학교 시험 공부를 하거나 사무실 회의에 참석하는 틈틈이 매일 모든 일을 완수할 시간을 찾기란 상당히 힘이 들 수 있습니다. 더구나 일정을 추적하고 업데이트할 효과적인 방법을 찾지 못했다면 훨씬 더 어려워집니다.
머릿속으로 일정 관리를 할 수 있을 정도의 능력은 된다고 스스로 생각하실 수도 있지만, 뇌에 담을 수 있는 정보의 양에는 한계가 있습니다. 전통적인 종이 달력을 선호하거나 평생 접착식 메모지를 사용해왔을지라도, 그 작은 종잇조각이 알림을 보내주지는 않습니다. 그리고 부엌에 있는 종이 달력은 휴일, 생일, 매주 쓰레기 수거일을 추적하는 데에는 유용하지만 외출 시에 가지고 다니기 번거롭다는 단점이 있습니다.
디지털 캘린더는 오늘날 일정을 관리하는 가장 생산적인 방법입니다. 디지털 캘린더 앱은 여러 장치에서 업데이트 및 동기화되므로, 한 번만 새로 입력하고 변경하면 된다는 장점이 있습니다. 알림과 알리미를 사용하면 약속, 마감일, 다가오는 결혼기념일을 놓칠 염려가 없습니다. 아울러, 노트, 파일, 할 일 목록, 다른 중요한 정보를 저장한 앱과 캘린더를 연결해두면 무엇이든 빈틈없이 관리할 수 있습니다.
실제로, 캘린더를 생활의 “거점”으로 생각하기 시작하면 그것은 시간 관리에서 가장 중요한 정리 도구가 됩니다.
“거점”을 최적화하는 방법
도구는 제대로만 사용한다면 우리의 삶을 편리하게 만들어주며, 캘린더도 예외가 아닙니다. 여러분은 이미 디지털 시대를 살아가고 있고 디지털 캘린더를 사용하고 있지만, 그것을 얼마나 자주 확인하고 계신가요? 설문 응답자의 66%는 캘린더를 항상 열어둔다고 답했고, 21%는 하루에 몇 번씩 캘린더를 확인한다고 답했으며, 나머지는 이벤트를 추가하거나 업데이트할 때만 확인한다고 답했습니다.
다른 좋은 습관과 마찬가지로, 캘린더를 유지 관리, 업데이트, 참조하는 것은 일상의 일부가 되어야 합니다. 디지털 캘린더, 즉 “거점”을 최적화하는 유용한 팁 몇 가지는 다음과 같습니다.
시간 할당에 활용하세요
캘린더가 작업과 회의로 뒤죽박죽인가요? 하루에 원하는 만큼 일정을 잡는 것은 개인의 선택이지만 할 일이 완료되지 않은 상태로 남게 된다면 그게 무슨 소용일까요? 다음의 시간 할당 전략을 통해 캘린더 관리 기술을 개선하세요:
- 타임 블로킹은 가장 기초적인 방법입니다. 하루를 여러 개의 타임 블록으로 나누고 거기에 각기 다른 활동을 할당하세요. 컬러 코드, 굵은 선 혹은 자신에게 적합한 시각적 방법으로 항목을 체계화하세요. 재미 있는 모양으로 이벤트를 표시하는 것도 뇌를 자극할 수 있습니다.
- 포모도로 기법은 장시간 집중에 어려움을 겪는 사람들에게 도움이 됩니다. 우선, 가장 시간이 많이 걸리는 작업이나 급히 완수해야 하는 작업을 선택합니다. 25분 타이머를 설정하고 작업을 마친 후 짧은 휴식을 갖습니다. 25분씩 네 차례 작업을 마친 후에는 일어나서 긴 휴식을 취합니다.
무엇을 먼저 “먹을지” 파악하세요
“개구리를 먹는 것이 할 일이라면 아침 일찍 먹는 것이 가장 좋습니다. 개구리를 두 마리 먹는 것이 할 일이라면 큰 것부터 먼저 먹는 것이 가장 좋습니다.”
— 마크 트웨인
개구리는 가장 만만찮은 작업의 비유입니다. 그날 가장 중요한 작업 또는 시간과 에너지가 더 드는 일을 의미할 수 있습니다. 그런 작업을 우선적으로 처리하고 하루의 나머지 시간은 덜 힘든 활동에 할애하세요. 근무 시간이 끝나가는데 큰 프로젝트가 아직 해결되지 않은 상태로 남는 상황은 바람직하지 않습니다.
