‘참우리건축협동조합’은 석공, 목공, 실내디자이너, 건축사 등 15년 이상 경력의 젊은 장인들이 뭉쳐 만든 건축 사무소로, 합리적인 가격에 정성을 담아 한국 고유의 건축, 한옥을 짓고 있습니다. ‘협동조합’이라는 형식에 맞게, 각 분야의 전문가들이 주인의식을 가지고 능동적으로 지식을 공유하며 창의적인 발전을 도모하고 있습니다.
공유를 통해 더 나은 아이디어를 만들어내고자 참우리건축협동조합은 설립 초기부터 Evernote 비즈니스를 도입했습니다. 프로젝트 관리, 아이디어 공유 등 사내 커뮤니케이션과 정보 관리 전반에 활용하고 있다고 합니다. 그 이야기를 함께 만나보세요.
공유에서 창조로
참우리건축협동조합이 Evernote 비즈니스를 도입한 가장 큰 이유 중 하나는 ‘공유’ 기능이었습니다. 각자의 조합원들이 주인의식을 갖고 활발하게 참여를 하는 ‘협동조합’ 환경에는 안성맞춤인 기능입니다. 공유를 통해 기대하는 효과는 바로 ‘새로운 아이디어 창출’입니다. 서로가 알고 있는 지식을 자유롭게 공유함으로써 개인의 아이디어가 곧 팀 모두의 지식이 되고, 서로의 창의성을 자극하게 됩니다. 즉, 능동적인 지식 교류를 통해 지금까지는 생각하지 못했던 창의적인 아이디어를 다 함께 고민할 수 있게됩니다.
프로젝트 자료 관리
참우리건축협동조합은 Evernote 비즈니스 계정 안에 프로젝트마다 노트북을 만들고 별도의 규칙 없이 자유롭게 자료를 저장합니다. Evernote에는 사진, 문서, 그림 등 다양한 포맷의 자료를 쉽게 저장할 수 있어, 3D 도면, 아이디어 구상안, 현장 사진 등 프로젝트에 관련된 자료를 모두 한 곳에 모을 수 있습니다. Evernote 프리미엄과 비즈니스 사용자는 노트 안 텍스트뿐만 아니라 첨부 파일 안의 인쇄된 글자와 손글씨도 검색할 수 있기 때문에, 필요할 때마다 간편하게 자료를 찾고 있습니다.
회사 노하우 집대성
작업 자료 외 팀원들이 각자 알고 있는 지식을 공유하는데도 Evernote 비즈니스를 사용하고있습니다. 예를 들어 프로젝트를 진행하면서 경험했던 일들을 모아 ‘시공 시 유의 사항’이라는 노트를 만들어 공유하고 있습니다. 프로젝트를 하면서 느끼고 배운 바를 정리하니 다음 프로젝트를 할 때 다른 팀원들이 큰 노력을 기울이지 않고도 자연스럽게 그 내용을 참고할 수 있게 되었습니다.
웹 리서치를 하면서 얻는 정보는 ‘Evernote Web Clipper’를 사용해 클리핑을 하고, Evernote 비즈니스에 저장을 해둡니다. 이를 통해 비슷한 정보를 찾고 있었던 팀원과도 자연스럽게 공유를 할 수 있습니다. 이미 이전에 조사가 된 내용이었으나 공유가 안되어서 재작업을 하는 경우가 줄어들게 되죠.
본인이 속해있는 프로젝트가 아니더라도 내용을 참고하고 싶다면 관심 있는 노트북에 가입을 합니다. 능동적인 정보 공유가 가능해진 셈이죠. 노트북에 가입을 하면 최신 내용을 업데이트 받고 확인할 수 있는데, 마치 회사 내에 공유된 정보로 이루어진 잡지를 구독하는 것과 같습니다. 노트북에 가입을 함으로써 직원들은 관심 분야에 대해 보다 적극적으로 배우고 참여할 수 있으며, 더 나아가 활발한 아이디어 창출도 가능해졌습니다.
