Scannable에서 Sunrise까지, HGTV에 출연하는 방송인이자 사업주인 Anthony Carrino씨는 Evernote를 사용해 업무를 정리하고 건축업자, 디자이너, 사업주, 방송인으로서의 커리어를 효과적으로 관리합니다.
Anthony씨는 자신의 Evernote 워크플로우가 기업 운영의 모든 측면에서 생산성 향상에 어떠한 도움이 되고 있는지 상세히 설명해 주셨습니다.
Anthony씨는 Kitchen Cousins, Cousins On Call, Cousins Undercover 같은 HGTV 프로그램에 출연하는 두 사촌 중 한 명으로 알려져 있고, ULive.com의 웹 시리즈 Chill & Grill에도 등장합니다. 그는 이번에 사촌 John Colaneri씨와 함께 HGTV를 통해 2015년판 Most Desperate Kitchens를 선보이며 굉장한 모험을 이어가고 있습니다.
저는 부동산 개발업자, 건축업자, 디자이너, TV 방송인으로 바쁘게 살고 있습니다.
끊임없이 출장을 다니고, 그러면서도 프로젝트 세부 사항을 일일이 챙겨야 하는데다, 의뢰인들은 입맛이 까다로우시죠. 제가 지난 몇 년에 걸쳐 개발해온 워크플로우는 능률적인 업무 처리에 도움이 되었을 뿐만 아니라, 여러 업무 현장을 떠나있는 동안에도 마음을 놓을 수 있었던 숨은 공신이었습니다.
이 워크플로우의 중심에는 Evernote가 있습니다.
Evernote를 사용하면 매끄럽게 업무를 진행하고 원하는 대로 정리할 수 있으니, 굳이 정해진 틀을 따를 필요가 없습니다. Evernote는 누구에게나 잘 맞는 도구니까요.
저는 모든 주제에 대한 노트북이 있습니다. 다음에 시도할 타투 아이디어에서부터 다음에 가볼 레스토랑과 휴가지에 관해 여자친구와 나눈 워크챗, 각 디자인 의뢰인을 위한 디자인 관련 스택, 향후 가능성 있는 프로젝트와 현재 진행 중인 프로젝트를 모은 개발 관련 스택, 각 TV 에피소드별 스택도 있죠. 모든 자료에 제자리가 정해지면 어떤 장치에서든 노트를 꺼내 아무 때나 협업할 수 있으니 엄청난 업무 효율이 보장됩니다. 여유 시간이 점점 줄어드는 지금의 상황에서 효율성은 제게 매우 중요한 요소입니다.
Evernote는 수시로 디자인 아이디어를 집어넣고 그걸 적절한 고객별 노트북으로 보내기 위한 방법으로서도 훌륭하지만 저에게 가장 중요한 기능은 PDF 주석입니다. 특히 스마트 스티커를 사용하면 더욱 효율적이죠. 뉴욕에서 로스앤젤레스까지 비행기를 타고 가는 동안 iPad Mini로 20페이지짜리 실물 크기 도면에 표식을 추가한 적도 있었습니다.
개인 의뢰인의 경우, 저의 일반적인 업무 프로세스는 다음과 같습니다:
1. 현장을 방문해 디자인/건축 의뢰인과 첫 회의를 합니다. 서로 이야기를 나누고, 사진을 찍고, 의뢰인의 목표를 이해해 나가는 과정인데, 그 내용은 모두 첫 노트에 들어갑니다. 저는 이 노트를 저희가 만날 건축가들에게 이메일로 미리 보내줍니다. 저희와의 회의에 앞서 사전 준비가 필요하기 때문입니다.
2. 의뢰인의 이미지 수집을 위한 또 다른 노트북을 만들고, 마음에 드는 이미지가 있으면 다같이 검토해 볼 수 있도록 뭐든지 거기에 넣어달라고 의뢰인에게 부탁합니다. 저도 괜찮다 싶은 이미지를 여기에 집어넣습니다.
