무질서의 비용
정리를 하지 않는 것은 리모컨을 잘못 놔두거나 이메일 회신을 깜박하는 것보다 더 심각한 결과를 불러올 수 있습니다. 첫째, 값비싼 비용이 듭니다. 2017년의 한 조사에 따르면 우리는 휴대폰, 열쇠, 리모컨처럼 잘못 놔둔 물건을 찾느라 일년에 총 2.5일을 쓴다고 합니다. 미국인들은 잃어버린 물건을 다시 사는 데에 매년 27억 달러를 지출하고, 절반 이상은 다급하게 물건을 찾다가 직장이나 학교에 지각하는 일이 잦습니다.
둘째, 정리를 하지 않으면 정서적 안정에 중대한 영향을 끼칠 수 있습니다. 데이터에 의하면 자기 집이 “어수선”하거나 “난장판” 같다고 표현하는 사람들은 “평온”하고 “활력을 준다”고 말하는 사람들에 비해 더 우울하고 피곤해하며, 스트레스 호르몬인 코르티솔 수치가 높은 것으로 나타났습니다. 만약 재택 근무를 하거나 실업 상태인 경우, 상시 어질러진 가운데 머물게 되므로 그 영향력은 더욱 커집니다.
위험 요소는 분명 존재하지만 정리에 대한 접근법이 언제나 명확한 것은 아닙니다. 설레지 않는 물건을 버리는 방법도 있지만 그러다 보면 가지고 있는 물건의 가짓수에만 지나치게 신경 쓰느라, 자칫 생산성을 높이는 방식으로 물건을 정리하고 사용하는 일에는 소홀해질 수도 있습니다. 게다가, 실체가 있는 물건만 혼란을 불러오는 것은 아닙니다. 사용하는 앱과 만들어놓은 파일처럼 디지털 생활도 무질서해질 수 있죠.
업무와 개인 생활을 정리하는 5가지 방법
궁극적인 목표는 생활을 정리해 차분함을 되찾고 좀 더 명료하게 사고할 수 있도록 돕는 것입니다. 방법은 사람마다 다를 것입니다. 어떤 사람들은 단순함과 미니멀리즘 속에서 최고의 능률을 발휘하고, 다른 사람들은 색상별 라벨과 일관성 속에서 질서를 찾습니다. 다양한 접근법을 실험해 자신에게 와 닿는 방법을 찾으세요.
시도해볼 만한 다섯 가지 방법은 다음과 같습니다:
1. 라벨과 디지털 파일에 대해 표준적인 명명 규칙을 적용하세요
“초안_V6” 또는 “아이디어”처럼 무의미한 노트나 파일명을 만드는 것은 누구나 저지르는 실수입니다. 이렇게 모호한 파일명은 그 자체로 큰 문제가 없습니다. 하지만 이 습관이 수백 또는 수천 번 반복될 경우, 특정한 문서를 찾기가 불가능해질 수 있습니다. 다 비슷해 보이는 검색 결과를 확인하거나, 혹은 수십 개의 노트를 열어서 올바른 노트를 찾느라 시간을 낭비하게 되는 거죠.
표준적인 명명 규칙을 정해놓으면 디지털 업무 공간을 정리된 상태로 유지할 수 있습니다. 이 명명 규칙이 굉장히 거창하거나 부담스러운 것일 필요는 없습니다. 제목이나 파일명에 가급적 상세한 정보를 추가하는 데에 집중하면 됩니다. 가령 프로젝트 제목, 유형, 팀원의 이름이나 머릿글자, 날짜별로 파일을 정리할 수 있습니다. 예를 들면 “초안_V6” 대신 날짜, 초안 제목, 작성자명을 추가하세요: “04012020_HowtoStayOrganized_EmilyEsposito.”
자신에게 맞는 형식을 찾아서 고수하세요. 팀과 함께 일하는 경우, 모두에게 동의를 얻고 노트북이나 폴더 체계에도 명명 규칙을 적용해 모든 자료를 정리하세요. 예를 들어, 고객사 > 년도 > 프로젝트의 순서로 Google Drive 공유 디렉터리를 만들거나, Evernote에서 노트북과 태그의 조합을 사용함으로써, XYZ 고객사의 2018년도 글쓰기 프로젝트를 모든 팀원이 쉽게 찾을 수 있습니다.
