우리는 정보가 넘쳐 나는 세상에 살고 있습니다. 서로 다른 데이터 흐름을 연결하거나 유입되는 정보(혹은 기존의 지식)을 잘 파악하면 더 체계적이고 효율적으로 일할 수 있습니다. 지식이 자유롭게 흐르고 쉽게 액세스할 수 있도록 정보를 연결해 중요한 일에 집중할 시간을 확보하세요.
여러분이 아무리 훌륭한 직원이고 좋은 사람이라 하더라도, 일상이 정돈되어 있지 않으면 뜨거운 양철 지붕 위에 올라간 고양이처럼 업무 활동과 개인 생활을 모두 관리하려다 갈팡질팡하는 신세가 되어버릴 수 있습니다. 최고의 생산성을 달성하고 일과 삶의 건강한 균형을 유지하려면 물리적인 공간, 업무 흐름, 디지털 생활을 체계적으로 정리해야 합니다.
생산성 기법은 좋은 출발점입니다. 정리의 달인들은 가장 기초적인 방법부터(개구리를 먹어라 또는 사인필드 캘린더) 좀 더 복잡한 방법까지(GTD, ZTD 및 PARA) 정리 시스템의 가치를 이해합니다.
어떤 기법이 여러분에게 가장 잘 맞을까요? 주요 후보들을 하나씩 살펴보고 자신에게 꼭 맞는 기법을 판단해보세요.
생산성 해법 #1: ‘개구리를 먹어라’
“개구리를 먹는 것이 할 일이라면 아침 일찍 먹는 것이 가장 좋습니다. 개구리를 두 마리 먹는 것이 할 일이라면 큰 것부터 먼저 먹는 것이 가장 좋습니다.”
—마크 트웨인
급변하는 세상에서 우리는 끝없는 할 일 목록을 마주하게 됩니다. 현명한 접근법은 ‘개구리’ 즉 가장 중요한 작업이 무엇인지 식별하고 그것부터 해결하는 것입니다. 마크 트웨인의 인용문을 글자 그대로 해석한 이 방법은 동기부여 강사이자 자기계발 저자인 Brian Tracy가 제안한 것이며, 단순해 보일지 몰라도 정리의 달인들이 대부분 사용하고 있는 생산성 도구입니다.
그렇다면 심한 위장 장애 없이 어떻게 ‘개구리를 먹을’ 수 있을까요? 일단, 작업을 식별해 4시간 안에 완료할 수 있는 일인지 확인하세요. 개구리를 먹는 데에 반나절 이상이 소요될 것 같다면 더 작은 조각, 아니 개구리로 쪼개세요.
매일 개구리를 제일 먼저 처치하세요. 새로운 마음으로 집중해서 아침을 시작해야 합니다. 전날 밤에 개구리를 미리 준비해 놓으면 도움이 됩니다. 예를 들어, 문서를 편집해야 한다면 그 문서에 접근이 가능한지 확인하거나 전날 저녁 로그아웃 전 화면에 문서를 미리 띄워두세요. 아침에는 이메일을 확인하거나 회의 일정을 잡지 않도록 해 방해 요소를 최소화하세요. 모든 집중력과 에너지를 개구리에게 쏟으세요.
Evernote를 곁들인 개구리로 할게요…
파워 팁: 노트에 키워드로 태그를 걸어 개구리를 정리하세요. 서로 다른 노트북에 저장되어 있더라도 범주로 정렬이 가능합니다. 제목, 날짜, 콘텐츠 유형, 키워드를 검색해(사진과 손글씨 안의 단어도 검색 가능) 노트를 찾고, 입력과 동시에 결과를 얻을 수 있습니다.
파워 팁: Evernote의 작업 기능을 사용하면 매일의 개구리를 식별하고 우선순위를 지정할 수 있습니다. 작업과 캘린더(Google 캘린더 계정과 동기화됨)로 노트, 일정, 할 일을 모두 한 곳에서 관리하세요. 할 일 목록이 노트 안에 있고 우선순위 플래그, 마감일, 알리미가 지정되어 있어 모든 업무를 한눈에 파악할 수 있습니다.
이 접근법은 가장 시급하고 중요한 개구리에 초점을 맞출 때 가장 효과적입니다. 하지만 모든 작업의 종합적인 개요를 얻기 위해서도 좋은 방법입니다. 이 방법으로 할 일 목록을 전체적인 맥락 안에서 바라보고 개구리의 우선순위를 지정해, 어느 개구리를 내일 아침으로 먹을지 쉽게 결정할 수 있습니다.
