팁과 사례

[유저스토리] 행복을 위한 Evernote를 TAM(탐) 하다 (ECC 김동원님)

Evernote 공인 컨설턴트이시며 유저모임인 Evernote Community Night 에서 강사로 활동하고 계신 김동원 님의 행복을 위한 Evernote 를 TAM(탐) 하는 방법에 대해서 인터뷰했습니다.

“TAM 하다” 란?
T : think & talk (에버노트로 할 수 있는 것들을 생각하고)
A : ask (나를 위해 사용할 수 있는 것들을 묻고)
M : mission (다양한 기능들을 나의 개성에 맞게 커스터마이징)
하다 : 나의 에버노트에 시간, 사람, 행복을 담는 것

그럼 먼저 김동원 님에 대해서 소개해 드리겠습니다.

  • 직업 : 교수(국립강릉원주대학교 겸임교수) ㅣ 강사
  • 소개
    • 에버노트 공인 컨설턴트 (Evernote Certified Consultants)
    • 나누미교육 대표
    • 세상을 바꾸는 시간 15분(세바시) 인증강사 -5가지 사랑의 언어
    • 국립강릉원주대학교 겸임교수
    • 전문강사 (동기부여ㅣ업무효율)

 

‘기억하고 싶은 것들을 기록하는 소중한 보물창고’

먼저 저에게 에버노트란 ‘기억하고 싶은 것들을 기록하는 소중한 보물창고’ 라고 말할 수 있습니다. 결론부터 이야기하면 제가 생각하는 생산성이나 효율성은 더 많은 일을 하는 것이 아니라, 업무시간을 단축해 내 시간을 확보하고 중요한 것보다는 소중한 것에 집중할 수 있도록 에버노트를 활용하고 있습니다.

저의 에버노트는 크게 시간에 따라 3가지로 말할 수 있습니다
과거 : 업무 효율을 위한 도구
현재 : 소중한 것을 나누는 친구
미래 : 나의 꿈을 현실화시키는 멘토

1. 과거 (업무효율 도구)

초기에는 에버노트를 업무능률을 올리기 위한 도구로만 사용했고 에버노트뿐만 아니라 3~4개의 기록을 위한 앱과 프로그램을 사용했었습니다. 하지만 시간이 지남에 따라 사용빈도가 에버노트로 집중이 되었습니다. 따라서 자연스럽게 제 모든 기록은 에버노트에 담겼고, 에버노트가 곧 또 다른 ‘나’가 되었습니다.

다양한 프로젝트를 수행하고 박사 논문을 준비하는 제게는 빠르게 기록하고 언제든지 꺼내볼 수 있는 에버노트는 맥가이버 칼과 같은 도구였습니다. 당시 다양한 문서와 신속한 편집을 해야 하는 업무를 수행하기에는 아쉬운 부분이 있었던 것도 사실입니다. 하지만 그 아쉬운 부분은 특정 기능들에 대한 것이었고, 에버노트의 가장 큰 장점인 업무 프로세스 컨트롤은 최고의 장점이었습니다. 현재 제 에버노트 컨설팅의 핵심이기도 합니다.

업무효율을 위한 나만의 팁 1 – 업무프로세스 만들기

2개의 업무 노트북을 활용 :
기본(노트북) – 진행중(노트북) – 완료(주제별 노트북)로 크게 3가지 단계를 거칩니다.

기본 노트북 (진행 전 사전 수집단계)
업무, 메모, 사진, 스크랩, 녹음 등 고민 없이 일단 개별 주제를 노트 단위로 단순하게 기록합니다.

진행 중 (기록이나 정리가 필요한 내용 선별)
수집한 내용 중 기록하거나 정리가 필요한 것들을 이동시키고 넘버링 후 발전시킵니다. 이렇게 하면 현재 제가 진행하고 있는 일들이 몇 개나 되는지 알 수 있습니다. 생각과 자료가 정리가 마무리되면 해당하는 노트북으로 이동합니다

완료 (주제별 노트북으로 이동)
작성이 끝난 노트는 주제별로 분류한 노트북으로 이동하고 마무리합니다. 이때 해당 주제별 노트북에 넘버링을 함으로써 해당 노트북에 완료된 내용의 개수와 정렬에 편의를 돕습니다.

