일상 업무를 처리하다 보면 반복적으로 해야 하는 업무는 자칫 깜빡하기 쉽습니다. 가령, 예기치 않게 생긴 더 긴급한 일들 때문에 목요일마다 해야 하는 작업을 놓칠 수 있습니다.
하지만 작업 기한을 매번 수동으로 상기할 필요가 없다면 반복되는 할 일이 더 쉽게 루틴으로 자리 잡을 수 있을 것입니다. Evernote는 “제2의 뇌”가 될 도구들을 제공하는 것을 가장 중요한 목표로 삼고 있으며, 이제는 반복 작업으로 원활하게 할 일을 관리할 수 있도록 도와드립니다.
습관을 들이고 할 일을 완수하는 법
끝이 없어 보이는 할 일 목록은 벅차게 느껴질 수 있습니다. 무엇을 먼저 처리해야 하나요? 어디서 시작해야 할까요? 반복 작업을 사용하면 사후 대응이 아닌 사전 대응이 가능해지므로, 할 일을 더 빨리 시작하는 데 도움이 됩니다. 그럼으로써 현재 상황에 충실하면서 질서 있고 침착하게 할 일에 접근할 수 있습니다. 정기적으로 해야 할 일이 무엇이든, 반복 작업을 통해 계획을 세우고, 준비하고, 앞서 나가세요.
예를 들어, 경력 개발을 위해서는 온라인 강의를 듣거나 기술을 쌓기 위한 책을 읽는 등 똑똑한 습관 형성이 필요하다는 것을 알면서도, 긴급한 우선순위에 밀려 시간을 내기가 어려울 수 있습니다. 이럴 때 반복 작업의 도움을 받아 기억해 보세요. 몇 분의 시간을 할애해 조금씩 해야 할 일을 하면서 지속적인 습관을 쌓으면 언젠가 큰 보상이 돌아올 것입니다.
아울러, Evernote의 연관된 노트에 작업을 추가할 수 있기 때문에, 작업을 시작하고 계속하는 데에 필요한 모든 정보를 한눈에 확인할 수 있습니다. 가령 적어도 하루 한 통 비즈니스 전화를 걸어 전문 네트워크를 형성하고 싶다고 칩시다. Evernote의 습관 관리 템플릿을 새 노트에 적용하고, “전화 걸기”를 반복 작업으로 추가하면 매일 이 작업을 수행하라는 알림을 받을 수 있습니다. 습관을 유지한 날짜에 체크 표시를 계속하다 보면 조만간 자연스러운 습관으로 자리 잡을 것입니다!
또는 매번 성큼 다가오는 월간 영업 회의는 어떤가요? 반복 작업을 사용하면 준비를 잊을까 봐 걱정하면서 스트레스를 받을 필요가 없습니다. 보고서를 작성할 때가 되면 친절한 알림이 올 것을 알기에 다른 일을 보고 계셔도 괜찮습니다. 또한, 마감일을 매번 수동으로 다시 설정할 필요도 없습니다. 반복으로 설정해 두면 완료로 표시할 때마다 마감일이 자동 재설정되므로, 느긋하게 다음 작업으로 넘어가시면 됩니다.
스스로 설정하고 완료하는 작업이 많아질수록 기분이 좋아지고 인생에서 더 큰 추진력을 얻게 됩니다. 이것이 ‘미루기쟁이’에서 ‘실행가’로 나아가는 비결입니다.
더 좋은 관리자가 되는 법
독자적으로 일하는 사람이든 큰 팀의 관리자든, 반복 작업은 관련자 모두의 부담을 덜어줍니다. 작업을 다른 사람에게 할당할 수 있으므로, 팀의 생산성 유지에 도움을 주기도 쉽습니다.
예를 들어, 관리자는 반복 작업을 사용해 직원들의 생일, 입사일 혹은 기타 기념비적인 사건을 챙김으로써, 사기를 높이고 성취를 축하해줄 수 있습니다. 곧 다가올 분기별 평가에도 반복 작업을 설정해 정기적으로 되풀이되는 면담을 준비할 수도 있습니다. 이에 더하여, 각 팀원용 노트북을 만들고 개인별 노트에 반복 작업을 기록해 보세요.
업무 또는 개인 생활에서 해야 할 일이 무엇이든 반복 작업을 사용하면 생산성을 높이고 가장 중요한 일을 위해 뇌 공간을 할애하기가 쉬워집니다. 작업을 노트에 보관하고 기억의 부담을 덜 수 있습니다.
현재에 충실하고 집중력을 높이는 법
심리적으로 압도된 상태에서는 생산성을 유지하기가 어려울 수 있습니다. 그러면 직장에서의 효율성이 떨어질 뿐 아니라 직장 밖에서 긴장을 풀기도 힘들어집니다.
반복 작업을 설정해 업무 생산성과 효율을 높일 수 있는 것처럼 개인적인 할 일에도 똑같이 반복 작업을 적용할 수 있습니다. 그럼으로써 일하는 동안에는 업무에 온전히 집중하고 퇴근 후에는 개인 생활을 돌볼 수 있습니다. 해야 할 일이 남아 있더라도 잠시 잊어버리는 자유를 누리세요.
예를 들어, 분기별로 세금 신고를 한다고 칩시다. 재미는 없지만 필요한 단계마다 반복 작업을 설정해 두면 처리하기가 수월해집니다. 세금 신고를 놓칠 염려가 없을 뿐 아니라, 때가 되면 알림이 도착하고 관련 정보가 표시되므로, 직장 업무에 집중하는 동안 걱정할 필요가 없습니다.
반복 작업이 일과 삶의 균형을 어떻게 개선해줄 수 있는지 블로그 게시물에서 자세히 다룰 예정이지만, 일단 오늘부터 최신 버전의 Evernote를 다운로드해 시작하세요.