한 주 내내 개구리가 가득하다 해도 문제 없습니다. 가장 큰 개구리를 월요일, 화요일, 수요일에 먹고, 가벼운 마음으로 주말을 맞이하세요. 디지털 캘린더 앱은 가장 큰 개구리를 식별하고 그에 따라 한 주를 계획하는 데에 도움이 됩니다.
비즈니스와 영업에서 흔히 언급되는 파레토 법칙에 따르면 결과의 80%는 투입한 노력의 20%에서 나온다고 합니다. 영업에서 80/20 법칙은 매출의 80%가 고객의 20%에서 나온다는 뜻입니다. 시간 관리의 측면에서 하루의 처음 20%를 사용해 작업량의 80%를 완수하세요.
파워 팁: Evernote는 선택한 캘린더 이벤트에 대한 알림을 보낼 수 있습니다. 이 기능은 개구리, 그러니까 작업의 우선순위를 지정해, 중요한 작업 또는 행사를 깜빡하거나 시간이 부족해지는 상황을 피할 수 있도록 도와줍니다.
예상치 못한 상황을 위해 항상 여유를 남겨두세요
캘린더의 여유 공간은 좋은 것입니다. 화요일 회의를 금요일 오후로 변경해 달라는 중요한 고객의 전화를 받는 일이 불가피하게 생길 것입니다. “죄송합니다만 다음 달까지 예약이 꽉 찼습니다.”는 이상적인 답변이 아닙니다. 예상치 못한 상황을 위한 시간을 확보해두면 일정이 혼란에 빠지는 일을 방지할 수 있습니다.
항목을 동기화하고 통합하세요
놀랍게도, 디지털 캘린더 사용자의 14%가 동시에 여러 앱을 사용합니다. 캘린더를 한 곳에 통합하면 팀원들과의 정보 공유가 더 쉬워집니다. 팀원들을 노트, 웹사이트, 채팅방으로 안내해 모든 업무 관련 콘텐츠를 한 곳에서 관리할 수 있습니다.
손바닥 안의 “거점”과 함께라면 거추장스러운 플래너와 종이 달력을 더는 들고 다닐 필요가 없습니다. 디지털 캘린더 앱을 사용해 모든 장치에서 언제든 액세스할 수 있을 뿐만 아니라, 할 일 목록과 같은 정보를 별도로 관리함으로써 디지털 캘린더가 쓸데없이 복잡해지는 일을 막을 수 있습니다.
파워 팁: Evernote Professional과 Teams 고객은 최대 5개의 Google 캘린더 계정을 연결해, 직장, 가정, 취미 등 바쁜 생활의 모든 측면을 쉽게 관리할 수 있습니다. 게다가, 유료 Evernote 요금제를 사용하면 장치 수 제한 없이 콘텐츠에 액세스할 수 있습니다. 사무실에 랩톱을 두고 오셨다고요? 어느 장치에서든 계정에 로그인할 수만 있다면 언제라도 필요한 항목을 확인할 수 있습니다.
활동을 필터링하고 분류하세요
디지털 캘린더 앱에는 내장된 필터 기능이 있어서, 클릭 몇 번으로 업무용 캘린더, 개인용 캘린더, 할 일 목록 사이를 쉽게 오갈 수 있습니다. 이때 타임 블로킹 기법이 다시 등장합니다. 긴급한 업무와 개인적인 할 일을 구분하려면 색상으로 작업을 분류해 중복을 피하세요.
파워 팁: Evernote의 작업 기능을 사용해 노트에 할 일 목록을 작성하고 그에 따라 효율적으로 관리하세요. 노트, 마감일, 플래그 상태로 작업을 정렬하고, 필터를 사용해 필요한 정보만 표시하세요. 구체적인 실행 계획으로 하루를 시작하면 중요한 일을 놓칠 염려가 없습니다.
명료함을 되찾고 통제력을 확보하세요
캘린더는 생활의 거점입니다. 항상 열어두든 주기적으로만 확인하든, 캘린더를 통해 일정을 관리하고 마감일을 지키세요. 디지털 캘린더 앱을 사용해 타임 블록과 작업을 색상으로 구분하고 하루 전체의 시간을 구성하세요. 아침에 “개구리를 먹어 치우고” 오후에는 덜 힘든 작업을 수행하세요. 여유 공간은 좋은 것이므로, 예상치 못한 상황을 위한 타임 블록을 확보해두세요.
시간 관리와 정리 기술은 프로의 세계에서 가장 필요한 두 가지 기술입니다. 오늘 디지털 캘린더로 전환해 역량을 강화하세요.