김동원님이 사용하시는 화면 중 일부 참고 – ‘000 집합소(기본)’ 노트북에 595개의 단순한 메모가 있으며, ‘000 진행중’ 노트북에는 65개의 노트가 업무상 진행중을 의미합니다.

업무효율을 위한 나만의 팁 2 – 나만의 데이터 베이스 시스템 만들기

팁 1에 해당하는 노트들이 완료되면 해당 노트에 태그 및 노트에 대한 정보를 입력해 이후 검색 및 공유를 위한 설정을 합니다.

태그 : 10개정도 주로 사용할 태그를 설정 (리더십ㅣ관계ㅣ강의안ㅣ전송자료ㅣ케이스등)
효율성 : 완료에 해당하는 주제별 노트북에 목차노트를 별도로 만들어 내부링크로 빠른 엑세스 설정
검색 및 공유 : 내부링크 하단에 외부공유 링크를 추가해 이후 빠른 공유가 가능

김동원님이 사용하시는 화면 중 일부 참고 – 제안서 모음 노트

업무상 작성했던 제안서의 목차를 생성해서 업무별로 빠른 이동을 할 수 있도록 합니다.

관련 링크 – 다른 노트로 연결되는 목차를 만드는 방법

김동원님이 사용하시는 화면 중 일부 참고 – 독서 모임에서 사용했던 링크

내부자료는 내부링크만 사용하고, 공유해도 되는 자료는 내부링크 하단에 외부링크를 첨부해 빠른 공유가 가능하도록 세팅합니다.

관련 링크 – 노트 링크를 사용해 노트를 서로 연결하는 방법

2. 현재 (소중한 것을 나누는 친구)

‘소중한 것과 중요한 것을 기록하다’

현재는 업무(중요한 것) 이외에도 제 모든 것을 이야기하는 친구와 같습니다. 중요한 업무가 틀어지면 머리가 아프지만, 소중한 일들이 뜻대로 되지 않으면 가슴이 아프더군요.

‘기억하고 싶은 기록하기 시작하다’

에버노트의 기능들을 활용해서 가족, 친구, 여행, 독서 노트 등 업무 이외에도 다양한 제 이야기를 담기 시작했습니다. PC로 작성하고 이동하면서 제가 기억하고 싶은 소중한 것들을 다시 꺼내서 미소지을 수 있는 즐거운 일들을 담기 시작했습니다.

업무효율을 위해 에버노트를 열 때는 ‘일’을 해야 한다는 생각에 업무 스트레스가 동반되었지만, 소중한 것을 담기 시작하니 에버노트를 여는 것이 행복해지기 시작했습니다.

업무효율을 위한 나만의 팁 3 – 가장 소중한 것은 ‘사람’

누군가에게 기억된다는 것은 정말 기분 좋고 행복한 일이라고 생각합니다. 그래서 저는 처음 인연을 맺는 사람과는 아래와 같이 기록해서 기억하고 있습니다.

  1. 함께 사진을 촬영
  2. 명함 사진 첨부
  3. 상대방의 첫인상 + 배울 점
  4. 시간의 역순으로 이벤트를 기록

김동원님이 사용하시는 화면 중 일부 참고 – 인연 & 만남 노트

업무효율을 위한 나만의 팁 4 – 기록을 넘어 ‘공감’으로

팁 3의 내용은 단순히 관계를 기록하기 위한 것이 아니라 더욱 원활하고 긍정적인 관계를 만들어 가기 위해서 입니다. 팁 3과 같이 만들어진 노트의 외부링크를 휴대폰의 주소록에 함께 저장해 미팅이나 통화 전에 열어 진행내용을 체크하고 배려할 수 있도록 합니다.

