 좋지 않을까요? Evernote Business를 도입하기! 라고 선언하고, 사장 스스로가 강하게 어필해 나가면 정착할 거라고 생각합니다.
—감사합니다.
