업무는 모든 걸 혼자서 진행할 수는 없습니다. 미팅, 사전 협의, 회의 등 두 사람 이상이 시간을 공유해야만 하는 경우가 적지 않지요. 오늘은 하루 중 몇 시간을 회의에 쓰셨나요?
회의에 시간을 뺏기면, 다른 작업에 쓸 시간이 줄어들어 결과적으로는 야근해야 하는 경우도 많이 생기게 됩니다. 본 블로그에서 몇 가지 방법으로 나누어, 회의 시간을 줄이는 방법에 대해 생각해봅시다.
우선, 만일 회의를 개최하는 측인 경우, 다음 사항들을 잘 생각해보세요.
회의 목적을 분명히 하기
회의를 하는 목적에는 다음과 같은 것이 있습니다.
- 참가 멤버 간 정보를 공유하여 의견을 맞추는 자리
- 무언가 결정을 내리는 자리
- 각자 아이디어를 가지고 모이거나, 자유롭게 토론하는 자리
예를 들어 정보 공유를 목적으로 한 회의의 경우, 정보를 공유하기 위해 모든 멤버가 한자리에 모일 필요가 있을까? 에 대해 생각해봅시다. 예를 들어 메일이나 채팅으로 공유하면 안 되는지? 각자가 제출한 보고서를 읽어보는 방법으로는 안 되는지? 등등. 긴급 사태로 모두의 의견을 수렴해야 하는 경우가 아닌 이상, 대체 방법이 있지 않을까요?
미팅에 참석해야 하는 사람을 최적화하기
무언가 결정을 내리는 자리라면, 당연히 그 내용을 판단할 수 있는 멤버가 참가해야만 합니다. 한편, 그 자리에 꼭 있을 필요가 없는 사람을 부르는 것은 그 사람의 작업 시간을 빼앗으며, 인건비를 낭비하는 것이나 다름없습니다. ‘그냥’, ‘일단’ 부르지 말고 미팅의 목적을 달성하기 위해 이 사람이 정말로 필요한지? 생각해 봅시다.
회의 주제를 사전에 공유하고 필요에 따라 준비하기
이야기하고 싶은 소재, 정하고 싶은 사항 등 회의의 목적과 관련 정보를 사전에 미팅 참가자에게 공유하세요.
또한, 무턱대고 1시간 단위로 회의를 설정하지 말고, 의제에 맞추어 유연하게 시간을 정하세요. 다시 한번 말하지만, 미팅에는 인건비가 든다는 사실을 잊지 말아야 합니다.
작업 항목을 정리해서 회의록 공유하기
회의가 끝나면 회의에서 결정된 사항, 할 일 등을 참가자 및 관계자와 공유합니다. 누가, 무엇을, 언제까지 할지 등 작업 항목도 명확히 해두세요. Evernote의 회의록 템플릿도 꼭 활용해 주세요.
참고 블로그 : Evernote의 회의록 노트가 편리한 8가지 이유
또한, 만일 회의에 참가하는 입장인 경우, 다음 사항을 잘 생각해보세요.
정말로 참가할 필요가 있는지 주최자에게 확인하기
회의에 출석했는데 본인은 아무 발언도 하지 않고 끝난 경험이 있으신가요? 참고될만한 정보를 얻었을지 몰라도, 회의록만 읽어도 충분했을지 모릅니다. 정기적으로 개최되는 미팅인 경우에는 주최자에게 앞으로 이 미팅에 참가할 필요가 있는지? 왜 본인을 불렀는지? 를 확인해 보는 것도 좋을지 모릅니다.
