생산성 향상

팀을 보다 생산적인 회의로 이끄세요

“회의는 소금과 같아야 합니다. 요리의 맛을 끌어올리기 위해 조심스럽게 사용하는 양념이어야지 먹을 때마다 무분별하게 뿌려서는 곤란합니다. 과도한 소금이 요리를 망치듯이, 회의가 너무 많으면 사기와 의욕이 떨어집니다.”

—Jason Fried

주최자든 팀원이든 회의에 참석하는 모든 사람은 보다 생산적인 회의를 원합니다. 더 짧은 시간에 더 많은 정보를 교환함으로써 전반적인 비즈니스 목표를 더 적극적으로 추진할 수 있기를 바라는 것입니다. 회의는 논의를 통한 의사 결정 과정이어야 하지만, 많은 경우 정반대의 일이 벌어집니다. 즉, 명확한 결과 없이 귀중한 시간만 낭비됩니다.

하지만 올바른 코칭을 통해 관리자와 감독관은 팀이 더 나은 회의를 운영하고 중요한 성과를 올리도록 교육할 수 있습니다. 이것은 관리의 다른 기술 못지 않게 중요한 기술이며, 적절한 계획, 준비, 우선순위 설정을 통해 사전에 회의를 계획한다면 다들 싫어하지만 꼭 필요한 이 자리를 어느 정도 생산적으로 만들 수 있습니다.

사전 작업의 가치

적절한 준비 없이 참석하는 순간 회의는 짜증스러운 시간 낭비로 돌변합니다. 팀을 위해 효과적인 회의 “사전 작업”을 많이 해둘수록 놀라운 결과를 얻을 수 있습니다. 몇 가지 간단한 전략이 도움이 될 수 있습니다:

  • 회의의 전반적인 목표를 간략히 요약하고 누가 핵심 참가자인지 판단합니다.
  • 프로젝트를 진행하기 위해 실행 가능한 목표를 설정합니다.
  • 다루어야 할 영역을 나열하고 쉽게 이해할 수 있는 형태로 정보를 전달합니다.
  • 회의 안건에 대해 팀원들과 이야기를 나누고 의견을 구합니다. 팀원들은 여러분이 고려한 적 없는 중요한 포인트를 지적할 수도 있습니다. 회의 안건을 공동으로 정함으로써 참석자들의 관심을 이끌어내고 우려하는 부분을 반영할 수 있습니다.
  • 주요 포인트별로 담당자를 할당해 책임감을 갖고 완수하도록 합니다.

파워 팁: Evernote를 사용해 각 회의의 안건을 작성하고, 관련된 팀원들과 공유해 각자의 논점을 추가할 수 있게 하세요. Evernote가 Google 캘린더에 연결되어 있으면 캘린더 이벤트에 안건을 연결하고 알림을 설정해 회의 시작 전 열리게 할 수 있습니다.

우선순위를 정하세요

“회의는 계획적이고 의도적이어야 합니다. 조직의 리듬은 습관보다 목적을 우선시해야 합니다.”

—Chris Fussell

회의를 계획할 때 가장 큰 난관은 중요한 항목과 그렇지 않은 항목을 결정하는 일입니다. 명확한 우선순위가 없으면 회의는 빠르게 초점을 잃고 결국 중요하지 않은 세부 사항의 눈덩이 속에 파묻혀 버리게 됩니다. 효과적인 회의의 비결은 초점을 유지하는 것이고, 이를 위해 가장 좋은 방법은 사전에 논의 주제를 평가하고 우선순위를 지정하는 것입니다.

중요도에 따라 안건 항목을 정렬하세요. 다시 말해, 중요한 사항을 먼저 해결하고 나머지를 처리하라는 뜻입니다. 회의 시간이 너무 길어질 경우, 중요도가 떨어지는 부분은 아직 다루지 못했다 해도 회의 후 대화를 통해 이어서 논의할 수 있습니다.

McChrystal Group Leadership Institute의 Chris Fussell이 적절히 표현한 대로 “회의는 계획적이고 의도적이어야 합니다. 조직의 리듬은 습관보다 목적을 우선시해야 합니다.”

관리자들이 우선순위를 식별하고 분류하는 데에 도움이 되도록 설계된 공식적인 기법으로는 ABCDE, SCRUM, MoSCoW를 포함해 여러 가지가 있습니다. 대부분 핵심은 우선적으로 실행해야 할 작업과 다른 작업 완료 후 해야 할 작업을 결정하는 것입니다. 회사의 조직 방식에 따라, 관리자들은 팀의 필요에 가장 잘 맞는 우선순위 지정 방법을 각자 개발하고 적용할 수도 있습니다.

파워 팁: 작업으로 회의 우선순위를 조기에 적절히 지정하고, 팀원들에게 개인별 책임을 할당하세요. 이렇게 하면 팀원들이 회의 전에 자료를 확인하고 논의 항목에 나름대로 표시할 수 있습니다. 우선순위 항목은 아니지만 그래도 반드시 다루어야 할 항목에 대해서는 알림을 지정하세요. 앞서 언급한 ‘다른 작업 완료 후 해야 할 작업’을 잊어서는 안 됩니다!

효과적인 기록 방법을 연습하세요

필요한 팀원들이 나중에 액세스할 수 있도록 회의 중에 제공된 모든 정보를 (가능하면 실시간으로) 기록하는 것이 중요합니다. 그래야만 철저한 준비를 위해 쏟은 노력도 수포로 돌아가지 않습니다.

실시간으로 정보를 기록하면 모든 논의 내용의 진실성과 일관성을 보장하고, 모두가 같은 내용을 이해하도록 도울 수 있습니다. 효과적인 회의록을 작성하려면 실행 항목, 즉 제시된 회의 목표를 달성하기 위해 수행해야 할 작업에 초점을 맞추어야 합니다. 결정 사항, 거기에 도달하기 위해 필요한 조치, 담당자를 명확히 밝혀야 합니다.

파워 팁: Evernote의 회의록 템플릿을 사용해 전달 과정에서 간과하거나 빠뜨리는 부분이 없도록 하세요. 또한, 오디오 녹음 기능을 사용해 대화를 실시간으로 녹음하고 나중에 핵심 내용을 재연하면 세부 사항을 놓칠 염려가 없습니다. 모두가 하나의 중심 장소에서 모든 정보에 액세스할 수 있도록 즉시 회의록을 공유하세요. 그러면 팀원들은 자신의 의견을 추가하거나 원활한 커뮤니케이션을 위해 다른 사람들에게 알림으로써, 모두가 각자 해야 할 일을 곧바로 시작할 수 있습니다.

모든 승자 뒤에는 훌륭한 코치가 있습니다

하이브리드 근무와 원격 근무가 흔해진 요즘, 팀, 부서, 조직 전체의 모든 구성원이 동일한 거시 목표를 염두에 두고 일하려면 회의가 어느 때보다도 중요해졌습니다. 리더로서의 역할을 맡는다는 것은 힘들지만 보람이 따르는 일입니다. 올바른 요령과 플랫폼을 갖추고 팀을 성공적인 회의로 이끌어보세요.

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