프로 팁:
- 특수문자(예: @, #, !)는 숫자(0-9)보다 먼저, 숫자는 문자보다 먼저 정렬됩니다. 가장 중요한 노트의 시작 부분에 특수문자를 사용하면 그 노트가 항상 노트 목록 최상단에 표시되게 할 수 있습니다.
- 날짜별 정렬이 유용한 경우, YYYY-MM-DD의 날짜 형식을 따라야 순서대로 표시됩니다.
2. 자동화를 활용해 앱 사이의 정보를 연결하세요
하루 종일 여러분은 각각의 정보가 담긴 앱 사이를 쉴 새 없이 오가며 사용합니다. 실제로, 한 연구에서 직원들은 35개의 업무 관련 앱을 하루에 1,100번 이상 전환하는 것으로 나타났습니다. 이러한 패턴은 생산성에 영향을 끼칠 뿐 아니라, 정보를 분실하거나 특정 앱에 너무 많은 데이터가 쌓일 가능성을 높이게 됩니다. 그러면 어떻게 될까요? 어느 작업을 어느 앱에서 완료할지 신경 쓰다가 디지털 업무 흐름뿐 아니라 머릿속까지 어수선해집니다.
Zapier나 IFTTT 같은 도구들은 자주 사용하는 앱을 연결해 각각의 앱 사이에서 정보가 자동으로 흐를 수 있게 도와줍니다. Zapier의 경우, (Evernote와 같은) 앱을 검색 후 “Zap”(미리 만들어진 통합 기능) 목록에서 선택하거나, 나만의 업무 흐름을 직접 만들 수 있습니다. 예를 들면 Dropbox 파일을 Evernote로 보내거나, Evernote의 새 노트로 Trello 카드를 만드는 것입니다.
IFTTT에서도 Applet이라는 미리 만들어진 통합 기능을 검색하거나, 직접 만들 수 있습니다. Evernote의 기능을 확장하여 새로운 Evernote 알리미가 등록될 때 Google Calendar 이벤트가 생성되게 하거나, 새로운 WordPress 게시물을 Evernote에 저장해 모든 자료를 한 곳에 보관하세요.
3. 책상 공간을 최적화하세요
책상 위에 종이, Post-it® 노트, 펜, 군것질거리 등이 쌓이다 보면 어느덧 잡동사니 더미가 되기 쉽습니다. 이 모든 물건은 용도가 있지만, 그걸 정리하고 진열하는 방식은 여러분의 업무 능률에 큰 영향을 줍니다. 책상이 어수선할수록 스트레스와 불안감이 높아지기 때문입니다.
그렇다고 아무것도 없는 책상이 무조건 최선은 아닙니다. 각자에게 맞는 최적의 책상 배치는 전적으로 자신에게 달려 있습니다.
예를 들어, 정리전문업체 STR8N Up의 Jennifer Truesdale 사장은 Money.com에 실린 기사에서 “시각적으로 업무를 처리하는 사람은 모든 것을 보이지 않게 치워두면 능률적으로 일하지 못한다.”고 말했습니다. 시각적 단서가 필요하다면 책상 위에 서류와 물품을 꺼내놓되, 색상 시스템을 사용해 한눈에 업무를 파악할 수 있습니다.
책상을 정리하는 또 하나의 방법은 하루의 업무 흐름을 생각해보는 것입니다. 가장 자주 사용하는 물건 3~5가지를 파악하여 손 닿는 곳에 배치하세요. 나머지는 따로 수납하거나 치워둘 수 있습니다. 혹은 본능적인 선형 처리 성향에 맞게 책상을 구성하세요. 가령, 컴퓨터나 전화기처럼 “들어오는” 물건은 왼쪽에 배치하고, 가운데는 작업 공간으로 비워두며, 스테이플러나 완성된 서류 작업처럼 “나가는” 물건은 오른쪽에 배치하는 것입니다.
여러분이 일하고 정보 처리하는 방식에 직관적으로 맞아떨어지는 방법을 찾을 때까지 다양한 배치 방법을 시도해 보세요.
