생산성 향상

이메일과 알리미를 사용해 생산성을 높이는 방법

Email Reminders power productivity

Evernote는 생산성을 높여주고 프로젝트의 성공을 뒷받침하는 여러 가지 다양한 도구를 제공합니다.

저자이자 강연자, 생산성 전략가인 Mike Vardy씨는 최근 노트북 정리, 이메일, 알리미와 같은 Evernote 기능을 사용해 매달 원고 작성과 준비 중인 책 집필에 어떠한 도움을 받았는지에 대해 공유했습니다.

이 게시물은 Mike Vardy씨가 Evernote를 사용해 생산성을 높이는 방법에 관해 Productivityist 블로그에 올린 게시물을 발췌한 내용입니다. 공통 구조에 맞게 노트북을 정리하고, 알리미로 그 달의 주제를 검토하고, 특정 이메일이 Evernote 계정으로 전송되도록 하기 위해 Mike씨가 밟은 단계를 소개합니다.

저는 리소스와 참고 자료 수집에 오래 전부터 Evernote를 사용해 왔습니다. 모든 조사 내용을 Evernote에 저장하고, 현재 진행 중인 문서들을 노트북에 담은 다음, Productivityist를 만들어가는데 도움을 주고 계신 분들이나 가상의 비서에게 공유해 줍니다. 참고가 될 만한 모든 자료는 Evernote에 보관하며, 블로그 게시물과 다른 콘텐츠 아이디어도 Evernote에 얼마간 저장해 두었다가, 더 큰 규모의 프로젝트에 사용할 거라면 Scrivener로, 블로그 포스팅에 사용할 거라면 Desk.pm으로 옮깁니다.

Todoist를 작업 관리 앱으로 사용한 지는 1년 가까이 되었지만 훨씬 오래된 것처럼 느껴집니다. Asana에 있는 것들을 제외한 대부분의 작업은 Todoist에 담아둡니다(다른 사람들과 함께 진행하는 몇몇 프로젝트를 위해 Asana를 사용 중인데, Cloud Productivity의 Jeremy Roberts씨와 함께 하고 있는 Do Better With Asana 프로젝트가 이 경우에 해당합니다). 그 밖의 모든 개인, 업무, Productivityist 관련 작업들은 Todoist 안에 있습니다.

Todoist와 Evernote를 함께 사용해 매끄러운 워크플로우를 만드는 방법이 궁금하신가요? 물론 두 가지를 연결시켜 주는 자동화 도구들도 나와 있습니다. 당장 IFTTT와 Zapier가 떠오르는군요. 하지만 저는 사용하는 앱들에 대해 최선의 접근 방법을 스스로 발전시키기 전에 자동화된 시스템을 구축하는 것에 대해 굉장히 조심스러운 편입니다.

제가 Todoist와 Evernote를 연동시키는 방법은 그리 어렵지 않습니다. 트리거와 식별자가 비슷한 두 앱을 가지고 작업을 하다 보면 매일 따르는 일의 순서가 자연스럽게 드러나기 마련입니다.

Todoist에 Evernote를 접목시키는 방법은 다음과 같습니다:

1. 공통 구조 만들기

저는 작업 관리 앱에서 참고 자료 앱으로 쉽게 전환할 수 있도록 다음과 같은 방식으로 Evernote를 정리합니다:

  1. 노트북 스택은 업무 분야별로 분류합니다.
  2. 그 스택 안의 노트북들은 다양한 규모의 프로젝트들입니다.
  3. 노트는 말 그대로 노트입니다.
  4. 태그를 컨텍스트(또는 모드)와 동일하게 사용하고 있습니다.

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양쪽을 왔다갔다할 때 환경 변화에 적응하는 시간이 짧아지면 그만큼 일을 진전시킬 시간이 늘어납니다. (참고로 저는 Productivityist Coaching이라는 노트북 스택을 만들어 놓고 개인정보 보호를 위해 동기화하지 않는 로컬 노트북들을 담아 둡니다.)

예를 들어 설명해 보겠습니다.

저는 요즘 다음 책을 작업 중입니다. Todoist 안에 “My Next Book”이라는 프로젝트가 있고 이것은 “Professional”이라는 상위 업무 분야 아래에 위치합니다. Evernote 안에도 같은 이름의 프로젝트가 있는데 “Professional”이라는 노트북 스택 안에 “My Next Book”이라는 노트북이 들어 있는 구조입니다. 차이는 프로젝트와 관련된 작업은 Todoist 안에, 프로젝트와 관련된 참고 노트는 Evernote 안에 있다는 점입니다. Todoist 작업의 URL을 복사해 해당 작업과 관련된 Evernote 노트에 붙여 넣을 수 있고, 원한다면 Evernote의 노트 URL을 복사해 Todoist 작업에 붙여 넣을 수도 있습니다.

