수요일 오후 4시 45분. 한 가지 의문이 떠오릅니다. 내가 지금 뭘 해야 되더라?
할 일을 완수하느라 동분서주하지만 이메일 받은편지함의 알림 개수는 시시각각으로 증가합니다. 톰에게도 뭔가 볼 일이 있었는데, 그게 뭐였지? 이번에는 전화가 울립니다. 아이의 선생님인데 따님의 성적이 떨어졌으니 각별히 관심을 기울여 달라는 용건이었습니다. 5시에 긴급 회의가 생겨, 내일 현장 방문을 위한 안건을 확정지으려던 계획이 날아갑니다. 택배를 시간 맞춰 보내지 못했더니 참석자들로부터 문의 문자가 들어오기 시작합니다. 전략 계획은 몇 주 전에 거의 완료했지만 이사회 구성원들의 의견을 기다리고 있습니다. 그런 가운데서도 머릿속 한 구석에 이보다 더 중요한 우선 순위 업무가 있다는 느낌이 들긴 하는데, 그게 무엇인지 도저히 기억이 나지 않습니다.
지금은 바야흐로 정보 과부하의 시대, 많은 사람들이 주의력 결핍에 시달리고 있습니다.
David Allen의 베스트셀러 Getting Things Done*(팬들 사이에서는 애칭 GTD로 알려져 있음)은 현대의 업무 복잡성을 관리하기 위한 다섯 가지 간단한 접근법을 제안합니다. 이 책은 전 세계 수십 개국에서 수백만 권이 판매되었고, 스트레스 없는 생산성의 기술에 대한 실무 가이드로서 독보적인 위치에 올라 있습니다. 그런데 우연히도 GTD 접근법은 Evernote 안에서 쉽게 실행 가능하답니다. 이 글에서 영감을 얻었다면 Simplify Days에서 Barbara Fuller의 사용자 맞춤 Evernote 템플릿을 다운받아 GTD와 함께 새로운 한 해를 시작해 보세요.
GTD가 추천하는 스트레스 없는 생산성의 단계는 다음과 같습니다:
- 생활 속의 모든 책임 항목을 머릿속 이외의 신뢰할 만한 장소에 수집한다(예를 들면 소프트웨어 프로그램 또는 종이 쪽지)
- 각 책임 항목이 정확히 무엇이고, 이행 시 바라는 결과는 무엇이며, 필요한 다음 작업이 무엇인지 명료화한다
- 이러한 작업을 상기할 수 있게 프로젝트 목록으로 정리한다
- 목록의 항목이 명확하고 최신이며 완벽한지 주 단위로 검토한다
- 시스템이 누락 없이 관리해줄 거라는 신뢰 하에, 다음 할 일을 직관적으로 결정하여 실행에 옮긴다
이 다섯 단계를 실천하기 위한 첫 번째 작업은 바로 프로젝트 목록 머리 비우기입니다. 이것은 여러분이 업무와 생활에서 몇 개의 프로젝트에 헌신하고 있는지를 알아내기 위한 단계별 활동입니다. 이 활동은 작업 부하를 느슨하게 제어할 수 있는 첫 걸음입니다. 우선은 현재의 책임 항목들이 무엇인지 명료하고 시각적으로 결정 짓는 것이 그 시작입니다.
이 수집 활동을 통해 발산되는 에너지로 여러분은 이어지는 4단계, 즉 명료화, 정리, 검토, 새로운 업무 흐름의 실행에 대해 곰곰히 생각해볼 의욕을 얻게 됩니다.
저는 이 글에서 프로젝트 목록 머리 비우기를 자세히 소개해 드리려고 합니다. 앞서 소개드린 4가지 템플릿을 Evernote 계정에 추가하여 여러분 각자의 프로젝트를 관리해 보세요.
프로젝트 목록 머리 비우기
프로젝트 목록 머리 비우기는 GTD에 대해 한 번도 들어본 적 없는 사람이든, 여러 해 동안 열심히 실천해온 사람이든, 누구에게나 매우 유용합니다. 대다수의 사람들은 자신의 생활을 떠받치고 있는 프로젝트를 일목요연하게 나열하지 못합니다. 그러면서 할 일이 너무 많고 “그럴 만한 여력이 없다”고 이야기하죠. 완벽한 프로젝트 목록 없이는 자신의 역량이 실제로 어느 정도인지 절대로 알 수 없습니다.
GTD에서 정의하는 “프로젝트” 이해하기
우리는 수십 억 달러 규모의 공사 프로젝트에서부터 화장실 리모델링까지 다양한 활동에 “프로젝트”라는 단어를 사용합니다.