생산성 해법 #2: 사슬을 끊지 말라 (일명 사인필드 캘린더)
네, 이 전략은 코미디언 Jerry Seinfeld의 이름을 따서 만들어졌습니다. 그는 ‘사슬을 끊지 않는 것’을 경이적인 성공의 핵심 비결로 꼽았습니다. 원래는 동료 코미디언 Brad Isaac이 Jerry에게 젊고 야망 있는 희극인을 위한 팁이 있는지 물었을 때 나온 말이었습니다:
“그(Jerry)는 저에게 1년 전체가 한 페이지에 보이는 커다란 벽걸이 달력을 구해다가 잘 보이는 곳에 걸어두라고 말했습니다. 그 다음으로 빨간색 굵은 마커를 준비하라고 했어요. 매일 대본을 쓸 때마다 그 날짜에 커다랗게 빨간색 X자를 그리라고 하더군요. 그걸 계속하다 보면 사슬이 매일 점점 더 길어지겠죠. 몇 주 지나고 나면 그 사슬을 보는 것만으로도 기분이 좋아질 것입니다. 그 사슬이 끊어지지만 않게 하면 됩니다.”
Jerry Seinfeld의 이야기에서 가장 주목할 만한 점은 단순히 수상이나 영예가 아니라 그의 놀라운 생산성과 업적의 지속적인 일관성입니다. 의욕이 있든 없든 그는 꾸준히 작업을 완수해 나가고 사슬을 이어가는 일만 중요하게 여겼습니다. 이 방법을 사용하면 장기적인 정리 습관을 들이게 되어 결국 개인 생활과 업무의 모든 측면에 도움이 됩니다. 기분이나 영감에 상관 없이 꾸준히 계속하는 것이 중요합니다.
Evernote로 동기 부여 상태를 유지하세요
파워 팁: 변화는 어려울 수 있습니다. 특히 오랫동안 특정 방식으로 특정한 일을 해왔다면 더욱 그렇습니다. 하지만 일상의 변화를 시도할 때 순조로운 진행과 집중을 위해서는 진행 상황을 면밀히 주시하는 것이 중요합니다. 이를 위한 한 가지 요령은 습관을 기록하는 것입니다. Evernote의 습관 관리 템플릿을 사용해 새로운 습관을 형성하거나 나쁜 습관을 깨는 과정을 기록하세요.
파워 팁: Evernote는 또한 노트북에 저장할 수 있는 일간, 주간, 월간, 연간 캘린더 템플릿을 제공합니다. 마감일과 알리미를 설정해 작업을 추적하고 처리하세요. 이정표 달성을 기념하고 ‘사슬을 끊지 않도록’ 동기부여 할 수 있습니다. 그런 다음 “완료”를 눌러 작업 목록의 맨 아래로 내려갈 때의(혹은 시야에서 완전히 사라질 때의) 그 만족스러운 느낌을 즐기세요!
생산성 해법 #3: GTD(Get Things Done)와 ZTD(Zen to Done)
GTD: Get Things Done
David Allen의 GTD 기법은 할 일과 프로젝트를 모두 기록한 다음 실행 가능한 단계로 나누고 고정된 기한을 부여하는 방법입니다. 다섯 가지 원칙은 다음과 같습니다:
- 포착—Evernote와 같은 데이터 수집 도구로 관심을 끄는 모든 정보를 쓰거나 녹음하거나 모으세요.
- 명확화—실행 가능합니까? 그렇다면 작업을 완료하는 데에 필요한 단계를 결정하세요.
- 정리—생산성 시스템에서 우선순위 또는 범주별로 작업을 분류하세요.
- 숙고—콘텐츠를 정기적으로 검토해 집중력을 되찾으세요.
- 착수—명확한 결정을 내리세요.
GTD 생산성 방식은 광범위한 사용 사례를 망라하며 개인용 시스템으로 사용할 수 있을 만큼 단순하면서도 대규모의 업무 프로젝트를 처리할 수 있을 만큼 복합적입니다.
ZTD: Zen to Done
이 모든 방법이 다소 벅차게 느껴진다면 ZTD는 그보다도 더 최소화를 추구하는 접근법입니다. ZTD(Zen To Done)의 개발자 Leo Babauta는 생산성이란 “시스템이나 도구가 아니라 습관과 실행”이라는 견해를 피력했습니다. 아울러 그는 작업을 단순화하고 한 번에 한 가지 습관에 집중하는 것이 중요하다고 강조했습니다.
ZTD는 목표와 작업을 필수 요소로 압축하고 중요한 부분에 집중할 것을 요구합니다. 그러려면 프로젝트를 목표에 맞추어 정렬하고 노력을 단순화해야 합니다. 이것은 일간, 주간 혹은 월간 단위로 할 수 있습니다. Leo Babauta는 “할 일을 최대한 덜어내어 중요한 일에 집중하고 그걸 잘 수행해내는 것”이 ZTD의 목표라고 이야기합니다.
