일과 생활의 균형은 모든 회사의 장기적인 생존과 건강을 위해 중요한 부분입니다. 과로 상태의 직원들은 생산성이 떨어지고, 스트레스와 피로 때문에 손실된 시간은 큰 타격을 줄 수 있습니다. 특히 회의와 지속적인 마감의 압박이 있다면 더욱 그렇습니다. 이러한 어려움은 현실입니다. UKG의 인력자원연구소(The Workforce Institute)는 2020년에 43퍼센트의 노동자들이 번아웃을 심각하게 우려했고 60퍼센트 가까운 관리자들이 이 문제의 해결을 위한 조치를 취했다고 밝혔습니다.
관리자로서 팀이 일과 생활의 균형을 건강하게 유지하도록 지원하는 것은 여러분의 임무입니다. 직원들이 개인적인 우선순위를 위한 공간을 마련하면서도 행복하고 생산적으로 일할 수 있도록 어떻게 돕고 계십니까? 스스로 좋은 본보기를 보이고 계시나요?
회의는 이상적인 출발점입니다. 회의를 업무와 매끄럽게 통합하여 회의로 일거리를 더 만드는 대신 회의가 업무 완수에 도움을 줄 수 있도록 효율성과 결과에 초점을 맞춘 회의를 진행한다면 일과 생활의 균형을 보다 쉽게 실현할 수 있습니다.
몇 가지 상식적인 가이드라인과 올바른 도구는 도움이 될 수 있습니다.
회의를 하느냐 마느냐? 그것이 문제로다.
회의 일정 잡기는 할 일을 미루는 쉬운 방법일 때가 많습니다. 이슈가 발생하거나 문제를 해결해야 할 때마다 회의 일정을 잡으면 회의 자체만큼 그 시점을 연기할 수 있기 때문입니다. 이것은 나쁜 패턴으로 자리 잡을 수 있습니다. 팀의 업무 흐름을 방해하고 우선순위가 뒤죽박죽되어 버립니다.
그러지 말고 이슈가 발생하면 회의가 해결을 위한 올바른 방법인지 신중하게 생각해 보세요. 다음과 같은 구체적인 질문을 스스로 던져보시기 바랍니다:
- 시간을 다투는 문제인가? 그 문제가 다른 프로젝트의 진행에 지장을 줄 수도 있는가?
- 문제를 해결하기 위해 외부 의견이 필요한가? 그렇다면 어떤 팀원들에게 그 의견을 구해야 하고 어떤 팀원들이 그 의견에 영향을 받는가?
- 실시간 토론이 필요한가? 아니면 이메일이나 그와 유사한 매체로 관련 정보를 교환할 수 있는가?
- 회의의 목표는 무엇이고 회의에 들이는 시간은 목표에 어떤 영향을 줄 것인가?
이 질문들에 대한 답변을 지침으로 삼으면 불필요한 회의의 수를 줄일 뿐 아니라 보다 생산적이고 시간을 덜 소모하는 회의를 할 수 있습니다. 회의 효율성은 준비와 정리, 관련 항목에 대한 집중, 중요하지 않은 사항은 제쳐두는 것으로부터 시작됩니다.
파워 팁: Evernote에 모든 정보를 모아두면 아이디어와 목표를 정리하고 팀 전체에 보여주기가 쉬워집니다. 아이디어, 질문, 해결책, 작업, 심지어 회의 안건 항목까지 영감은 언제든 떠오를 수 있습니다. 체육관에서 땀을 흘리거나 아이들을 학교에 데려다 줄 때, 혹은 진료실에서 대기할 때처럼 밖에서도 Evernote를 사용해 정보를 기록하고 정리하세요.
파워 팁: 회의를 피하기로 했지만 여전히 문제 해결이 필요한가요? 팀원들에게 직접 작업을 할당해 그들이 앱에서 의견, 질문, 해결책을 추가하게 하세요.
회의와 다른 작업의 균형을 맞추세요
관리자들은 모든 업무의 최신 현황을 파악하고 팀의 상태, 질문, 책임을 알고 있어야 합니다. 이런 데이터가 쉽게 액세스할 수 있도록 정리되어 있다면 작업의 우선순위를 더 쉽게 정하고 회의를 진행할 시간과 장소를 결정할 수 있습니다. 추가적인 업무 과제와 다른 요구에 소요되는 시간을 고려해 회의가 정말 필요한지 결정해야 하기 때문에 이것은 중요합니다.