하지만 GTD에서 프로젝트로 인정하는 것은 “성취하기로 마음먹었고 완료하는 데 하나 이상의 행동 단계가 필요한 결과”입니다. 훨씬 협소한 정의를 채택한 것이죠.
이 정의에 따르면 “헤드폰 구입”이나 “프레젠테이션 준비”처럼 아주 단순해 보이는 결과에도 수많은 단계가 필요함을 인정하지 않을 수 없습니다. 이러한 단계를 머릿속으로 추적하는 대신, 외부 도구로 추적하자는 것입니다. 그래야만 “바닥에 말뚝을 박듯이” 진행 상황을 기록하고 정기적으로 검토할 수 있으니까요. 이렇게 박은 “말뚝”을 모두 프로젝트 목록에 모아 놓으면 다음에 해야 할 작업에만 집중할 수 있습니다.
이러한 정의를 고수할 경우 대다수의 사람들은 약 30~100개의 항목으로 이루어진 프로젝트 목록을 만들게 됩니다. 뇌 대신 외부 도구를 사용해야 하는 이유가 여기에 있습니다.
여러분의 프로젝트를 직접 관리해 보고 싶으세요? 아래의 GTD를 위한 Evernote 템플릿을 계정에 추가하고 나만의 프로젝트 목록, 개별 프로젝트, 책임 분야, 주간 검토 노트를 만드세요.
1단계: 수집
머리 비우기
판단하지 마세요. 걸러내지도 마세요. 수집하는 동안 명료화, 처리, 정리, 분류를 시도하지 마세요. 그건 나중에 해야 할 일입니다.
이 단계에서는 프로젝트 목록 템플릿을 사용하세요. 작성한 프로젝트 목록은 이후 단계에서 정리하고 명료화할 것입니다.
살펴보아야 할 곳은 다음과 같습니다:
머릿속
걱정거리가 있나요? 그걸 프로젝트로 규정하세요. 이름을 붙이면 길들이기가 쉬워진답니다. 무언가가 정신의 대역폭을 불필요하게 많이 빼앗아가고 있나요? 조금만 체계적으로 관리한다면 꾸준히 진행시켜 나갈 수 있는 활동들은 무엇일까요?
예: “허리가 아프다” = 병원 검진을 예약해 요통의 원인을 알아낸다
달력
달력에서 몇 주 전의 일정을 되돌아보세요. 어떤 부분에 대한 후속 조치가 필요한가요? 어떤 일들을 마무리지어야 하나요? 이미 일어난 사건에 대한 후속 조치를 위해 어떤 프로젝트를 만들고 싶은가요?
앞으로 할 일을 내다보세요. 무엇을 계획하거나 준비해야 하나요? 어떤 목표를 설정해야 하나요? 누구에게 연락을 취해야 하나요?
예: “팀 워크숍에서 할 일을 구상해야 한다” = 팀 워크숍 안건을 계획한다
다음 조치(할 일) 목록
이미 하고 있는 일이 아직 규정하지 않은, 더 큰 프로젝트의 일부에 해당되지는 않나요?
예: “집 청소업체에 다시 연락해야 한다” = 집 청소업체에 연락해 주간 청소 일정을 잡는다
안건
커뮤니케이션은 어떤가요? 사람들과 이미 일정을 잡아 진행 중인 작업이 더 큰 프로젝트의 일부는 아닌가요?
예: “린다에게 다시 연락을 해야 한다” = 린다와 함께 판촉 계획을 수립한다
서류 가방/백/지갑/손가방
취해야 할 조치를 기억하기 위해 간직해 둔 물건들이 있나요? 프로젝트에 필요해서 보관해 둔 물건들이 있나요?
예: 가방 속의 명함 = 컨퍼런스에서 만난 잠재 거래처에 대해 후속 조치를 취한다
물리적 환경
사무실, 집, 자동차, 책상 주변을 살펴보세요. 어떤 사물이 아직 규정하지 않은 프로젝트를 대변하나요?
예: 책상 위 서류 = 서류를 포장해 사업 파트너에게 우편으로 보낸다
디지털 환경
컴퓨터 데스크톱, 다운로드 폴더, 문서 폴더, 즐겨찾기, 이메일, 브라우저 탭을 살펴보세요. 이름을 붙이고 정리할 수 있는 프로젝트의 일부이기 때문에 곁에 두고 있는 항목들이 있나요?
