Zapier의 Multi-Step Zap으로 업무 흐름을 앞당기세요

저희야 물론 Evernote가 여러분에게 필요한 유일한 앱이라 생각하고 싶지만 대부분의 사람들은 하루 동안 여러 개의 앱을 사용합니다. 그리고 그 앱들 사이를 왔다 갔다 하는 일은 생각보다 귀찮고 시간을 소모하는 일입니다. 그래서 저희는 Zapier를 애용합니다. 이 앱은 Evernote Business Essentials 목록에 올라있고 2014년 플랫폼 어워즈 비즈니스 앱 분야의 우승후보 중 하나였습니다.

Zapier는 MailChimp, Trello, Eventbrite, Stripe, Pipedrive 등 500개 이상의 앱과 Evernote를 연결합니다. 앱 사이에 자동 워크플로우를 설정(Zap 설정)하는 방법은 쉽고 간단합니다. 게다가 그 워크플로우가 한층 더 강력해졌습니다.

지금까지 Zap은 한 번에 한 가지 작업만 할 수 있었습니다. 가령 어떤 형식의 데이터를 노트로 저장하거나 노트를 CRM에 복사할 수 있지만 각 Zap은 두 앱 사이에 한 가지 동작으로만 제한되어 있었습니다. 하지만 Zapier가 Multi-Step Zap 기능을 도입하면서 모든 게 달라졌습니다.

Multi-Step Zap 기능을 이용해 원하는 작업들을 여러 개 연결할 수 있습니다. 예를 들어, Evernote에 노트북을 만들면 Multi-Step Zap이 다른 앱의 데이터를 그 노트북 안의 새 노트로 복사해 넣은 다음, 새 노트를 제 3의 앱에 기록할 수 있습니다. 이 모든 작업이 자동으로 이루어지는 것입니다. 워크플로우는 대폭 단순해지고 여러분은 업무를 완수하는 데 집중할 수 있습니다.

지금부터 Zapier의 새 기능을 활용해 업무를 정리하고 다른 앱에서 Evernote 노트를 사용하는 방법을 몇 가지 알려드립니다:

Multi-Step Zap으로 워크플로우 자동화하기

여러분이 어떤 강좌를 운영한다고 가정해봅시다. 수강생을 관리하는 것도 만만치 않은 일이죠. 그럴 때는 수강생별로 새 노트북을 만들고 각 훈련 세션을 노트로 기록해보세요. 수강생 별로 교육 시간을 잡는 데에 효과적입니다. 고객과의 상담 시간을 예약할 때도 마찬가지입니다.

Multi-Step Zap은 그 과정을 간편하게 해줍니다. 고객이 예약 앱(Acuity Scheduling)에서 세션을 예약하면 Zapier는 해당 고객을 위한 새 노트북을 만들고 그 고객에 대한 세부 정보가 포함된 노트를 자동 추가합니다.

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노트북과 새 노트를 한꺼번에 만들기

이 경우, 예약이 노트북 만들기라는 동작(Action)을 시작하는 신호(Trigger)가 됩니다. 그 다음 Multi-Step Zap은 즉시 그 노트북을 사용해 노트를 만드는 두 번째 동작을 진행합니다. 노트북이나 노트의 정보를 사용해 이메일 또는 문자 메시지를 보내거나, 달력 이벤트 또는 할 일 항목을 생성하거나, Zapier가 지원하는 다른 앱에 입력할 수도 있습니다.

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Evernote에서 노트를 찾거나 만들기

검색은 여러 창조적 Evernote 업무 흐름의 중심 골격입니다. Evernote Zapier 통합 기능의 새로운 검색 기능이 흥미로운 건 바로 그 때문입니다.

Evernote를 사용해 작은 사업체를 운영하고 있는데, 각 신규 고객에 대해 새 노트를 만든 다음 해당 고객으로부터 받는 모든 이메일을 그 노트에 기록하고 싶다고 가정해 봅시다.

“Find a Note” 동작을 시작으로 Zapier는 고객 노트북을 자동으로 검색해 고객의 이메일 주소가 있는 노트를 찾거나, 찾지 못한 경우 새 노트를 만듭니다. 그런 다음 “Append to Note”를 두 번째 동작으로 사용해 고객의 메시지를 정확한 위치에 기록합니다.

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