최신 트렌드를 파악하고, 다양한 콘텐츠를 만드는 기업 홍보 담당자에게 신속함, 꼼꼼함, 센스있는 일 처리는 필수인데요. 기업의 홍보 담당자들에게 Evernote는 ‘일못(일못하는직장인)’도 ‘일잘(일잘하는직장인)’로 만드는 필수 업무 도구라고 합니다.
외국계 기업 홍보 담당자가 전하는 Evernote 활용법입니다!
(꼭 홍보 담당자가 아니더라도 업무 관련된 다양한 정보를 수집, 관리, 활용한다는 맥락에서 도움이 될만한 활용 사례이므로 꼭 팁을 얻어 가세요!)
1. 웹클리퍼를 적극 활용해 최신 트렌드를 연구합니다.
뉴스, 페이스북 등을 서핑하며 알게 된 유용한 정보, 적극적으로 업무에 활용하고 계신가요? Evernote를 활용하기 전에 저는 유용한 정보를 발견하면 눈으로만 읽고 습득하거나, 즐겨찾기 목록 어딘가에 저장해두고 잊어버리곤 했는데요. Evernote를 사용하게 된 후에는 웹클리퍼(Web Clipper)를 활용해 필요한 정보를 각 주제별로 만들어 둔 노트북에 스크랩해 둡니다.
일례로 최근에는 ‘자율주행’에 관해 기업, 업계의 중요 트렌드를 알 수 있는 기사 혹은 블로그 포스트를 웹클리퍼로 스크랩 해 한 눈에 모아보고 있는데요. 이렇게 해두면 보도자료, 기획기사 등 자료를 작성할 때 모아 둔 기사를 한번에 훑어보고, 필요한 정보를 습득하기에 자료 작성 시간을 단축할 수 있습니다.
<자율주행차 관련 주요 기사 웹클리퍼로 스크랩>
2. 고정적으로 진행되는 업무는 업무 순서/자료를 깔끔하게 정리해두어 활용!
기업의 홍보 활동을 하다 보면 고정적으로 진행되는 홍보 프로그램이 있습니다. 전통적인 홍보 프로그램으로는 기자 간담회 진행, 보도자료 배포, 임원 인터뷰 진행 등이 있죠. 이러한 고정적으로 진행되는 업무의 진행 순서, 체크 사항 등을 Evernote 에 정리해 두면 빠뜨리는 일 없이 언제나 꼼꼼하게 챙길 수 있습니다.
(후배 팀원에게 업무에 대해 설명할 때도 매우 유용하다는 건 덤입니다!)
<임원 인터뷰 진행 관련 업무 순서 및 체크 사항을 한 노트에 정리>
<기자 간담회 등 행사 진행시 대관 가능한 호텔의 목록을 정리>
3. 외부와 자료를 공유할 때도 Evernote를 활용하죠.
기자, 온라인 인플루엔서, 클라이언트, 내부 팀원 등 다양한 사람들과 자료를 공유할 일이 많은 홍보 담당자들은 때와 장소를 막론하고 필요한 자료를 찾고, 공유해야 할 일이 많습니다. Evernote를 활용하면 작성한 노트를 공유하는 것이 간단합니다. 실제로 기자 간담회 후 홍보 자료를 배포할 때 이 기능을 유용하게 쓰기도 했는데요. (혹여, 자료에 수정이 있어도 동일한 URL에서 업데이트 된 정보를 그대로 받아볼 수 있어 자료를 다시 배포 할 필요가 없습니다.)
4. 내부 팀원들과 협업할 때 Evernote를 업무 게시판으로!
메일 기반으로 정보를 교환하다 보면 업무의 진행 상황을 한 눈에 파악하기 어렵다는 단점이 있습니다. 또한, 수정된 자료를 여러 번 주고 받다 보면 어떤 것이 가장 최신의 자료인지 헷갈리기도 하죠. 이럴 때 Evernote에 업무의 모든 진행 상황을 한 눈에 볼 수 있도록 중심 게시판 형태로 정리해두면, 프로젝트 팀원이 항상 최신 정보를 언제든지 확인할 수 있습니다. 노트를 공동으로 편집하는 것도 가능하여 불필요한 미팅 횟수가 줄어들기도 합니다.
많은 관계자들과 커뮤니케이션하고, 여러 가지 일을 동시에 신속하게 해야 하는 홍보 담당자에게 Evernote는 번거로운 작업을 대폭 줄여주는 유용한 업무 플랫폼입니다. 수많은 일을 처리하는 와중에도 ‘효율성, 생산성 끝판왕!’으로 더 편하게 일할 수 있죠. 이렇게 번거로운 일을 줄임으로써 번(!) 시간은 더 중요하고, 본질적인 업무에 쏟으며 업무의 퀄리티를 높일 수 있습니다.
우리 모두 Evernote를 활용해 ‘일잘러(일 잘하는 직장인)’가 되보아요!
