1박 2일짜리 출장이라도 준비하려면 미팅 자료, 교통편 조사, 비행기 등의 티켓 예매, 준비물 챙기기 등 꽤 시간이 듭니다. 하물며 기간이 길거나 목적지가 해외인 경우에는 더 많은 노력이 필요하지요.
하지만 한정된 시간을 출장의 목적(자사 제품을 검토 대상으로 만드는 것, 세미나를 성공시키는 것 등)을 달성시키는 데에 할애하는 것이 더욱 바람직합니다.
그래서 이번엔 출장 준비가 수월해지는 3가지 Evernote 활용법을 소개합니다. 준비하는 데 도움이 되는 [출장 준비물 템플릿]도 하단에 준비되어있으니 꼭 활용해 주세요.
교통수단과 호텔 예약정보를 저장
비행기 및 기차표 예약은 인터넷으로 하시는 분도 많을 것 같은데요. 기차 승차권은 요즘 인터넷 혹은 App으로 발권을 할 수 있고, 비행기의 경우 e 티켓으로 발권하는 번거로움 없이 그대로 탑승할 수 있습니다.
보통 e티켓의 경우 예약정보가 메일로 발송되는데 출장 당일 허둥지둥 메일함을 뒤지는 일은 피하고 싶죠. 메일을 받으면 Evernote에 이메일을 저장하는 방법(Evernote 프리미엄 기능)이나 웹 클리퍼를 사용해서 Evernote에 저장해 두세요.
이 방법은 호텔을 예약했을 때도 활용할 수 있습니다. 호텔의 시설 정보나 제공되는 어메니티(비품) 부분도 함께 저장해 두면 좋습니다. 저는 항상 준비물 목록을 만들 때 참조하고 있습니다. 특히 해외 출장의 경우, 여러가지 이유로 “잊어버린건 근처 편의점에서 사기” 스킬을 사용하기 어려운 경우가 많으므로 반드시 체크해 둡시다.
캘린더와 관련 정보를 연결하기
업무 일정을 관리하는 데 디지털 캘린더를 사용하고 계신 분이 많죠. 하지만 캘린더에 쓸 수 있는 정보는 한정되어 있고 출장에 필요한 정보는 “프레젠테이션 자료”나 “방문회사 담당자의 명함”, “회의 안건” 등 다양합니다.
그래서 필요한 정보는 하나의 노트에 정리해서 캘린더와 연결하면 좋습니다. 방법은 매우 간단합니다. 정보를 정리한 노트의 공유 링크를 캘린더의 비고란에 걸면 끝.
준비물 템플릿을 활용
출장 시 준비물은 비슷비슷한 경우가 많아서 매번 준비물 목록을 만드는 것은 비효율적입니다. 따라서 준비물 목록 템플릿을 이용해서 필요에 따라 추가・삭제하는 방법을 추천합니다.
오늘은 연간 약 100회의 국내 출장을 다녀오는 Evernote의 출장 마스터인 마스다 료헤이 씨와 일 년 내내 국내외를 돌아다니는 Evernote 일본법인대표 츠미타 히데아키 씨의 의견을 참고하여 작성한 출장 준비물 템플릿을 공개합니다.
하나의 노트 안에 다양한 준비물 목록이 들어 있으니 원하는 대로 수정해서 사용해주세요.
다운로드 방법:
1. 위에 기재된 것 중 아무 링크나 누르면 웹 브라우저에 노트가 표시됩니다.
2. “Evernote에 저장”을 누릅니다.
3. Evernote 로그인 화면이 표시되니 로그인 후 저장할 노트북을 선택해주세요.
【사용팁!】
- 스마트폰으로 표를 보는 경우, 세로 화면 방향 고정을 끄고 화면을 회전시켜 가로로 보면 보기 편합니다.
- 데스크톱 환경(Evernote for Mac/Windows)에서 사용하면 표 작성과 편집, 색이나 글자 크기 변경 등의 조작도 가능합니다.
- 표 작성과 편집 방법에 대해서는 표를 만들고 사용자 지정하는 방법 도움말 페이지를 참조해 주세요.
어떠셨나요? Evernote에 이러한 정보를 저장해두면 “그 정보 어디에 뒀더라?”라며 찾아 헤맬 필요가 없고 가지고 있는 스마트폰으로 바로 확인할 수 있습니다. 출장 준비가 수월해지는 활용법, 꼭 참고해 보시기 바랍니다.