Evernote로 GTD와 ZTD 구현하기
파워 팁: 노트 위젯보다 더 강력한 필터링한 노트 위젯을 사용하면 홈에서 보고 싶은 노트의 종류를 정확하게 선택할 수 있습니다. 원하는 검색 기준에 따라 콘텐츠 “세트”를 만들고 대시보드에 배치할 수 있습니다. 필터링한 노트 위젯으로 표시하는 정보의 범위를 좁히세요. 예를 들면 오디오나 목록이나 특정 키워드가 포함된 노트만 표시할 수 있습니다.
Evernote의 홈 화면은 모든 프로젝트와 업무 흐름별 단계를 한 곳에서 볼 수 있기 때문에 GTD를 구현하기에 적절한 장소입니다. 필터링한 노트 위젯을 사용하면 전체 업무 흐름에 걸쳐 모든 단계를 한눈에 조망할 수 있습니다.
생산성 해법 #4: PARA 기법
대표적인 생산성 전문가 Tiago Forte가 개발한 이 기법은 생산성보다 정리에 중점을 둡니다. 하지만 정리는 생산성의 필수 요소입니다.
PARA 생산성 시스템은 업무와 개인 생활을 포괄하는 네 개의 전략적 주요 범주를 축으로 돌아갑니다:
- 프로젝트(Projects)—기한이 있는 구체적인 목표 또는 작업. 예: 새로운 직원 핸드북 만들기.
- 영역(Areas)— 일반적으로 유지되어야 할 기준이 있는 활동 영역. 예: 인사.
- 리소스(Resources)—지속적으로 흥미를 갖고 있는 관심사나 관련 자료. 예: 휴가 정책, 복지 혜택 및 소통 절차에 관련된 문서의 모음으로 구성된 리소스 파일.
- 아카이브(Archives)—더 이상 유효하지 않거나 작업 완료를 위해 불필요한 항목. 예: 완료된 프로젝트, 그만 유지 관리하기로 한 영역, 더 이상 관심 없는 리소스.
Evernote로 PARA 기법 구현하기
Evernote의 유연성은 플랫폼을 사용해 생활을 매끄럽게 정리할 수 있는 방법이 무수히 많음을 의미합니다. PARA 기법에 따라 필요에 맞게 작업과 관련된 정보를 쉽게 구조화할 수 있습니다:
프로젝트: Evernote Teams를 프로젝트 관리 허브로 삼아, 모든 관련된 아이디어, 문서, 회의 노트, 일정표, 할 일 목록을 하나의 장소에 보관하고, 적절한 권한을 가진 사람들이 액세스할 수 있게 하세요. 모든 자료가 노트북과 스페이스에 정리되어 있으면 일정과 결과물을 쉽게 추적할 수 있습니다. 이렇게 하면 사무실에서 일하든 원격으로 근무하든 모두가 최신 정보에 접근할 수 있습니다.
영역: 작업 기능을 사용해 Evernote에서 이를 구현할 수 있습니다. 할 일과 노트를 통합해 진행에 필요한 맥락을 구성하세요. 작업과 노트를 함께 사용하면 해야 할 일과 그 일을 완수하는 데 필요한 정보의 격차가 좁아져, 목표를 더 빠르게 달성하는 데에 도움이 됩니다.
리소스: Evernote의 Web Clipper를 사용해 한 번 스크랩하고 영원히 저장하세요. 마음에 드는 자료를 발견하면 바로 스크랩하세요. 연구 자료와 영감을 Evernote에 모아두었다가 필요할 때 언제든 찾을 수 있습니다.
아카이브: 앞의 세 범주에서 더 이상 유효하지 않은 콘텐츠. ‘아카이브’라는 새 태그를 만들고 오래된 노트에 붙이세요. 노트북과 스택 이름 앞에 X를 붙여 목록 하단으로 보내세요. 어떤 자료가 더 이상 중요하지 않게 되었다면 보이지 않도록 치워두되 나중에 다시 필요할 경우에 대비해 보관할 수 있습니다.
모든 것을 기억하고 어떤 목표든 달성하세요
2021년에 회사 비전을 요약하면서 Evernote CEO Ian Small은 이렇게 말했습니다. “저희는 여러분이 더 체계적이고 자신감 있는 태도로, 직장에서 생산성을 높이고, 개인적인 꿈을 추구하며, 일상 생활을 원활하게 유지할 수 있는 미래를 그립니다. 그리고 그러한 움직임의 중심에 선 Evernote를 그립니다.”
홈, 캘린더, 작업이 서로 교차하고 노트와 함께 연결될 때, 특별한 일이 일어나기 시작합니다. 알아야 할 정보와 해야 할 일을 통합해서 깔끔하게 정리해 보여주는 대시보드로 하루를 짜임새 있게 운영하세요. 매우 간단하면서도 효과적인 방법입니다. 가장 긴급한 작업과 최신 일정이 하나의 통합된 보기에 표시되므로, Evernote를 여는 순간 중요한 정보가 연결되고 생산성이 향상됩니다.