3. 건축가를 만나 회의를 하고 공간 계획 세부 사항을 위한 노트를 만듭니다. 건축가가 놓치는 부분이 없도록 하기 위해서이기도 하고, 제가 도면 시안을 검토할 때 자세히 살펴볼 부분을 기억하기 위해서입니다.
4. 건축 공간을 원형 그대로 놓고 의뢰인과 디자인 회의를 진행합니다. 의뢰인의 생각과 저희 생각을 검토하고 다듬어나가는 과정입니다. 의뢰인이 마음에 들어하는 이미지에 주석을 달아 그 이미지 안의 어떤 요소가 관심 대상인지 표시합니다. 그런 다음, 중요한 이미지들을 모두 하나의 노트에 담습니다. 그것은 모두가 공통적으로 마음에 들어하고 작업의 출발점으로 삼고 싶은 이미지들입니다.
5. 1차 도면 표식 작업 중 건축가가 Dropbox를 통해 수정 사항을 별도의 PDF로 보내오는 경우, 저는 각 파일을 Notability로 열어서 PDF를 하나의 파일로 합칩니다. 만약 도면이 엉망이라면(변경해야 할 부분이 많다는 뜻) Notability의 도구들을 사용해 그 위에 스케치를 한 다음, Evernote로 내보내기해 즉각 주의를 끌 수 있도록 스티커를 추가합니다. 이 프로세스는 여러 차례 반복되므로, 각 도면 세트는 날짜가 표시된 새 노트로 만들어집니다. 따라서 세트끼리 쉽게 비교가 가능합니다.
디자인 계획과 공사 서류가 갖추어진 다음에야 저희는 물리적 변경을 개시합니다. 저희에게는 작업 현장을 효율적으로 운영할 수 있는 도구가 하나 있는데, 그것은 바로 FieldLens입니다. 이 소프트웨어를 통해 저는 현장의 모든 하청업체 및 건축가와 협업하고, 정보요청서를 보내고, 결정 항목을 확정하고, 각 작업을 올바른 하청업체에게 배정할 수 있습니다. 뿐만 아니라, 이 멋진 책임 관리 도구 덕분에 프로젝트 일정에 맞추어 모든 작업을 진행할 수 있습니다.
저는 또 다른 노트에 전체 과정의 진행 상황을 사진으로 담아 의뢰인과 공유합니다. 노트를 또 하나 추가해 각 단계에서 발생하는 의견, 우려, 변경 사항을 파악하기도 합니다.
TV 에피소드를 구성하는 과정은 그 절차와 속도 면에서 상당한 차이가 있지만 이 경우에도 Evernote는 작업 능률을 높여줍니다. 일단 단번에 이해가 되게 노트북과 스택을 나누는 게 관건입니다. 그렇게 해놓고 나면 Evernote의 믿음직한 기능들을 이용해 모든 디자인을 기록하고 필요한 표식을 추가할 수 있습니다. 앞서 언급한 다른 앱들과 함께라면 저는 진정한 모바일 일꾼입니다. 그러다가 새로운 레스토랑이 목록에 추가되었다는 푸시 알림을 받으면 환하게 웃곤 합니다.
제가 사용하는 앱들입니다:
- Evernote – 중심점
- Scannable – Evernote가 최근 발표한 이 앱 덕분에 저는 어떠한 종이 문서도 PDF로 전환할 수 있습니다. 파일 크기가 작고 간편하게 공유할 수 있다는 장점이 있습니다.
- Skitch – 사진에 재빨리 표식을 추가할 수 있습니다.
- Dropbox – 언제 어디서든 필요한 모든 파일을 사용할 수 있습니다.
- FieldLens – 작업 현장과의 협업을 위한 최고의 업무 관리 앱입니다.
- Notability – 막강한 스케치 및 하이라이트 도구를 사용해 여러 개의 낱장 PDF를 하나의 유기적인 문서로 통합할 수 있습니다.
- SignEasy – 계약서 서명에 필요한 앱입니다. (Evernote App Center에서 다운로드 가능합니다.)
