팁과 사례

[Evernote 품은 협업 앱] ‘플로우(Flow)’

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Evernote와 협업 앱 플로우(Flow)를 함께 사용하는 법! 플로우의 프로덕트 매니저이자 Evernote의 열혈 팬이신 송인호 님이 공유하는 활용 사례입니다.

먼저 협업 앱 플로우(Flow)에 대해 간단히 알아볼까요?

플로우는 프로젝트 중심의 협업 앱입니다. 최근 다양한 협업 서비스들이 등장하고 있는데요. 플로우는 소속에 관계 없이 사용 가능해 개인, 팀, 파트너, 고객사와 유기적인 협업이 가능하다는 것이 강점입니다.

f1프로젝트 참여자들은 페이스북의 타임라인과 같은 형태로 실시간으로 글, 사진, 파일, 링크 정보를 게시물과 댓글 형태로 공유할 수 있습니다. 파일 공유시 직접 업로드는 물론 구글 드라이브, 드롭박스와 연동되어 파일을 빠르게 공유할 수 있고, 일정 관리 및 공유 기능도 간편합니다. 물론 웹과 모바일 어느 곳에서든지 사용이 가능하죠.

Evernote X 플로우 함께 쓰기

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플로우에는 ‘Evernote로 내보내기’ 전용 아이콘이 있습니다. Evernote로 공유를 원하는 내용이 있다면 간단히 아이콘만 클릭하면 바로 지정한 노트로 이동합니다.

 

Evernote X 플로우: 노트북명 및 태그 활용
플로우에는 프로젝트를 담아두는 보관함이 있습니다. 보관함에 이름을 설정하고 해당 주제의 프로젝트를 모아두는 곳이죠. 보관함에 저장된 각각의 업무내용을 ‘Evernote에 내보내기’ 기능을 통해 Evernote에도 저장 해 두기 위해서 노트북을 보관함 이름과 동일하게 설정했습니다. 바로 아래와 같이 말이죠.

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이렇게하면 진행 내용을 플로우에서도 Evernote에서도 쉽게 찾을 수 있습니다. 그리고 이에 더해, 검색을 용이하게 하기 위해서 해당 노트북 이름 (=보관함명)을 그대로 태그를 달았습니다. 즉, Art 노트북에 들어가는 노트에는 반드시 Art라고 태그를 다는 거죠. 이렇게 하면 어떤 내용인지 명확히 기억이 나지 않는 자료, 글을 찾아야 하는 경우 일차적으로 범위를 좁힐 수 있어서 이 태그 기능을 아주 요긴하게 사용하고 있습니다.

Evernote X 플로우: 회의록 활용
저는 회의에 앞서서 요점을 미리 정리해서 회의에 참여하곤 합니다. 기획 회의가 있으면 해당 회의에서 논의될 이슈에 대한 내용을 정리하고 업데이트 하는 것이죠. 저는 이 내용을 Evernote 회의록 노트북으로 내보냅니다. 그리고 회의가 시작되면 해당 제목의 노트를 오픈하고 녹음을 시작합니다. 물론 중간 중간 중요한 내용에 대해서 Evernote에 메모를 하지만, 회의에 이슈가 다양하고 참여자가 많으면 모든 내용을 기록하기 벅찹니다. 그리고 회의가 끝난 후 녹음된 내용을 들으며 Evernote에서 회의록을 정리합니다.

완성된 회의록은 회사 회의록 프로젝트에 업데이트 하고, Evernote에 작성한 회의록은 향후에 돌아볼 수 있는 자산이 됩니다.

▶더 알아보기: Evernote에서 오디오를 녹음하는 방법

 

Evernote X 플로우: sERP 스냅샷 보기
회사에서 사용하고 있는 sERP는 여러가지 정보를 생성하고 저장하는 공간입니다. 회사에서 업무시 매일 매일 필수적으로 사용하는 공간이지요. sERP 영업현황 자료,견적서/ 발주처, 재고현황, 자금현황/ 입출 내역, 지급결의 정보 등 수백가지의 보고서를 제공합니다. sERP에서도 현재 플로우로 스냅전송 서비스를 제공하고 있습니다. 보고서를 이미지로 변환해서 플로우에 전송이 가능해서 매우 편리하게 사용하게 기능입니다. 원하는 보고서를 선택해서 플로우에 적당한 프로젝트만 선택하면 이미지로 첨부가되니까요. 특히 회의를 하거나 외근을 나갈 일이 있으면 그 위력을 발휘합니다. 그 전에는 보고서를 인쇄해서 들고 돌아다녀야 하는데, 이제는 휴대폰이나 태블릿에 저장하고 바로 필요할 때 보여주면 됩니다. 또한 Evernote에도 바로 전송하면 됩니다. 관련 내용을 정리하고 보관하기에 Evernote는 가장 편리한 툴입니다.

