Evernote Business의 “스페이스”는 팀 안에서 무슨 일이 일어나고 있는지, 무엇이 중요한지를 한눈에 확인할 수 있는 장소입니다. 다양한 사용법이 있으며, 오늘은 몇 가지 예를 소개합니다.
매뉴얼로 사용
신입 사원이나 새로운 팀 멤버에게 회사의 규칙이나 다양한 프로세스를 공유할 때, 여러분은 어떻게 하시나요?
“이 폴더를 확인해 주세요”라는 말에 폴더 내용을 보기는 했지만, 원하는 정보를 찾을 때까지 많은 서류를 하나하나 열어봐야 했다… 이런 경험 있지 않으신가요?
Evernote Business의 스페이스를 사용하시면 텍스트・사진등 다양한 양식의 파일을 사용하여 읽기 쉽고 알기 쉬운 매뉴얼을 작성할 수 있습니다.
・ 공유하면 상대의 Evernote에 바로 표시 : 스페이스를 공유하면, 공유 상대의 Evernote에 그 스페이스가 바로 표시됩니다. 매일 바쁜 업무 중에도 “초대 메일을 놓쳐서 중요한 정보를 못 보고 지나쳤다”는 경우가 없어집니다.
・ 노트를 고정 표시할 수 있다 : Evernote Business의 스페이스에서는 특정 노트를 고정하여 표시할 수 있습니다. 반드시 봐야 할 정보나 먼저 봐야 하는 노트는 항상 눈에 띄는 고정 표시 영역에 핀으로 꽂아 두세요.
다양한 프로세스 관리에 사용
Evernote는 프로젝트 관리 전용 툴은 아니지만, 스페이스를 잘 활용하면 간단한 진척 관리가 가능합니다.
프로젝트의 스페이스를 작성하고, 진척 상황별로 노트북을 작성합니다. 노트를 상황별 노트북으로 이동시키면 프로젝트 전체를 파악하기 쉬워집니다.
예를 들어 인재 채용을 위해서 스페이스를 활용하는 경우를 생각해 봅시다. “영업 담당 채용”이라는 스페이스를 작성하고, “서류 선정” “전화 면접” “대면 면접” “채용” “탈락”과 같은 노트북을 작성합니다.
인사 담당자는 입사 지원이 들어오면 이력서 등의 서류를 토대로 노트를 작성하고 “서류 선정” 노트북에 후보자를 추가합니다. 채용 부서의 책임자는 “서류 선정” 노트북을 확인하고 다음 스텝으로 진행하고 싶은 후보자를 “전화 면접”으로 이동. 인사 담당자는 이 정보를 바탕으로 전화 면접을 설정합니다.
이처럼 메일을 주고받을 필요 없이 노트를 이동시키면서 일을 진행하는 것도 가능합니다.
이러한 방법은 다양한 프로세스에서 사용할 수 있습니다. 블로그 글을 쓰는 일에서는 “아이디어” “집필 중” “리뷰 중” “완성” 등으로 관리하거나. 할 일 관리에서는 “미정리” “대기 중” “작업 중” “완료” 등으로 관리할 수 있습니다.
・ 최신 정보를 알기 쉽다 : Evernote Business의 스페이스에서는 새로운 정보가 항상 보기 쉬운 위치에 표시됩니다. 이에 따라 새로운 후보자가 추가되거나 노트에 변경 사항이 있다는 것을 한눈에 알 수 있습니다.
・ 관계자가 접속할 수 있는 정보를 항상 최신으로 : 지금까지는 진척 상황을 알기 위해서는 각 후보자의 서류나 주고받는 메일 내용을 하나하나 확인할 필요가 있었습니다. 관계자 간에 적절한 정보를 공유함으로써 모든 멤버가 가진 정보를 최신 정보로 통일할 수 있습니다.
고객 관리를 위하여
많은 고객을 보유한 회사에서는 고객의 정보를 관리하고 싶다는 희망 사항이 있을 것입니다. 예를 들어 Salesforce는 CRM 서비스로서는 상당히 뛰어나지만, 이런 경우는 어떨까요?
예를 들어 고객의 요청에 맞춰 핸드메이드로 상품을 만들고 있는 작가나 장인의 일. 또는 주문 건축으로 집을 짓는 건축사무소는 어떨까요? 다양한 사진이나 회의 내용 메모 등 비구조화 데이터라 불리는 템플릿으로 관리하기 힘든 정보가 많습니다. 이러한 정보 관리에 가장 좋은 것이 Evernote입니다.
스페이스를 활용하면, 복수 부서와 관련된 정보 관리가 쉽습니다. 앞서 예로 들었던 주문 건축으로 집을 짓는 경우, 영업이나 경리, 설계사, 현장 감독 등 복수 부서에 관련된 사람과 항상 최신 정보를 공유할 수 있습니다. 이렇게 하면 영업은 고객 대응을 더욱 신속하게 할 수 있고, 현장은 더욱 원활하게 작업을 진행할 수 있게 됩니다.
고객별로 노트북을 작성하고 스페이스는 지역별, 또는 카테고리별로 작성하는 등 자기 팀의 방식에 따라 하면 됩니다. 또한, 큰 프로젝트일 경우 고객별로 스페이스를 작성할 수도 있습니다.