회의 일정을 잡을 때 기억해야 할 점:
- 여러 개의 회의를 연달아 잡아서 끝내버리고 싶은 충동을 억누르고 되도록 띄엄띄엄 회의를 배치하세요. 다음 회의로 성급히 넘어가기 전에 정보를 소화하고 현명한 결정을 내리려면 시간이 필요합니다.
- 사전에 목표를 분명히 설명하고 명확한 안건을 제시한 다음 회의 중 거기에만 집중하세요. 그래야만 시간을 낭비하지 않고 핵심 사항에 초점을 맞출 수 있습니다.
- 한 사람이 다른 우선순위로 인해 참석할 수 없다 해서 자동으로 일정을 다시 잡지 마세요(그 사람의 참석이 매우 중요한 경우가 아니라면). 사전에 참석자들과 안건에 관해 논의하고 그들의 의견을 고려하세요. 필요한 경우 안건을 변경하고 부득이한 경우에만 일정을 변경하세요.
파워 팁: 홈 화면을 사용해 하루 일과를 한눈에 파악하세요. 해야 할 일의 우선순위에 따라 작업 목록을 작성해 홈 대시보드를 사용자 지정하세요. 플래그, 마감일, 이모티콘으로 우선순위를 구분하거나, 관련된 노트에 대해 태그 명명 규칙을 정해두세요. 일정을 한눈에 조망함으로써 회의가 가능한지 재빨리 판단하고, 필요하다면 적절한 시간을 찾을 수 있습니다.
위임하고 도움을 청하세요
유능한 관리자는 필요한 경우 위임하는 법을 알고 있습니다. 회의 안건의 일부 또는 전체를 다른 사람에게 맡기는 것입니다. 효과적인 업무 방식을 재고함으로써 작업마다 담당자를 배정하고 모두가 책임을 공유할 수 있습니다. 핵심은 관리자가 책임을 유지하면서 팀원들도 주인 의식을 가질 수 있도록 건강한 균형점을 찾는 것입니다.
위임은 누구에게 무엇을 맡길 것인지 아는 것으로 시작됩니다. 어느 팀원에게 적절한 기술이 있습니까? 업무에 과부하가 걸리지 않은 사람은 누구입니까? 수행해야 할 작업 중 무엇을 넘겨야 합니까? 적절한 작업을 적절한 팀원에게 위임함으로써 여러분이 그들의 능력과 판단을 신뢰한다는 분명한 신호를 보내고, 권한을 실어주며, 목표 의식을 부여할 수 있습니다.
관리자의 입장에서 이 새로 찾은 자유는 업무 부담을 큰 폭으로 덜어주고 번아웃의 위험을 낮추어줍니다. 끊임 없이 변화하고 최고 출력으로 달려야 하는 비즈니스 세계에서 변하지 않는 한 가지가 있습니다. 하루는 24시간뿐이고 팀 리더도 조금은 쉬어야 한다는 사실입니다.
파워 팁: 회의의 특정 임무에 어느 팀원이 가장 적합한지 판단할 때, 잠재 후보자의 모든 세부 사항을 기억하기가 어려울 수 있습니다. 회의 요약 템플릿에 후보자 프로필을 기록하고 업데이트하여 강력한 지식 베이스를 만들면 관계를 구축하고 신뢰를 높이며 친밀감을 형성하는 데에 도움이 됩니다. 위임에 관한 중요한 결정을 내려야 할 때 톡톡히 도움이 될 것입니다.
회의 vs 작업 vs 생활
“우리는 시간을 가장 원하면서도 가장 잘못 사용한다.”
— 윌리엄 펜(미국 펜실베이니아주 설립자)
시간은 매일 부족하지만 불필요한 회의를 없애고, 의미 있는 회의인지 확인하며, 회의 안건 항목을 적절한 팀원에게 위임함으로써 시간을 더 효율적으로 사용할 수 있습니다. 그리고 여러분이 먼저 좋은 본보기를 보인다면, 팀원들도 이를 알아차리고 지속 가능한 업무량과 일과 생활의 균형을 유지하기 위해 스스로 길을 찾을 것입니다.