Todoist URL을 Evernote에 복사하는 첫 번째 방법은 Evernote에서 자료 조사를 마무리 짓고 싶을 때 사용할 수 있습니다. Todoist 작업을 클릭하기만 하면 Todoist로 다시 돌아가 찾지 않아도 완료로 표시할 수 있기 때문입니다. 반대로, Evernote URL을 Todoist에 복사하는 두 번째 방법은 Todoist를 사용하다가 Evernote 노트북을 뒤지지 않고 작업에서 찾은 관련 노트에 재빨리 액세스하고 싶을 때 사용합니다. URL이 처리 속도를 앞당겨주므로 더욱 빠른 속도로 작업을 계속할 수 있습니다.

그러나 라벨과 태그는 약간 다르게 취급됩니다. 저는 Todoist에서 사용하는 라벨 개수를 제한합니다. 라벨을 쉽게 기억하고 작업에 붙이기 위해서입니다. 예전에 라벨에 대해서도 글을 쓴 적이 있지만 Todoist의 라벨에 있어서는 명확하게 정의되고 필요에 따라 다듬어지기만 한다면 “적을수록 좋다”는 원칙을 고수하고 있습니다. 반면, Evernote에서는 그런 규칙에 얽매이지 않습니다. 어차피 태그를 이용하면 효과적으로 검색을 할 수 있고, Todoist의 작업 개수보다 Evernote에서 찾아야 할 노트 개수가 훨씬 많아서입니다. 그 이유가 뭐냐고요? 노트는 완료가 없지만 작업은 완료되기 때문입니다. 그래서 Evernote에서는 태그 개수에 그렇게 집착하지 않는 편입니다.

2. 알리미 활용하기

저는 매월 초 그 달의 주제와 관련된 항목을 전면에 부각시키기 위해 Evernote 알리미를 사용합니다. 예를 들어, 이달 초에는 다음 책 작업을 시작하라는 Evernote 알리미를 받았습니다. 곧바로 책 집필 과정을 시작할 수 있도록 적어둔 내용을 표시해 주는 노트이므로 이걸 딱히 작업이라고 볼 수는 없습니다.

저는 또 중요한 작업이나 프로젝트의 시작과 관련된 Evernote 노트에 Todoist 작업의 링크를 복사해 놓기 시작했습니다.
Evernote 알리미는 특정 날짜에 해당 과제를 시작하고 싶을 때 이를 상기시켜 주는 역할을 합니다. Evernote 노트의 링크를 클릭하기만 하면 해당 작업으로 연결됩니다. (노트에는 물론 해당 과제와 연관된 정보도 포함되어 있습니다.)

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이때 마감일을 지정해 놓으면 모든 준비가 완료된 것입니다(마감일은 보통 완료할 때까지 반복 설정합니다). 완전히 자동화된 해결책은 아니지만 매번 효과가 있고 견고한 방법임을 확인하게 됩니다(견고함은 신뢰의 필수 요건이니까요).

3. 이메일 자동화하기

두 이메일 클라이언트를 사용해 작업은 Todoist로, 참고 항목은 Evernote로 직접 보낼 수 있습니다(Mac에서는 Airmail, iOS에서는 Dispatch를 사용합니다). 그러나 제 생각에 이메일을 처리하는 가장 안정적인 방법은 Evernote의 기본 노트북에 연결된 이메일 주소를 사용하는 것입니다.

팁: 회원님의 이메일 주소를 찾아 이메일 콘텐츠를 Evernote로 보내는 방법을 배워보세요.

Evernote와 Todoist의 완벽한 연동을 위해 저는 기본 노트북의 이름을 “*Inbox”로 변경했습니다. 정기적으로 처리해야 한다는 자극을 받기 위해서입니다. 경우에 따라 이메일의 내용이 작업과 참고 항목을 모두 포함하고 있으면 Todoist와 Evernote 양쪽으로 가기도 합니다. 사람들에게 회신을 보낼 때는 두 앱을 ‘숨은 참조’하는 습관을 들였습니다. 작업 또는 참고 항목을 적절한 앱으로 보내고 단번에 모두 대응할 수 있도록 하기 위해서입니다.

Mike씨가 자신의 생산성 워크플로우에 맞게 Todoist를 설정하는 방법을 자세히 살펴보려면 이 블로그 게시물 전체 내용을 읽어보세요.

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