회의의 효율성은 어느 직장에서나 공통적인 과제일지도 모릅니다. 참가자의 수만큼 인건비가 소요되므로, 그로 인해 발생하는 시간과 비용에 알맞은 성과를 내는 것이 필요하기 때문입니다. 그러기 위해서는 회의의 목적, 결정 사항이나 숙제가 알기 쉽게 정리된 회의록을 빼놓을 수 없습니다. 또한, 회의록은 시간을 들여 정성껏 작성하기보다는, 될 수 있으면 신속하게 관계자 전원에게 공유하는 편이 효과적이라고 합니다. 내용의 간결함과 정보 공유의 속도를 중시함으로써 사람들이 회의록을 읽게 될 확률이 높아지고, 결석자를 포함한 팀 전원의 인식을 맞추기 쉽게 되기 때문입니다.
이러한 점을 고려한 운용을 생각하면 Evernote로 회의록 노트를 작성하고 관리하는 방법에는 많은 이점이 있습니다. 사람들이 읽게 되는 회의록을 만들기 위해, 직장의 팀에서 Evernote 비즈니스를 이용한 경우의 장점을 몇 가지 소개해 드립니다.
1) 필요한 정보를 하나의 노트로 통합 가능
회의 일시와 참석자, 의제, 결정 사항 등 텍스트 정보 외에, 관련 자료의 파일이 있다면 함께 첨부할 수 있습니다. 또한, 회의에서 화이트보드가 사용된 경우는 스마트폰으로 촬영하여 노트에 사진을 추가해 두면 편리합니다.
2) 모든 정보를 빠짐없이 기록 가능
타이핑 입력으로는 따라가지 못하는 경우도 있습니다. 그럴 때는 만약을 위해 Evernote의 녹음 기능을 활용하면 나중에 대화 내용을 다시 들을 수 있어서 안심입니다. Evernote라면 녹음하면서 메모를 적을 수 있습니다.
3) 다양한 방법으로 검색이 가능
노트에 적은 문자를 검색할 수 있는 것은 당연하지만, Evernote에서는 이미지의 문자(예를 들어, 화이트보드의 사진)도 검색할 수 있습니다. 또한, Word와 Excel, PowerPoint 등의 Office 파일이나 PDF 등, 회의자료로 첨부한 파일 내용까지도 검색할 수 있습니다. 자세한 내용은 이 링크를 참고해 주세요.
4) 언제든지 이용 가능
Mac이나 Windows 컴퓨터뿐만 아니라 외출 시에도 스마트폰과 태블릿의 Evernote 앱에서 바로 회의록 노트를 참조할 수 있습니다.
5) 관리가 편리
회의록용으로 비즈니스 노트북을 작성해 두면, 보관 장소를 헤맬 일도 없습니다. 또한, 다른 멤버들도 찾는데 고생할 필요가 없어집니다.
6) 쉽게 공유 가능
동료가 Evernote를 사용하고 있다면 Evernote 앱 내에서 공유. 그 외의 관계자에게는 회의록 노트의 공유 URL을 이메일이나 채팅으로 전송. 하나의 노트를 전원이 공유할 수 있으므로 항상 최신버전의 같은 노트를 참조할 수 있습니다. 공유 기능의 사용 방법은 이 링크를 참고해 주세요.
7) 노트로 프레젠테이션 가능
Evernote의 「프레젠테이션 모드」를 사용하면 자신의 노트를 클릭 한 번으로 대형 스크린에 투영할 수 있습니다. 노트가 발표용의 보기 쉬운 레이아웃으로 표시되므로 회의록을 실시간으로 편집하면서 대형 화면에서 공유하거나, 발표하는 경우에는 노트를 그대로 프레젠테이션 자료로 이용할 수 있습니다.
8) 종이가 필요 없는 회의가 가능
회의록의 작성과 관리를 Evernote로 일원화하게 되면, 종이로 인쇄하는 일도 자연스럽게 줄어들게 됩니다. 회사 내의 페이퍼리스화 추진에 공헌합시다.
추가 정보: 회의록의 템플릿
바로 사용할 수 있는 템플릿을 준비했습니다. 이 노트를 복제하면 다음부터도 간단하게 회의록 노트를 작성할 수 있습니다.
다운로드 방법:
- 이 링크를 클릭하면 노트가 Web 브라우저에서 열립니다.
- 「Evernote에 저장」을 선택합니다.
- Evernote 로그인 화면이 표시되므로, 로그인하여 저장할 노트북을 선택하세요.