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명함관리의 정석 Evernote
업무상 외부 업체와 협업할 내용이 많아 외근이 자주 있는 편입니다. 처음 방문하는 업체에 가서 회의를 하고 업무를 진행하면 담당자의 명함을 받게 되는데요. 이럴 때 Evernote의 명함 스캔 기능을 유용하게 활용합니다. 저는 먼저 기본적인 업무 내용을 플로우에서 작성하고 이 내용을 Evernote에 내보내기 합니다. 그리고 나서 생성된 노트에 명함을 저장하면 해당 담당자의 정보와 업무내용을 함께 관리할 수 있습니다. 사실 명함 스캔만으로는 시간이 지나면서 누가 누구인지 헷갈리게 되고 난감할 때가 생기는데요. 이 방법을 사용하면 회의록이나 관련내용, 첨부파일 등이 함께 메모 되어 있어 지난 내용도 상세히 알 수 있습니다. 단순한 명함 DB를 만드는 것이 아니라, ‘유용한’ 명함 DB를 만드는 것이죠. 유용한 명함 DB를 만드는 순서는 다음과 같습니다.

‘미팅 내용/자료 사전 준비 > 미팅 > 업무내용 기록 > Evernote로 내보내기 > 명함 찍기 > 명함 이미지 저장 > 명함 첨부’

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▶더 알아보기: 휴대폰을 사용해 명함을 Evernote로 스캔하는 방법

연관 콘텐츠 활용
제가 Evernote를 꾸준히 이용하는 가장 큰 이유 중 하나는 바로 검색의 용이함 입니다. 그런데 강력한 검색기능을 잘 활용하기 위해서는 전제조건이 있습니다. 노트의 제목을 알맞게 작성하고 태그를 걸어두는 것입니다. 태그의 경우 습관이 들지 않았을 때는 귀찮은 작업일 수 있지만 계속 태그를 다는 습관을 들이다보면 자신만의 노하우도 생기고 유용하게 쓰일 수 있습니다. 제목의 경우 더욱 잘 정리하는 습관이 필요합니다. Evernote에서 작성하는 노트의 경우에는 제목을 적절히 골라 써두지만, 다른 앱에서 내보내기/공유 를 통해 생성되는 노트의 경우 대부분 첫 줄의 내용이 제목으로 지정되기 때문에 의도와 다르게 제목이 설정되기 때문입니다. 그래서 저는 주기적으로 제목을 정리하는 시간을 꼭 가집니다.  이렇게하면 추후 검색시  연관 콘텐츠에 관련성 높은 콘텐츠가 표시될 확률이 올라갑니다. (Tip: 특히 진행하는 프로젝트의 아이콘/이미지 등을 잘 저장 해두면 매우 유용하게 사용할 수 있습니다. 시간이 지나서 원하는 이미지를 검색하면 관련 내용이 줄줄이 보여서 편리하더군요!)

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▶더 알아보기: 노트의 활용도를 높여주는 연관 콘텐츠 기능

웹클리퍼 활용 시크릿 팁
웹클리퍼를 사용해 보관하고 싶은 웹 페이지를 스크랩하는 웹 클리퍼의 핵심 기능 외에 또 하나의 편리한 기능이 있다는 것 아시나요? 검색엔진 (Google, Naver) 검색시 검색어를 입력하면 검색 결과에서 자신의 Evernote 계정의 관련 노트가 함께 보여집니다.

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두둥! 마치 검색엔진에 Evernote 카테고리가 있는 것처럼 편리하게 정리된 내용을 찾아볼 수 있습니다!

▶더 알아보기: 검색 엔진의 검색 결과에서 관련 노트 보기

 

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