김동원님이 사용하시는 화면 중 일부 참고 – 휴대폰 주소록에 에버노트 외부링크를 삽입하는 방법

3. 미래

‘시간은 흘러가는 것이 아니라 채워가는 것’

떠오르는 생각과 독서와 각종 강연 등 ‘나의 내일’을 위해 기록한 것들은 곧 다가올 내일을 위한 투자와 같다고 생각합니다. 내일을 위한 다양한 지식과 지혜를 기록하고 흘러가는 시간을 나를 위해 채워가는 시간으로 재창조합니다.

업무효율을 위한 나만의 팁 5 – 단순기록에 가치를 더하다

저는 에버노트 이외에도 대학교 강단과 기업에서 전문강사의 역량 강화를 위해 다양한 세미나와 교육에 참여하고 있습니다. 초기에 에버노트를 사용할 때는 노트북이나 아이패드를 켜고 강연자들의 내용을 모두 기록하려고 했습니다. 그런데 노트와 지식은 쌓이는데 다시 잘 안 보게 되었습니다. 따라서 아래와 같이 사용방법에 변화를 주었습니다.

  1. 휴대폰 녹음 어플로 강연 내용 녹음 (녹음이 허가된 공개강의의 경우)
  2. 강연에 집중 – 메모장이나 손글씨로 강연의 중요 포인트만 기록
  3. 녹음 파일을 해당 노트북에 삽입
  4. 집으로 돌아오는 길에 녹음 파일 재생과 함께 메모 내용 리뷰

강연의 기록의 본질은 기록이 아니라 이해! 이처럼 기록된 내용은 연관 노트를 통해서 활용성이 더욱 빛나게 됩니다.

깨알 팁
모바일의 녹음기능의 성능이 더욱 좋고 에버노트 녹음 기능은 노트작성과 동시 사용 시 간혹 에러가 발생하기 때문에 녹음은 따로하여 첨부합니다.

김동원님이 사용하시는 화면 중 일부 참고 – 녹음 파일을 노트에 첨부하는 방법

제게 에버노트는 생산성과 창의성 도구임은 분명합니다. 하지만 ‘무엇을 위한 생산성과 창의성 도구인가’가 제게는 더 중요합니다. 중요한 것을 기록하는 도구라는 기본기능에 현재는 소중한 것들을 보다 가치 있게 기록하는 친구입니다. 또한, 내일의 ‘나’를 위한 멘토의 역할을 합니다.

이와 같은 방식은 에버노트 컨설팅에도 동일하게 적용하고 있으며, 일을 위한 에버노트가 아닌 사용자의 행복과 성장을 위한 방식으로 커스터마이징 하는 것이 현재 에버노트 ECC로써 강의와 컨설팅을 하는 본질에 해당합니다.

저마다 다양한 방식과 용도로 에버노트를 활용하리라 생각됩니다. 에버노트를 사용하는 모든 유저들의 행복과 성장을 응원합니다.

네이버 에버노트 포스트 일부 발췌

위의 사진과 같이 현재 에버노트 유저들의 손쉬운 사용을 위하여 에버노트 공식 홈페이지의 내용을 업데이트해 보다 쉽게 에버노트를 접하고 배울수 있도록 업데이트 하고 있습니다.

위의 페이지를 통해서 앞으로 보다 많은 유저들의 행복을 함께 할 수 있었으면 합니다.

ECC 김동원 님에 대해서 보다 알고 싶거나 추가정보를 알고 싶으신 분께서는 앞서 소개해 드린 김동원 님의 개인홈을 통해서 정보를 얻으실 수 있으며, 유저모임인 에버노트 커뮤니티 나이트 페이스북 그룹를 통해서 만나실 수 있습니다. 또한, 위와 같이 안내드린대로 네이버 에버노트 포스트를 통해서 사용방법에 대해서 배우실 수 있습니다.

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