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팁과 사례

여러 프로젝트를 동시 진행 중이신가요? 더 나은 방법이 있습니다.

한꺼번에 여러 프로젝트를 다루다 보면 상황은 급속도로 복잡해질 수 있습니다. 다음으로 해야 할 일이 무엇인지 알기 어렵고, 중요한 세부 사항을 놓칠 수도 있죠. 이제 프로젝트를 효과적으로 관리하는 더 쉬운 방법이 생겼습니다.

필터링한 노트 위젯을 만나보세요. 홈 대시보드에 이 위젯을 추가하면 필터를 선택해 정확하게 원하는 노트만 볼 수 있습니다. Evernote Professional을 구독 중인 경우, 동시에 여러 개의 필터링한 노트 위젯을 사용할 수 있습니다. 그럼으로써 프로젝트나 업무 흐름을 한눈에 파악할 수 있고, 결국 홈 화면은 중요한 작업 흐름을 위한 관제 센터로 전환됩니다.

업무상 여러 프로젝트를 진행 중이든, 업무 프로젝트와 개인 프로젝트를 병행 중이든, 혹은 GTD 같은 생산성 방법을 사용 중이든, 필터링한 노트 위젯을 통해 진행 중인 프로젝트와 마감일을 한 곳에서 확인할 수 있기 때문에 홈 화면의 새로운 가능성을 열 수 있습니다. 하루를 시작하면서 업무의 방향을 설정하고 일과 중 체계적으로 일을 진행해 나가는 데에 활용하세요.

프로젝트를 한눈에

필터링한 노트 위젯을 사용자 지정해 주어진 프로젝트의 가장 관련성 높은 노트가 표시되도록 하면 홈 화면에서 현재 상태를 빠르게 확인하고 필요한 조치를 취할 수 있습니다.

예를 들어, 신규 고객을 발굴 중이고 잠재 고객에게 연락을 취해야 하는 경우, 각 잠재 고객별로 노트를 만든 다음 각 노트에 “잠재”라는 태그를 적용할 수 있습니다. 필터링한 노트 위젯을 설치하고 “잠재” 태그로 필터링하면 관련 노트가 모두 위젯에 표시됩니다. 잠재 고객이 고객으로 전환된 경우, 해당 노트에서 “잠재” 태그를 제거하면 더 이상 위젯에 표시되지 않습니다.

만약 태그 사용을 좋아하지 않는다 해도 문제 없습니다. 여러 가지 다른 기준으로 필터링이 가능합니다. 노트 제목에 키워드를 추가하는 방법을 선호하신다면 키워드 필터를 설정하세요. 해당 키워드를 한동안 사용해왔고 지금 진행 중인 일과 관련된 내용만 보고 싶다면 최근 업데이트한 노트로 또 다른 필터를 설정하시면 됩니다.

파워 팁: 선택하실 수 있는 필터 옵션은 많지만 가능하면 최소한의 필터를 사용해 원하는 노트를 찾으세요. 필터는 “and” 연산자의 역할을 합니다(“or” 연산자가 아님). 필터를 여러 개 추가할수록 결과물의 수가 적어진다는 뜻입니다.

일과 생활의 균형

업무 진행으로 인해 개인적인 프로젝트가 밀려나는 상황에 지치셨나요? 다음 개인 프로젝트는 홈 대시보드에서 최우선순위 업무만큼 눈에 띄게 배치하세요.

예를 들어, 중요한 제안서를 준비하는 동시에 욕실 리모델링을 시작하고 싶다면 이러한 프로젝트 각각에 대해 필터링한 노트를 설정할 수 있습니다.

“개인 프로젝트”라는 제목의 노트북 안에 욕실 리모델링을 포함해 집 수리와 관련된 노트들을 추가해 왔다고 칩시다. 필터링한 노트 위젯은 필요한 정보를 찾기 위해 그 노트북을 일일이 살펴보는 수고를 덜어줍니다. “개인 프로젝트” 노트북 안에 위치한 노트를 “욕실”이라는 키워드로 필터링하도록 위젯을 설정하세요. 연관된 노트에 해당 키워드가 포함되어 있다면 모두 위젯에 표시됩니다.

이와 비슷한 방법으로 업무 제안서 초안 작성에 필요한 노트만 보여주는 위젯을 만드세요. “제안서”라는 단어가 포함된 노트를 필터링하거나, 관련 정보가 포함된 모든 노트에 “제안서”라는 태그를 추가한 다음 위젯에서 해당 태그로 필터링하시면 됩니다.

개인 및 업무와 관련해 필터링한 노트 위젯을 설정했다면 홈 대시보드에 잘 보이게 배치하세요. 캘린더나 스크래치 패드처럼 다른 위젯의 관련 정보 옆에 나란히 배치하면 양쪽 프로젝트 모두 더 수월하게 진행할 수 있습니다.

파워 팁: Evernote Professional 요금제에서는 불리언 검색과 지리적 검색도 이용할 수 있습니다. 지리 정보를 사용해 만들어진 위치를 기준으로 노트를 보여주거나, “AND”, “OR”, “NOT” 같은 불리언 연산자를 사용해 키워드와 기타 기준의 조합을 바탕으로 노트를 보여주도록 필터링한 노트 위젯을 설정할 수 있다는 뜻입니다. 괄호를 사용해 복잡한 조건을 묶을 수도 있습니다. 고급 검색 구문에 대한 자세한 내용은 여기를 참고하세요.

업무 흐름에 맞게 관리

작업에 따라 업무 흐름의 여러 측면을 동시에 추적하고 각 단계에서 다양한 유형의 정보를 참조해야 합니다. 이런 경우, 프로세스의 다른 단계마다 하나씩 필터링한 노트 위젯을 사용하면 도움이 될 수 있습니다.

