대다수 직업에서 회의는 일상이고, 전문직 종사자들은 주당 평균 25.6번의 회의에 참석합니다. 하지만 회의가 이렇게 많다 보면 빠른 정보의 교환을 따라잡고 효과적으로 회의 노트를 작성하기가 버겁게 느껴질 수 있습니다. 그렇다고 죄책감을 가질 필요는 없습니다. 가장 기민한 인간의 뇌라도 한번에 받아들일 수 있는 정보의 양에는 한계가 있습니다.
회의록 작성은 그 자체로 기술이자 과학입니다. 몇 가지 효과적인 노트 필기 요령과 훌륭한 회의 노트 템플릿의 도움을 받는다면 두뇌 활동을 돕고 더 많은 정보를 포착할 수 있습니다.
회의록은 얼마나 중요할까요?
회의록은 업무 회의를 문서화하는 역할을 합니다. 회의 날짜와 시간, 회의 목적, 참석자는 물론, 내려진 결정과 합의한 실행 조치까지 모든 것이 기록됩니다. 또한 최종 산출물의 기한과 예정된 후속 회의 일정도 포함되어 있습니다.
이러한 정보를 하나의 플랫폼에 적절히 기록하고 정리하면 다음과 같은 점에서 도움이 될 수 있습니다:
- 체계 부여. 회의록은 지침서 역할을 할 수 있습니다. 업무 일정을 파악하고, 팀의 단기 계획을 제시하며, 책임감을 높이고, 팀의 진행 상황을 측정하는 데 도움이 됩니다. 또한 어떤 작업이 완료되었어야 하고 다음에 어떤 조치를 취해야 하는지 모두에게 일깨워 주기 때문에, 회의 준비에도 대단히 유용합니다.
- 시간과 비용 절약. 회의록이 있으면 팀이 동일한 의제를 반복해서 논의할 일이 없습니다. 그럼으로써 귀중한 시간 낭비를 막고 비즈니스 결정에 더 빠르게 대응할 수 있습니다. 회의 노트 템플릿을 사용하면 중요한 논점을 정리하는 데에 소요되는 시간도 줄일 수 있습니다.
- 법적 보호 확보. 국세청, 감사, 법원은 회의록을 법적 문서로 인정합니다. 회사 경영진의 행동을 꼼꼼하게 기록한 회의록은 조직이 법적 분쟁에 휘말렸을 때 추가적인 보호 장치가 됩니다.
상세한 회의 의제는 도움이 됩니다
업무 회의 준비는 수업 준비와 크게 다르지 않습니다. 적극적인 참여를 위해서는 주제를 미리 살펴보아야 합니다. 즉, 관리자가 예정된 회의 며칠 전에 세부 의제를 제공해야 한다는 뜻입니다. 의제는 논의할 주제, 회의 중 참조할 중요한 문서, 참석자들이 투표로 결정해야 할 복잡한 제안 등으로 구성됩니다. 이를 통해 각 참석자는 회의에서 다룰 주제에 익숙해질 수 있습니다. 또한 충분히 시간을 갖고 스스로 생각을 정리한 다음 적극적으로 회의에 참여할 수 있습니다. Booqed의 설문 데이터에 따르면 전문직 종사자의 67%가 명확한 의제가 성공적인 회의의 열쇠라고 여기는 것으로 드러났습니다.
형식은 내용 못지않게 중요합니다
내용이 완벽하더라도 형식이 엉망이면 쓸모가 없습니다. 표준적인 회의 노트 템플릿은 회의록을 쉽게 이해하고 모든 팀원이 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 도와주는 열쇠입니다. 템플릿에 다음과 같은 항목이 포함되고 각 섹션이 적절한 라벨로 분류되어 있다면 이상적입니다:
- 회의 제목, 날짜, 시간, 장소
- 참석자 이름과 조직 내 역할
- 회의 의제
- 지난 회의 요약
- 내려진 결정과 합의한 실행 조치를 포함한 새로운 논의 주제
- 조치에 대한 주요 찬반 쟁점
- 의제에 없었지만 논의한 주제
- 다음 회의 주제
회의 중 실시간으로 정보를 기록하는 데 집중할 수 있도록 회의 전에 이 템플릿을 준비해야 합니다. 이렇게 하면 여러분과 동료들이 회의 내용을 검토하고, 수행한 작업을 확인하고, 다음에 다루어야 할 의제를 결정하기가 더 수월해집니다.