예: 데스크톱의 PDF 논문 = 초안을 읽고 공동 저자에게 피드백을 전달한다
프로세스 또는 절차
업무나 생활 속의 어떤 프로세스를 더 효율적이고, 합리적이며, 목적에 부합하게 만들 수 있을까요? 정기적으로 하는 일 중에 시간이 너무 오래 걸리거나, 너무 어렵거나, 철저히 생각해 본 적 없는 일이 있나요?
예: 장보기 = 기본 식료품 공급업체 목록을 만들고 Amazon Fresh에 정기 배송을 신청한다
창작 활동의 기회
학습, 개발, 강화, 추진, 시작, 탐색하거나 프로젝트로 다루어보고 싶은 주제가 있나요?
예: 즉흥 연주반 전단지 = 즉흥 연주반을 찾아보고 일정을 잡는다
역량 개발
배우고 싶은 기술이 있나요? 어떤 취미를 시작하고 싶으세요? 어떤 종류의 프로젝트가 여러분의 커리어 발전에 도움이 되거나 인생을 더 재미있게 만들어 줄까요?
예: 온라인 과정 구매 이메일 확인 = Python에서 온라인 과정을 수료한다
이 단계에서는 각 프로젝트의 정확한 결과나 실제로 그 프로젝트에 헌신할 수 있을지에 대해 걱정하지 마세요. 프로젝트가 될 수 있는 거라면 무엇이든 거침 없이 적어보세요. 또한 어떤 이름을 붙일 것인가에 대해서도 너무 고민하지 마세요.
머리 비우기를 끝내면 아래와 같은 형태의 목록이 나올 것입니다. 여러분의 목록은 더 길어질 수도 있습니다.
- 병원 검진을 예약해 요통의 원인을 알아낸다
- 팀 워크숍 안건을 계획한다
- 집 청소업체를 찾아 주간 청소 일정을 잡는다
- 린다와 함께 판촉 계획을 수립한다
- 컨퍼런스에서 만난 잠재 거래처에 대해 후속 조치를 취한다
- 서류를 포장해 사업 파트너에게 우편으로 보낸다
- 초안을 읽고 공동 저자에게 피드백을 전달한다
- 기본 식료품 공급업체 목록을 만들고 Amazon Fresh에 정기 배송을 신청한다
- 즉흥 연주반을 찾아보고 일정을 잡는다
- Python에서 온라인 과정을 수료한다
다음 단계에서는 이 프로젝트를 가지고 무엇을 할지 결정할 것입니다.
2단계: 명료화
목록 다듬기
이전 단계에서는 모든 잠재 프로젝트를 머릿속에서 비우고, 객관적으로 바라볼 수 있게 목록으로 만들었습니다.
이번에는 다시 한 번 목록을 정리해 좀 더 명료하고 실행 가능한 형태로 만들 차례입니다.
이 단계에서도 계속해서 프로젝트 목록 템플릿을 사용하세요. 머리 비우기 섹션에서 1차 프로젝트 목록 섹션으로 항목을 옮기면서 정리하면 됩니다.
고려해 볼만한 몇 가지 옵션:
프로젝트가 아닌 게 분명한 항목을 삭제하세요
가끔은 어떤 항목을 적었는데 다시 보니 적극적으로 헌신할 생각이 없거나 진심으로 관심은 없는 경우가 발생할 수 있습니다. 그런 항목은 삭제하고 잊어버리세요.
“언젠가/어쩌면” 프로젝트는 목록 아랫쪽으로 옮기세요
언젠가 해볼까 싶은 항목이나 정말 하고 싶은지 확신이 서지 않는 항목을 목록 아랫쪽으로 옮깁니다.
같은 결과로 연결되어 있는 프로젝트를 통합하세요
“컴퓨터 옵션 조사하기”, “지금 사용하는 컴퓨터 백업하고 다시 포맷하기”, “컴퓨터 구매 예산 마련하기”처럼 서로 관련된 항목이 있다면 “새 컴퓨터 구매”와 같은 포괄적인 프로젝트 아래에 통합이 가능합니다.
프로젝트가 일회성 과제인 경우, 달력에 추가하세요
예를 들어, “공항에 가서 언니 픽업해 오기”는 오랜 시간에 걸쳐 적극적으로 관리할 필요가 없습니다. 달력의 적절한 날짜에 적어두면 그것만으로도 필요한 행동을 유발하는 효과를 볼 수 있습니다.
