계란 타이머, 팔꿈치로 찌르기, 울리는 알람 시계 등 알림은 여러 가지 형태로 이루어질 수 있습니다. 올바르게 활용한다면 업무의 흐름을 유지하고 능률을 높일 수 있죠. 이제 바쁜 하루를 관리하는 데에 도움이 될 새로운 유형의 알림이 있습니다. 바로 Evernote의 Google 캘린더 이벤트 알림입니다.
이벤트 알림 덕분에, 미리 계획을 하든 곧바로 회의에 들어가든 그것은 중요치 않습니다. 클릭 한 번으로 기존 노트를 열거나, 그 정도로 정리를 잘 해두는 편이 아니라면 새 노트를 만들고 바로 기록을 시작하세요. 결과적으로, 더 효과적으로 회의 노트를 작성하고 실행을 준비하며 매일 더 많은 일을 완수하게 됩니다.
여러분의 회의 스타일은 어떻습니까?
꼼꼼하게 안건을 작성하고 논의의 요점을 상세히 기록해서 회의의 모든 세부 사항을 미리 계획하는 편입니까? 아니면 팀의 아이디어가 자연스럽게 흘러 나오도록 즉석에서 순발력을 발휘하는 편입니까? 어떤 업무 스타일이든, Evernote를 이용하면 노트, 일정, 작업을 매끄럽게 한데 모아 회의의 효율을 높일 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다:
“회의가 너무 많아서 준비할 시간이 없어요.”
월요일 오전 8시, Magda는 아직 주간 업무 회의를 위한 회의 노트를 작성하지 못했습니다. 한 주를 시작하는 멋진 방법은 아니죠. 하지만 Evernote가 있으니 괜찮습니다.
회의가 시작되면 Magda의 컴퓨터에 알림이 뜹니다. 클릭 한 번으로 Evernote를 열면 새 노트가 기다리고 있죠. 회의 날짜, 간략한 설명, 참석자 등 회의 노트 작성을 시작하는 데에 필요한 모든 세부 정보가 미리 서식으로 지정된 노트입니다. Evernote는 참고 자료와 화상 회의 링크 등 회의 초대장에서 관련 정보를 끌어오고, 작업과 실행 항목을 기록할 공간도 마련해 놓았습니다. 다른 사람들이 여전히 주말을 어떻게 보냈는지 대화를 나누는 동안, Magda는 이미 회의 준비를 마쳤습니다.
파워 팁: 직장, 집, 개인적인 목표나 취미에 대해 별도의 캘린더를 사용하시나요? Evernote Professional 또는 Evernote Teams에서는 모든 캘린더를 통합하고 이벤트를 노트와 연결해 업무와 사생활을 쉽게 관리할 수 있습니다. 연결된 각 Google 계정의 기본 캘린더에 대한 알림이 전송되므로, 항상 최신 정보를 파악할 수 있습니다.
“준비되지 않은 상태로는 절대 회의에 들어가지 않아요.”
영업부의 Phil은 “의제 없이 참석하지 않는다”는 명확한 신념을 가지고 있습니다. 어떤 일이든 우연에 맡기는 것을 좋아하지 않기 때문에, 항상 미리 생각하고 사전에 회의 안건을 작성하며 연구 결과나 추가 자료 등을 수집하는 스타일입니다. 그럼으로써 정보에 근거한 결정을 내리는 데에 필요한 모든 자료를 확보해두는 것입니다. 그래도 가끔 Phil은 애써 준비한 정보를 찾는 데에 어려움을 느낍니다. 모두의 시선이 자신을 향해 있을 때는 더욱 그렇습니다.
화요일 오후 12시 50분, Phil은 가장 중요한 고객과의 회의를 위해 노트를 준비 중입니다. 준비를 마치면 Phil은 필요한 만큼 많은 노트를 이벤트에 연결하고 즉시 액세스하며 모든 정보를 한 곳에서 찾을 수 있을 것입니다.
회의가 시작되기 전, Phil의 태블릿에 알림이 떠서 노트를 열 시간임을 알려줍니다. 노트는 클릭 한 번으로 액세스할 수 있습니다. 이제 Phil은 지난 번 프로젝트에 대한 고객의 피드백에서부터 고객이 이번 달 어디로 휴가를 가겠다고 말했는지, 고객에 관해 수집한 모든 정보를 볼 수 있습니다. 결과적으로, 더 쉽게 관계를 구축하고 더 깊고 의미 있는 대화를 나눌 수 있습니다. 적절한 때에 중요한 노트를 띄워주는 Evernote의 기능 덕분에, Phil은 단골 고객을 다수 확보합니다. 모든 정보가 그의 손끝에 있으므로, 필요한 자료를 찾느라 헤맬 필요 없이 완벽하게 준비된 사람이라는 이미지를 줄 수 있습니다.
파워 팁: 기존 노트를 여느냐 새 노트를 만드느냐에 따라 기본 알림 시간을 사용자 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 회의 시작 시 새 노트를 만들도록 알림을 받으면 회의록 작성에 대비할 수 있습니다. 혹은 기존 노트를 미리 열도록 알림을 받아서 먼저 살펴볼 기회를 가질 수도 있습니다. 선택은 여러분의 몫입니다.
“회의가 끝났으니 일하러 갑시다.”
Alli의 사전에 ‘미루기’라는 단어는 없습니다. 회의가 끝나자마자 실행에 돌입하죠. 지금은 저녁 7시 30분. 월례 학교 이사회가 거의 끝나갑니다. Alli가 회장이라 모두가 그녀의 지시에 의존하고 있습니다. 예산을 짜고, 교과서를 주문하고, 모금 행사도 조직해야 하죠. 하지만 Evernote가 있으니 문제 없습니다.
회의가 끝나자, Alli의 랩톱에 알림이 떠서 후속 조치가 필요한 항목을 기록할 시간임을 알려줍니다. 알림을 클릭하자 기존의 연결된 노트가 열리고, Alli는 이사회의 모든 구성원에게 할 일을 할당하기 시작합니다. 이렇게 하면 모두가 자신이 해야 할 일이 무엇이고 그다음에 이루어져야 할 일이 무엇인지 정확히 아는 상태로 회의실을 나섭니다.
파워 팁: Mac에서는 Cmd+T, Windows에서는 Alt+T를 눌러 실행 항목을 추적 가능한 작업으로 즉각 전환하세요. 내용을 다시 입력하거나 복사하여 붙여 넣을 필요가 없습니다. 거기서 마감일과 플래그를 추가하고, 즉석에서 다른 사람에게 작업을 할당할 수 있습니다.
무슨 일이든 대비하세요
업무와 생활이 끊임없이 분주하게 돌아가는 가운데, 모든 회의에 준비된 상태로 참석하기란 도전적인 일입니다. 그리고 준비가 되어 있다 하더라도 필요할 때 중요한 세부 사항에 즉시 액세스하기란 어려울 수 있습니다. Google 캘린더 이벤트에 대한 Evernote 알림을 이용하면 업무의 흐름을 놓치지 않고 필요한 세부 정보를 한 눈에 볼 수 있어 무슨 일이든 성공적으로 대비할 수 있습니다. 주변 사람들은 여러분이 무슨 묘기를 부린 건지 어리둥절해 할 것입니다.
참고: Evernote Personal 고객은 하나의 Google 캘린더 계정을 연결할 수 있습니다. 여러 개의 캘린더 계정을 연결하려면 Evernote Professional 또는 Teams로 업그레이드하세요. 여기서 다양한 Evernote 요금제를 비교해보고, 여러분의 필요에 꼭 맞는 요금제를 찾아보시기 바랍니다.