파워 팁: Evernote의 회의 노트 템플릿을 사용해 회의록을 표준화하세요. 회의 세부 정보, 후속 조치, 팀원 과제 할당, 결정 사항, 회의 내용 요약 필드가 마련되어 있으며, 필요에 따라 사용자 지정할 수 있습니다. 물론 템플릿을 공유해 동료들에게 배포하기도 쉽습니다.
실행 항목을 잊지 마세요
회의의 생산성은 도출되는 결과로 측정됩니다. 애석하게도, 실행 가능한 조치나 적절한 문서화 과정이 누락된 비효율적인 회의로 인해 기업들은 매달 31시간의 생산 시간을 빼앗기고 있습니다.
이 문제를 시정하기 위해 모든 것을 글자 그대로 기록하려고 애쓸 필요는 없습니다. 대신에 중요한 아이디어, 내린 결정, 회의 중 제기된 우려를 해결할 방법을 간략히 메모하는 데에 초점을 맞추세요. 이것을 기반으로 팀은 각 실행 항목을 기한과 담당자가 있는 구체적인 작업으로 전환할 수 있습니다. 그럼으로써 관리자와 경영진은 진행 상황을 정확하게 추적하고, 다음 회의 전까지 예상할 수 있는 변경 사항을 식별하며, 각 회의의 효과를 정량화할 수 있습니다.
파워 팁: 모든 회의 참석자가 해야 할 일을 기억할 수 있도록 Evernote에서 직접 회의 노트를 공유하세요. 노트에서 “공유” 버튼을 클릭하고 공유할 사람의 이메일 주소를 입력한 다음 권한 레벨을 설정하시면 됩니다. Evernote 계정이 없는 동료들도 노트에 액세스할 수 있게 하고 싶다면 공유 링크를 만드세요. 노트 공유 외에 Evernote의 작업 기능을 사용해 실행 항목을 할 일 목록으로 전환하면 각 팀원이 회의 후 집중해야 할 업무를 쉽게 파악할 수 있습니다.
창의성과 아이디어를 위해 공간을 허용하세요
사람마다 정보를 처리하는 방식이 다릅니다. 회의 요점을 놓치지 않는 것도 중요하지만 정보를 쉽게 기억할 수 있는 방법을 사용해야 합니다. 이 부분에서 창의적인 메모 습관이 진가를 발휘합니다. 예를 들어, 시각형 학습자는 노트에 마인드맵, 벤 다이어그램, 사분면을 활용하고 싶을 수 있습니다. 그럼으로써 아이디어를 더 깊이 탐구하고 설명하기 어려운 주제를 그림으로 표현할 수 있기 때문입니다. 자신에게 잘 맞는 방법이면 무엇이든 좋습니다!
파워 팁: 마인드맵, 다이어그램 또는 이와 유사한 시각적 요소를 사용해 손으로 메모하는 것이 더 편하다면 Evernote의 문서 스캔 기능을 활용하세요. 손글씨 노트를 디지털 파일로 전환할 수 있으므로, 모든 생각과 아이디어가 클라우드에 안전하게 보관됩니다.
노트로 회의의 주도권을 가져가세요
모든 회의의 효율을 극대화하기는 어렵지 않습니다. 상세한 회의록을 작성하는 간단한 습관을 들이면 팀 논의를 통해 업무를 추진해나갈 수 있습니다. 또한 Evernote와 같은 도구를 활용해 회의록을 체계적으로 정리하는 것도 도움이 됩니다. 이렇게 하면 제안된 실행 항목을 빠짐없이 문서화하고, 회의실을 떠난 뒤에도 긴밀한 협업을 견고하게 유지할 수 있습니다.
