업무의 효율을 높이고 싶어 Evernote를 설치했는데 이걸로 뭘 할 수 있지? 뭐부터 해야 하지? 라며 어려워하는 분들이 많을지도 모르겠네요. 그래서 업무시의 고민유형에 따라 에버노트 초보자에게 추천하는 5가지 기능을 소개해 드립니다. 스마트폰이 있다면 모두 가능하니 꼭 시도해 보세요!
1. 할 일이 너무 많아서 무엇부터 시작해야 할지 모를 때.
해야 할 업무가 많은데 급한 일을 몇 개나 부탁받아, 무엇부터 손을 대야 할지 몰라 멘붕! 이런 상황 없으셨나요?
이럴 때는 일단 해야 할 일을 적어 머릿속을 정리하는 것이 중요합니다. Evernote의 체크리스트를 사용하여 To do 리스트를 만들어봅시다.
업무를 가시화함으로써 전체적인 일의 양과 우선도 등을 파악할 수 있어, 막연했던 불안감이 줄고 업무를 효율적으로 진행할 수 있습니다.
출근길 지하철 안이나 퇴근하기 전 사무실 등, 내가 정한 타이밍에 업무를 정리하는 것을 습관화하는 것도 추천합니다.
2. 나중에 참고하려 했던 Web 페이지를 찾을 수 없을 때.
‘이 웹페이지 참고하면 좋을 것 같으니까 나중에 다시 봐야지.’라며 북마크에 저장해뒀는데 페이지 자체가 삭제되어 볼 수 없게 되거나, 북마크한 것이 너무 많아서 보고 싶은 페이지를 찾을 수 없어서 곤란했던 적 없으신가요?
이럴 때는 Web 클리퍼를 사용하여 페이지를 통째로 Evernote에 저장해 보세요. 한 번 저장해두면 필요할 때 검색으로 바로 꺼내볼 수 있고 페이지 자체가 없어져도 Evernote에서는 볼 수 있습니다.
예를 들어 이럴 때 저장해두면 편리합니다.
- 우리 회사나 경쟁사, 업계 트렌드 등에 관한 기사
- Web 명세서나 사무기기의 Web 취급 설명서
- 회식이나 환영회 때 가면 좋을 것 같은 맛집 페이지
- 출장 시 숙소나 방문지까지의 지도
- 리뉴얼 전의 자사 웹페이지
3. 명함을 찾거나 관리하는 데 시간이 굉장히 많이 들 때.
교환한 명함을 어떻게 관리해야 할지 고민하다가 결국에는 책상 서랍에 그냥 넣어둔 적 없으신가요? 또는 분명 명함을 받았는데 어디 있는지 보이지 않아 찾는 데 시간이 오래 걸리지는 않으시나요?
명함에서 중요한 것은 명함 그 자체가 아니라 소속이나 연락처 등의 내용. 정말 꼭 필요한 것, 가지고 있어야 하는 것 외에는 Evernote의 명함 스캔으로 저장해두세요. 방법은 간단! 스마트폰 Evernote의 카메라로 명함을 화면에 비추기만 하면 됩니다.
Evernote의 명함 스캔 기능으로 작성된 노트는 ‘연락처 노트’라는 특별한 레이아웃의 노트로 저장됩니다. 그래서 전화나 메일 아이콘을 누르면 직접 전화를 걸거나 메일을 보낼 수 있습니다. 또한, 그 사람에 대한 메모도 추가할 수 있습니다.
게다가 저장한 명함은 필요할 때 바로 검색하여 꺼내볼 수 있습니다. ‘회사명은 아는데 이름이 기억이 안 나…’ 이런 경우에도 검색하여 찾을 수 있어 안심입니다. Evernote의 명함 스캔은 프리미엄 기능입니다. 베이직・플러스로는 5장까지 무료로 사용해볼 수 있습니다.
4. 중요한 메일을 바로 찾을 수 없을 때.
메일 수신함에는 업무 메일부터 메일 매거진, 광고 메일, 스팸 메일까지 하루에도 수많은 메일이 들어옵니다. 이렇게 많은 메일로 예약한 비행기의 e티켓이나 업무 의뢰에 관한 중요한 메일 등이 몇 페이지나 뒤로 가버려 바로 찾기 어려웠던 적 있으시지요?
이럴 때는 메일 전송 기능(플러스 및 프리미엄의 기능. 베이직에서는 5개까지 무료로 사용 가능)으로 메일 통째로 Evernote의 노트에 저장. 계정마다 하나씩 부여되는 ‘Evernote 고유 메일주소’로 메일을 보내면 그 내용이 Evernote의 노트로 저장됩니다.
이 기능은 정기적으로 오는 메일 매거진을 Evernote에 한데 모아두고 싶을 때도 편리합니다. 방법은 메일 매거진 등록 시 등록 메일주소를 ‘Evernote 고유 메일주소’로 하면 됩니다. 불필요한 메일은 삭제하고 저장해두고 싶은 메일은 Evernote에 전송하면 메일 수신함이 깔끔해져 업무의 능률도 오를 것입니다.
5. 일정에 관한 세세한 정보를 관리하기 어려울 때.
일정 관리는 캘린더에서 할 수 있지만 일정에 관한 세세한 정보(지도, 메모, 이미지 등)는 여기저기 흩어져 있기 마련입니다. 예를 들어 비행기의 e티켓, 메일로 온 입장권, 방문 예정인 상대의 명함 등을 당일에 급하게 찾은 적 없으신가요?
이럴 때는 캘린더와 Evernote를 연계해 두는 것을 추천합니다. Evernote 앱을 실행하지 않아도 Outlook 일정표 앱과 Google 캘린더 등에서 노트 표시가 가능합니다. 텍스트는 물론, 스캔한 명함과 서류, 사진, 메일, 링크, Web 페이지 등 무엇이든 저장해둘 수 있는 Evernote이기에 일정표와 연계하여 사용하면 매우 편리합니다.