프로젝트를 적절히 위임하세요
프로젝트를 다른 사람에게 위임하더라도, 결과에 대한 책임이 여러분에게 있으면 해당 과제에 대한 추적 또는 사후 조치를 위해 프로젝트 항목이 필요합니다.
3단계: 정리
각 프로젝트의 결과 또는 취지 규정하기
원하는 결과를 규정하기 전까지는 어떤 일을 프로젝트라고 명명하는 작업이 끝난 게 아닙니다. 이 단계에서는 각 항목에 대해 얻고 싶은 결과를 규정해야 합니다. 그런 다음, 각 항목을 개별 프로젝트 목록 템플릿으로 옮길 수 있습니다.
이 단계에서도 계속해서 프로젝트 목록 템플릿을 사용하세요. 1차 프로젝트 목록 섹션에서 개별 프로젝트 목록 섹션으로 항목을 옮기면서 원하는 결과를 규정하면 됩니다.
어떤 프로젝트는 “100개의 신규 리드와 25개의 신규 매출 달성하기”처럼 정확한 목표가 있습니다. 그런가 하면 “가족들과 알찬 시간을 갖고 관계를 쌓으며 평온한 휴가 보내기”처럼 결과가 딱히 정해져 있지 않거나 의도에 주안점을 두는 프로젝트도 있습니다.
명확한 결과(또는 목표)를 서술하는 방법에 관한 고전적이면서도 효과적인 지침으로 S.M.A.R.T. 기법이 있습니다. 이 두문자어는 “Specific(구체적), Measurable(측정 가능), Attainable(달성 가능), Relevant(관련성 있는), Time-bound(시간 제한이 있는)”를 의미합니다. 이 기법은 거창하고 감동적인 “인생 목표”에 혹하지 않고, 가능한 한 실속 있고 구체적인 목표를 세울 수 있게 도와줍니다. 간단하게 “나는 이 프로젝트의 결과로 어떤 일이 벌어지길 원하지?”라고 자문해 보세요.
우리의 목록을 예로 들어보면:
- 병원 검진을 예약해 요통의 원인을 알아낸다 [결과: 요통이 해소되고 불편 없이 숙면을 취할 수 있다, 2018년 3월 1일까지]
- 팀 워크숍 안건을 계획한다 [결과: 팀이 달성해야 하는 바를 명확히 이해하고, 안건의 모든 항목에 대한 다음 행동을 규정한다, 2월 19일 월요일까지]
- 집 청소업체를 찾아 주간 청소 일정을 잡는다 [결과: 달력에 주간 청소 일정이 표시되어 있고 집이 항상 깨끗이 유지된다, 2018년 4월 1일까지]
- 린다와 함께 판촉 계획을 수립한다 [결과: 경영진에게 판촉 계획을 승인 받고, 예산을 배정하며, 팀에게 브리핑을 마친다, 2018년 12월 15일까지]
S.M.A.R.T.에서 ‘T’는 ‘Time-bound’를 의미한다는 점을 꼭 기억하세요. 변경 불가한 데드라인이든 그저 희망하는 데드라인이든, 모든 결과에 최종 기한이나 일정이 있어야 한다는 뜻입니다.
각 프로젝트에 대해 파악한 결과/취지는 두 번째 칸에, 일정이나 최종 기한은 세 번째 칸에 적어넣으세요.
각 프로젝트와 바라는 결과가 어떻게 연결되는지 명확히 드러나도록 프로젝트 제목을 다시 작성하세요
약간의 편집 작업이 필요할 때입니다. 모든 프로젝트에 대해 “완료된” 모습이 어떠해야 하는지 다시금 확인하세요. “도착점”이 어디인지 모르면 거기에 도착할 가능성이 거의 없습니다.
모든 프로젝트의 설명에 완료 상태를 나타내는 동사를 사용하세요: 확정, 제출, 전달, 완료, 전송, 명료화, 정리, 업데이트, 실행, 해결, 개편, 디자인, 출시, 설치, 설정, 발행.
관리, 감독, 확인, 극대화 같은 단어를 사용하고 있다면 프로젝트가 아니라 지속적인 책임 영역일 가능성이 높습니다. 책임 영역이란 건강, 재정, 아파트, 생산성처럼 일정 기준을 유지하기 위해 꾸준히 노력해야 하는 인생의 한 부분입니다. 이 항목들 역시 관리가 중요하지만 프로젝트 목록에 속하지는 않습니다.
이 항목들은 책임 영역 템플릿으로 이동시켜, 프로젝트 목록과 별도로 관리할 수 있습니다.
