2019년 미국에서만 하루 1,100만 차례의 회의가 열렸다는 것 알고 계셨나요? 1년 전체로 따지면 40억 차례가 넘습니다! 그때 이후, 원격과 하이브리드 근무가 늘어나면서 회의에 소요된 시간은 오히려 더 증가했습니다.
“회의”라는 용어가 공식적인 사무실 환경과 너무나 밀접하게 맞물려 있다 보니, 우리는 회의가 일상 생활에서 없어서는 안 될 부분이라는 사실을 잊어버리곤 합니다. 사실, 치과 방문부터 체육관에서의 운동까지 하루 중 일어나는 거의 모든 약속은 일종의 회의일 수 있습니다. 단어의 정의를 처음부터 다시 생각해 보아야 하는 때가 분명한 듯합니다.
“회의”의 의미를 재고하고 그 새로운 이해를 활용하는 데 도움이 될 올바른 도구를 찾음으로써, 이 일상적인 상호 작용을 ‘비생산적인 일’에서 ‘생산적인 일’로, ‘할 일’을 ‘한 일’로 전환할 수 있습니다. 이것은 업무 상황만이 아니라 삶의 모든 측면과 관련된 이야기입니다.
회의 때처럼 정보를 기록하세요
“아이디어를 기록해 두지 않으면 방을 나서기도 전에 머리에서 사라질 수 있습니다.”
—Richard Branson, 버진 그룹의 회장
오늘날처럼 빠르고 에너지 넘치는 세상에서 어떤 사람들은 노트 필기가 시대에 뒤떨어진 습관이라고 생각합니다. 하지만 노트 필기는 예술이자 기술이며, 삶의 모든 측면에서 성공에 결정적인 이점으로 작용할 수 있습니다.
효과적인 노트 필기는 생산성에 도움이 될 뿐 아니라 이해하기 쉬운 방식으로 생각을 정리함으로써 새로운 개념을 쉽게 익힐 수 있게 도와줍니다. 의사와 상담하거나 가족들과 집안일을 논의할 때, 혹은 자녀의 선생님과 이야기를 나누거나 이웃들과 간단한 파티를 계획할 때에도, 모든 상호 작용에 이 기술을 적용한다면 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.
노트 필기 전략은 다양하지만 몇 가지 일반적인 원칙은 아래와 같습니다:
- 목표 설정. “회의”에서 기대하는 바가 무엇이고 그러한 기대를 충족하려면 가장 효과적인 단계가 무엇인지 결정하세요.
- 우선순위 설정. 작업이나 대화의 어떤 측면이 중요하고 중요하지 않은지 결정하세요.
- 질문 준비. 대화 전 알아야 할 사항들을 목록으로 작성하세요.
- 요약. 키워드나 핵심 문구를 기록하세요. 세부 사항을 일일이 기록하지 말고 가장 중요한 포인트에 초점을 맞추세요.
파워 팁: 다양한 목적으로 회의 템플릿을 사용해 정보를 빠르게 기록하고 정리할 수 있습니다. Evernote로 회의록 작성하기는 직관적이고 쉽습니다. 모든 정보가 한 곳에 잘 정리되어 있어서, 문제의 “회의”가 끝나는 대로 노트를 간편하게 검토할 수 있습니다.
아이디어를 실행 항목으로 전환하세요
이사회든 학부모 모임이든, 아니면 가족 회의에서도, 생산적인 회의는 긴급한 이슈를 해결하거나 특정한 목표를 실현하기 위해 문제를 실행 가능한 항목으로 전환하고, 어떤 일을 언제 해야 하는지 우선순위를 지정하는 자리여야 합니다.
가족 회의를 예로 들어봅시다:
- 이슈나 문제를 정의하세요: 식구들이 가사 일을 분담하고 있지 않아서 집안이 엉망이다.
- 최종 목표를 파악하세요: 집을 깨끗이 청소하고 그 상태를 유지한다.
- 각 작업에 대해 이야기를 나누고 의견을 고려하여 할 일을 정확하게 규정하고 할당하세요: 집안일을 분류하고(예: 설거지, 바닥 진공 청소, 빨래 개기) 여력과 역량에 따라 누가 어떤 일을 할지 결정한다.
- 마감일을 지정하고 반복 작업에 대한 주기를 설정하세요: 설거지는 매일 저녁 텔레비전 시청 시간 전에, 바닥 진공 청소는 일주일에 한 번 일요일 저녁 전에 한다.
책임을 위임했다면 진행 상황을 관리하고 모니터링하는 것이 중요합니다. 마지막으로, 실행 항목을 정기적으로 확인하세요. “팀”의 효율성을 높이기 위해 변경할 수 있는 프로세스가 있습니까? 앞으로 적용할 수 있는 분명한 이점이 있습니까?
파워 팁: 실행 항목을 작업으로 전환하고, 알림, 마감일, 플래그를 지정하세요. 작업과 관련 정보를 필요에 맞게 사용자 지정하세요. 이 작업을 팀(또는 가족!) 구성원에게 할당함으로써 메모와 제안을 추가할 수 있게 하면 모두의 이해를 똑같이 맞출 수 있습니다.
모든 정보를 한 곳에 보관하세요
모든 사람이 필요한 정보를 필요할 때 사용할 수 있고, 자신에게 없는 정보에도 쉽게 액세스할 수 있어야 회의가 효과적으로 운영됩니다. 여기에는 일정, 합의된 작업, 최신 정보, 우선순위 업데이트 등이 포함됩니다. 한 곳에서 쉽게 모든 데이터에 액세스할 수 있다는 것은 단지 계획을 확인하기 위해 여러 앱을 들추거나 정보를 교차 참고할 필요가 없다는 뜻입니다. 무엇보다도, 큰 프로젝트를 함께 진행하는 동료든 일정이 수시로 변경되는 가족이든, 팀의 모든 구성원이 빠르게 액세스할 수 있습니다.
명료함으로 시작해 책임감으로 끝나야 합니다. 작업을 정한 후 마감일과 측정 가능한 목표를 부여하면 모두가 자신에게 기대되는 바를 이해할 수 있습니다. 모든 사람에게 목표 달성에 필요한 정보가 있는지 확인하고, 각 개인이 작업 이행에 대한 책임감을 갖도록 하세요. 실행 항목마다 책임자, 기한, 명확한 경로가 있으면 목표까지 더 빠르게, 시간과 예산에 맞추어 도달하게 될 것입니다.
파워 팁: 직장, 집, 학교 또는 가족 문제, 그 어떤 목적으로든 홈 대시보드를 사용해 하루를 계획하고 가장 관련성 높은 정보를 잘 보이는 곳에 배치해 간단하고 체계적으로 관리하세요.
모든 회의를 성공으로 이끄세요
좋든 싫든 피할 길은 없습니다. 회의는 업무와 개인 생활을 구성하는 핵심 요소입니다. 회의를 효과적으로 운영할수록 공동의 목적 의식을 인지하고 개인 성장을 위한 기회로 이용할 수 있습니다. 삶에서 어떤 일이 진행 중이든, Evernote를 사용해 회의뿐 아니라 바쁜 삶의 모든 면을 관리하고 평정심을 유지하세요.