4. 종이 없는 사무실을 실현해 쓰레기와 잡동사니를 줄이세요
세계는 얼마전 50번째 지구의 날을 맞았습니다. 그러나 종이 폐기물을 줄이기 위해 우리가 할 수 있는 일은 아직도 많이 남아 있죠. 생활은 갈수록 디지털화되고 있지만 종이는 여전히 오늘날의 현실입니다. 평균적인 사무직 노동자는 연간 10,000장의 종이를 사용하며, 일부는 재활용되기도 하지만 대부분은 책상 위 문서 보관함에 그대로 놓여 있습니다.
인쇄된 문서를 사용하면 “Ctrl + F” 단축키를 사용해 올바른 정보를 찾는 편리함을 더는 누릴 수가 없습니다. 종이 없는 사무실을 실현해 정보 검색 시간을 절약하고 물리적인 공간을 깔끔하게 정리하세요.
시작하기 전에 현재 가지고 있는 문서를 살펴보세요. 보관이 필요한 문서와 재활용할 수 있는 문서를 비판적으로 평가하세요. 다음 표는 훌륭한 출발점이 됩니다:
가급적 많은 종이 문서를 디지털 파일로 전환하는 것이 목표입니다. 중요한 종이 문서(예: 법률 서류)는 그대로 보관해야 할 수도 있지만 디지털화해서 안전한 백업본을 만들어두는 것도 좋은 방법입니다.
지금 쌓여 있는 종이더미를 처리했다면 앞으로는 종이 없이 생활할 수 있도록 계획을 세우세요. 새롭게 습관을 들이려면 시간이 걸리겠지만 간단하게 연습을 시작하는 방법은 회의를 활용하는 것입니다. 발표 자료, 문서, 회의 안건을 인쇄하는 대신 모든 자료를 Evernote의 노트로 옮기세요. 프레젠테이션 파일과 보조 문서를 노트에 직접 첨부하여 팀원들과 공유하세요.
프로 팁:
- 종이 파일을 Evernote로 스캔하는 것은 스마트폰의 카메라를 사용할 때처럼 간단합니다. Evernote 앱에서 카메라 아이콘을 누르고 스캔하고 싶은 항목에 장치를 갖다대세요.
5. 정리를 습관화하세요
새 집이나 사무실로 이사한 후, 혹은 어느 날 오후 시간을 들여 디지털 생활을 간소화하고 난 후, 얼마나 정돈된 느낌이 들었는지 떠올려 보세요. 그런데 몇 달 뒤 예전의 상태로 돌아가지 않았나요? 책상은 어지러이 흩어져 있고, 정리 시스템은 더 이상 사용하지 않으며, 파일명은 엉망진창인 상태 말이죠. 이것은 완벽히 정상적인 일이고, 정리된 상태를 유지하려면 계획을 미리 세워두어야 합니다.
다음 팁은 한 번 사용하고 끝나는 전략이 아니라, 정기적인 습관으로 자리잡아야 합니다. 회의나 큰 행사를 준비할 때처럼 정리를 위한 시간을 따로 마련하세요. 매일 하루를 마무리하면서 10분 동안 디지털과 물리적 공간을 청소하거나, 금요일마다 한 시간씩 집중적으로 정리해도 좋습니다.
다양한 정리 방법:
- 작업 공간이나 집을 돌아다니면서 되는 대로 놓여 있는 물건들을 모으세요. 그런 물건들을 물리적인 서류함에 집어넣거나 Evernote로 스캔하세요.
- 컴퓨터 데스크톱을 치우고, 다운로드 폴더를 청소하고, 휴지통을 비우세요.
- 모든 디지털 인박스(이메일이나 Evernote처럼 새로운 정보를 받는 곳)를 살펴보면서 자료를 보관하거나, 삭제하거나, 특정 폴더로 옮기세요.
프로 팁:
- GTD 주간 검토 템플릿을 사용해 체계적으로 관리하세요.
단순함은 좀 더 명료한 사고로 이어집니다
생활을 정리하는 것은 단순히 잡동사니를 없애는 것만을 의미하지 않습니다. 그것도 하나의 방법이지만 보다 종합적인 접근법을 취해야 합니다. 차분함을 되찾고 좀 더 명료하게 사고하려면 어떻게 해야 할지 생각해 보고, 그 방법을 물리적 공간, 업무 흐름, 앱, 디지털 파일에 적용하세요.
그리고 반드시 모든 것을 내다버릴 필요는 없다는 점을 기억하세요. 보관하고 싶은 물건이 있다면 최고의 업무 성과를 내기에 합당한 방식으로 진열해 두면 됩니다.