회사에서 새로운 고객 관리자를 채용해야 한다고 상상해 봅시다. 필터링한 노트 위젯을 사용해 홈 화면에서 바로 채용 프로세스를 추적하고 관리할 수 있습니다.

“이력서 검토”, “전화 인터뷰”, “인터뷰”처럼 프로세스의 각 단계에 대해 필터링한 노트 위젯을 만드는 것부터 시작하세요. 그런 다음 각 범주에 대해 태그를 만들고 해당 위젯에서 그 태그를 필터로 적용하세요. 예를 들어, “이력서 검토” 위젯에서 “이력서”라는 태그를 필터로 적용할 수 있습니다.

후보자들이 지원하면 각 후보자별로 이력서가 포함된 노트를 만드세요. 그런 다음 검토해야 할 이력서가 있는 모든 노트에 “이력서”라는 태그를 추가하세요. 이제 해당 노트가 “이력서 검토” 위젯에 표시되므로, 검토해야 하는 모든 노트의 목록을 홈 화면에서 한눈에 확인할 수 있습니다.

어떤 후보자의 이력서가 마음에 들어서 전화 인터뷰를 진행하고 싶다면 어떻게 할까요? 해당 후보자의 노트에서 “이력서” 태그를 “전화 인터뷰” 태그로 바꾸면 채용 프로세스에서 해당 후보자의 단계를 반영해 위젯이 자동으로 업데이트됩니다. 클릭 한 번으로 다음에 해야 할 일과 필요한 정보를 확인할 수 있는 것입니다.

그런데 나중에 고객 관리자를 한 명 더 채용해야 하고 똑같은 태그 프로세스를 사용하고 싶지만 이전 채용 프로세스의 정보가 검색 결과에 뒤섞이지 않게 하려면 어떻게 해야 할까요? 마지막으로 후보자 검색을 시작한 이후 만든 노트에 대해 필터를 추가하기만 하면 됩니다(예: 지난 2-3주 이내).

파워 팁: 검색 폴더를 사용해 필터링한 노트 위젯을 빠르게 설정하세요. 예전에 “고객 담당자”라는 용어를 검색했었고 신중하게 선택한 필터로 검색 결과를 구체화했다고 칩시다. 필터링한 노트 위젯을 설정할 때에도 똑같은 검색 폴더를 적용하면 모든 필터를 하나하나 다시 적용할 필요 없이 정해 놓은 기준에 따라 노트가 즉시 채워집니다.

GTD와 조화롭게 사용 가능

이미 GTD(Getting Things Done)와 같은 인기 있는 생산성 시스템과 함께 Evernote를 사용하고 있는 경우, 필터링된 노트 위젯을 사용하면 이미 수행한 작업을 활용해 훨씬 더 수월하게 일할 수 있습니다.

기존 GTD 노트북과 검색 폴더를 추가해 프로세스의 각 단계에 대해 필터링한 노트 위젯을 만드세요. 이를테면 Inbox, Now, Next, Someday, Reference, Brainstorming 및 일과에 포함된 다른 모든 단계에 대해 위젯을 만들 수 있습니다.

탐색 메뉴에서 다른 검색 폴더를 실행하거나 다양한 노트북을 여는 대신, 이제는 홈 대시보드만 확인하면 나에게 꼭 맞는 GTD 프로세스가 대기하고 있고, 굳이 클릭하거나 스크롤하지 않아도 노트 카드를 통해 핵심 정보를 볼 수 있습니다. 작업, 스크래치 패드, 캘린더를 비롯해 말 그대로 ‘작업을 완수’할 수 있도록 도와주는 위젯들 바로 옆에 모든 정보가 있습니다.

파워 팁: 이메일 계정에서 GTD Inbox로 많은 정보를 전송해야 하나요? Evernote에 “받은 편지함” 노트북이 있다면 필요한 이메일을 그 노트북으로 보내세요. 그런 다음 GTD Inbox 위젯을 설정하여 그 노트북의 노트를 필터링하면 필요한 이메일이 위젯에 마법처럼 표시됩니다.

일상의 든든한 길잡이

이상의 예를 통해, 하나 또는 여러 개의 필터링된 노트 위젯을 사용해 하루의 방향을 설정하고 목표를 달성하는 여러 가지 방법을 자세히 설명해 드렸습니다. 하지만 저희는 여러분께서 각자의 필요와 프로세스에 맞게 필터링된 노트 위젯을 얼마나 다양한 용도로 활용하실지 정말 기대됩니다.

저희는 사용자가 홈에 적응할 것을 요구하는 대신 홈을 사용자에게 알맞은 장소로 만들기 위해 다듬어나가는 중입니다. 필터링된 노트 위젯은 그러한 방향으로 나아가는 중요한 발걸음입니다. 여러분이 생각하고 행동하고 성취하시는 고유의 방식에 영향을 주지 않으면서 더욱 생산성을 높일 수 있는 새로운 방법들을 제공하고자 합니다.

Evernote Personal 구독자는 홈 대시보드에 한 개의 필터링된 노트 위젯을 추가할 수 있습니다. Professional로 업그레이드하시면(또는 Teams 고객이시면) 여러 개의 필터링된 노트 위젯을 추가함으로써, 업무 흐름을 포괄적으로 확인하고 중요한 프로젝트들을 동시에 관리할 수 있습니다.

필터링된 노트 위젯에 액세스하려면 Evernote의 최신 버전을 사용 중인지 확인하세요. 사용해보시고 Evernote 포럼에서 저희에게 의견을 들려주세요.

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