4단계: 검토
매주 GTD 목록 검토하기
전체 목록을 조망해 보고 근본적인 질문을 던져보세요:
- 이 목록은 나의 우선 순위, 관심사, 가치, 장기 목표를 충분히 반영하는가?
- 어느 책임 영역에 프로젝트 개수가 너무 많거나 부족한가?
- 중요한 결과나 목표가 있는데 그것을 겨냥한 프로젝트가 없는 건 아닌가?
- 뚜렷한 결과나 목표가 없는 사안에 시간이나 주의력을 낭비하고 있지는 않은가?
- 뭔가가 명확하지 않다면 이렇게 자문해 보세요. “내가 여기서 정말로 달성하고자 하는 바는 무엇인가?” 또는 “이 일을 하는 이유는 무엇인가?”
- 프로젝트 목록을 모두 펼쳐 놓은 상태에서 없애거나, 연기하거나, 재조정하거나, 명료화하고 싶은 프로젝트가 있는가?
이 Evernote 템플릿으로 한 주를 돌아보면서 주간 검토 노트를 만들어 보세요.
보너스 단계: 프로젝트 차원에서 목록의 우선 순위를 정하세요
개별 과제나 정보가 생겨나는 대로 우선 순위를 정하려면 한 번에 여러 가지를 결정해야 하기 때문에 소모적일 수 있습니다:
- 중요한 일인가?
- 시급한 일인가?
- 중요한 프로젝트에 속하는 일인가?
- 시급한 프로젝트에 속하는 일인가?
- 사소한 세부 사항인가, 결정적인 세부 사항인가?
과제 차원이 아닌 프로젝트 차원에서 업무의 우선 순위를 미리 정해 두면 이렇게 번거로운 의사 결정 작업을 대부분 피할 수 있습니다. 한 주 동안 각 프로젝트에 할애해야 할 정신의 대역폭에 따라, 가장 높은 우선 순위에서 가장 낮은 우선 순위까지 목록을 정렬하세요. 매주 이 작업을 하면 한 주 동안 자잘한 의사 결정을 내리기가 훨씬 수월해집니다.
프로젝트는 끊임없이 변화하고 진화하기 때문에 주간 검토 활동은 정기적으로 하는 것이 좋습니다. Senior GTD 코치 Meg Edwards씨는 주간 검토야말로 GTD의 “마스터 키”라고 이야기합니다. 한 주를 돌아보고 프로젝트 목록을 업데이트하는 것은 나 자신과의 정기적인 약속입니다.
근무 시간의 혼돈을 피해 좀 더 차분하고 균형 잡힌 관점으로 이 검토를 수행한다면 한 주 내내 그 시각을 유지하기가 더 쉬울 것입니다. 개별 프로젝트 매니저와 같은 사고에서 벗어나, 마치 프로젝트 포트폴리오 매니저처럼 프로젝트 포트폴리오 전체의 위험과 보상 사이의 균형을 맞추기 시작한다는 뜻입니다.
5단계: 실행
업무 통제력을 되찾고 생산성 있게 작업하기
명확한 프로젝트 목록이 있으면 당장 해야 할 일이 무엇인지 기억할 필요 없이 과제 수행에 착수할 수 있습니다. GTD의 목표는 스트레스, 긴장, 장애물을 감정 폭발의 방아쇠가 아니라 새로운 프로젝트의 방아쇠로 활용하는 것입니다.
GTD에 대해 더 자세한 내용을 알아보려면 책을 읽거나(2015년 개정판), 회원 사이트 GTD Connect에 가입하거나(웹 세미나, 인터뷰, GTD 방법론의 모든 측면에 대한 교육 가이드 포함), 동영상 기반의 온라인 강좌 Get Stuff Done Like a Boss를 활용하세요.
*GTD®와 Getting Things Done®은 The David Allen Company의 등록 상표이며, 이 강좌는 어떤 식으로든 해당 업체에 의해 승인되거나 제휴되지 않았습니다
†Evernote 프리미엄 혜택은 Evernote 프리미엄 구매 시에만 제공됩니다. 신규 사용자 또는 Evernote 베이직 사용자만을 대상으로 합니다. 혜택은 2018년 1월 31일 11:59 PM PST에 만료됩니다. 이 혜택은 현금 가치가 없으며 다른 혜택과 중복 사용이 불가합니다. Evernote 직접 결제인 경우에만 이 혜택을 사용할 수 있습니다. iTunes, Google Play, Amazon과 같은 타사 결제 서비스 또는 현 구독의 연장에는 혜택이 적용되지 않습니다.
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