팁과 사례

‘회의’가 반드시 부정적인 단어일 필요는 없습니다

“회의란 불필요한 일을 처리하기 위해 부적합한 사람들 중에서 내키지 않는 사람들을 뽑아서 구성한 모임이다.”

— 작자 미상

오해라고요? 그럴 수도 있습니다. 너무 심한 말이라고요? 물론 그렇긴 하죠. 하지만 이 무명의 염세가는 업무 회의에 대한 보편적인 태도를 간명하게 포착했습니다. 회의는 중요한 일이지만 업무상의 필수 요소라기보다 방해 요인이자 시간 낭비로 여겨지는 경우가 많습니다. 솔직하게 말하면, 많은 사람들에게 회의는 끔찍한 일입니다.

하지만 반드시 그럴 필요는 없습니다. 생산적인 회의를 통해 여러분과 동료들은  의사소통하고 정보를 공유하며, 문제를 해결하고, 갈등을 해소하고, 성과를 개선하고, 팀워크를 쌓고, 프로젝트를 추진해나갈 수 있습니다. 사전에 계획을 세우고 체계화하면 효율성을 갉아먹지 않고 회의에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 결국, 참석자들은 필요한 정보를 흡수하고 시간 손실을 최소화하면서 업무에 복귀할 수 있습니다.

Lucid Meetings의 최근 설문에 따르면, 설문에 응한 직원의 45퍼센트가 일주일에 1회 미만의 회의를 주도하는 한편, 참석한 평균 회의 수는 일주일에 3-4회 정도라고 합니다. 이러한 회의에 소요되는 시간을 줄이면 다른 업무에 쓸 시간을 확보할 뿐 아니라 회의 자체를 생산적으로 진행하고 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.

그것은 다시 전반적인 생산성을 높이고, 때로는 놀랄 만큼 높은 수준까지 끌어올리기도 합니다. 참여도 높고 핵심을 짚는 업무 회의를 진행하고 싶다면 몇 가지 팁이 도움이 될 수 있습니다.

생산적인 회의는 명확한 안건과 함께 시작됩니다

명확한 안건은 회의가 초점을 잃지 않고 꾸준한 아이디어의 흐름이 이어지게 하는 기반입니다. 안건이 없다면 간단한 토론 주제도 혼란스러울 수 있고 피상적인 의견과 논점 일탈의 혼탁함 속에서 중심을 잃고 흔들릴 우려가 있습니다. 결국 모든 일이 바람직한 결과로 이어질 수 없고 시간도 훨씬 오래 걸릴 것입니다.

좋은 안건은 회의의 목표를 요약해서 보여주고 달성해야 할 작업이나 할 일을 구체적으로 나열합니다. 안건을 작성할 때는 다음과 같은 부분도 고려하세요:

  • 회의 전에 팀원들에게 연락해 안건 항목을 공유하고 그들의 의견을 반영하세요. 안건에 대한 모든 궁금증 또는 우려를 수렴하세요.
  • 적어도 하루 전에 모든 참석자에게 안건을 배포해 준비 시간을 주세요.
  • 모든 토론 주제가 적절한 팀원에게 할당되었는지 확인하세요.
  • 전체 팀이 쉽게 액세스할 수 있고 준비부터 후속 조치까지 회의의 모든 측면을 처리할 수 있는 플랫폼을 사용하세요.

파워 팁: Evernote의  템플릿을 사용해 회의 안건을 정리하고 계획하세요. 반복되는 회의 안건에 대해서는  템플릿을 사용자 지정하고 팀원들이 의견을 제시할 수 있도록 공유하세요.

스마트한 방법으로 회의록을 기록하세요

잘 계획된 안건은 회의의 로드맵 역할을 해, 시간 낭비 없이 모든 문제를 다룰 수 있도록 도와줍니다. 우선순위가 설정되면 팀은 문제를 해결하고, 가능한 해결책을 브레인스토밍하며, 아이디어를 나눌 수 있습니다.

그다음 단계는 무엇일까요? 회의 내용과 결과를 요약하고 팀원들에게 전달하는 일입니다. 이 과정은 꼭 필요하지만 시간이 많이 걸리기도 합니다. 게다가 회의가 끝나고 약속된 후속 조치를 취하기까지 시간이 오래 경과할수록 중요한 세부 사항이 기억 너머로 흐지부지될 가능성이 높아집니다. 회의 중 정확하게 정보를 기록해두면 이 프로세스를 훨씬 합리적으로 진행할 수 있습니다. 모든 회의 세부 사항을 정리하고 공유하는 중앙의 허브를 활용하는 것과 같습니다.

파워 팁:

  • 회의록은 별도로 작성할 수도 있고 안건과 동일한 문서에 통합할 수도 있습니다. 새 노트를 만드는 경우,  링크를 첨부해 모든 정보를 연결된 상태로 관리할 수 있습니다.
  • 중요한 세부 사항을 놓치지 않으려면 동일한 회의 노트 안에서 바로  회의를 오디오로 녹음하세요. 데스크톱이나 모바일 장치에서 사용할 수 있는 기능입니다. 심지어 화이트보드 메모의 사진, 문서, 손글씨 노트를 회의록에 첨부할 수도 있습니다. 그러면 모든 회의 정보를 정리하고 빠르게 실행하기가 쉬워집니다.

회의록을 작업으로 전환하세요

축하합니다! 회의가 대성공이었군요. 모두가 적극적으로 집중한 상태에서 몇 가지 핵심 이슈에 관해 의미 있는 진전을 이루었습니다. 회의록을 작성했고 적절한 팀원들과 공유했습니다. 하지만 회의록을 실행 가능한 작업으로 전환하지 않는다면 많은 시간을 낭비한 것입니다.

목표를 향해 측정 가능한 진전을 이루려면 회의 실행 항목이 필요합니다. 회의 중 논의된 사항 가운데 목표 달성을 위해 반드시 수행되어야 할 항목입니다. 모든 실행 항목은 반드시 담당자를 할당하고, 기대되는 성과와 마감일을 정해두어야 합니다. 실행 항목은 가급적 명확해야 하며, 다른 업무에 지장을 주지 않는지 항상 각 팀원에게 확인해야 합니다. 회의 후 후속 조치도 모두가 동일한 맥락 안에서 자신이 해야 할 일과 시기를 이해하는 데에 도움이 될 수 있습니다.

파워 팁: 동일한 플랫폼에서 안건과 회의록을 관리해 작업을 쉽게 할당하고, 노트를 더 빠르게 실행 항목으로 전환하세요. 각 작업에 담당자가 있는 경우, 알리미와 알림을 이용해 팀을 지속적으로 추적하고 책임 소재를 분명히 하세요. 팀원들은 공유된 안건 문서 안에서 업데이트와 작업 세부 사항을 게시할 수 있습니다.

Evernote와 함께 의미 있는 회의를 만드세요

회의가 반드시 시간 낭비일 필요는 없습니다. 올바른 접근법과 올바른 플랫폼이 있다면 실질적인 성과를 가져오는 생산적이고 효율적인 회의를 진행할 수 있습니다.

“좋았어”! 그게 바로 저희가 듣고 싶은 말입니다.

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