집단 지식 활용으로 효율적인 시간 관리
Evernote의 ‘관련 노트’ 기능을 통해 축적된 자료를 효율적으로 활용하고, 비슷한 일을 반복해 진행하느라 드는 시간을 줄여 나가고 있습니다. 예를 들어 나무가 쪼개지는 현상에 대해 문의를 하는 클라이언트가 있었는데, 이전에도 이와 같은 문의를 한 경우가 다수 있었습니다. 나무 쪼개짐에 대한 노트를 작성하기 시작하면, Evernote는 새 노트의 내용을 분석해 이와 관련된 노트를 찾아 보여줍니다. 이전에 비슷한 문의가 들어왔을 때 어떻게 해결했는지에 대한 기록 등이지요. 관련 노트 기능을 사용하면 일부러 검색하지 않아도 Evernote가 알아서 비슷한 내용을 찾아서 표시해줍니다. 관련된 노트를 참고하며 이전에 이미 완수한 바 있는 비슷한 업무를 처음부터 다시 하지 않아도 되니 많은 시간이 절약됩니다.
“Evernote로 공유한 자료 어떻게 생각하세요?” 생산적인 회의 문화
회의 전에 참고해야 하는 내용들은 Evernote 비즈니스를 통해 사전에 공유를 하고, 모든 미팅 참석자는 본인이 편한 시간, 장소에서 내용을 미리 확인합니다. 자료를 모두 숙지한 상태에서 미팅을 시작하니, 알고 있는 정보를 단순히 공유하는데 시간을 낭비하지 않고 회의가 시작하자마자 바로 새로운 아이디어를 만드는 데 집중할 수 있습니다.
현장과 사무실 업무를 매끄럽게 연결
건축사무소 업무 특성 상 외근이 잦기 때문에 현장에 있는 직원과 사무실에 있는 직원간의 소통을 원활하게 지원하는 커뮤니케이션 툴이 중요합니다. Evernote 비즈니스를 사용하기 전에는 문자, 이메일, 전화 통화 등 여러 수단을 통해 현장 정보를 사무실 직원과 공유를 하다 보니, 업무 관련 내용이 이 곳 저곳에 흩어져 전체 내용을 파악하기 힘들었습니다. 현장에서 공유해준 사진을 찾으러 스마트폰 문자 내용을 뒤지고 다시 이메일을 보내는 등 사소하게 시간을 낭비하는 경우가 많았습니다.
Evernote 비즈니스를 사용하면서 담당자가 자리를 비우거나 이동 중에 급히 처리해야 할 업무가 있어도 이제 원활한 협업이 가능해졌습니다. 현장에서 스마트폰, 태블릿 등의 모바일 기기로 상황을 기록하고, 공유 노트북에 업데이트를 하는 것만으로 사무실 내 모든 직원들이 같은 내용을 공유 받고 확인할 수 있습니다. 별도의 보고 절차 없이 말이죠. 마찬가지로 현장에 나간 직원도 사무실에서 제공받아야 하는 자료들을 Evernote 비즈니스에서 최신 상태로 언제, 어디서나 확인할 수 있으니 외근에 대한 부담도 줄어들었습니다.
“Evernote 비즈니스로 정리하고 공유하니 보고하는 시간은 줄어들고 저희의 본업인 ‘창의적인 업무’에 집중할 수 있게 되었습니다.”
클라이언트 관리
Evernote 비즈니스에 업데이트되는 작업 진행 상황은 클라이언트와도 공유합니다. 현장에서 노트를 작성하는 즉시 회사 팀원과 클라이언트가 동시에 확인할 수 있으니, 빠른 처리가 가능하고 재차 보고하는 번거로움도 최소화할 수 있었습니다.
클라이언트에게 기존의 프로젝트나 기획 아이디어를 소개하는 자리에서도 Evernote 비즈니스를 사용합니다. 별도의 PT 자료를 만들지 않고, 태블릿으로 Evernote 비즈니스 노트북에 저장된 내용을 바로 선보입니다. 소개 자료를 만드느라 시간을 허비하지 않아도 되고, 필요했던 자료가 빠져서 당황하는 일도 없습니다.
Evernote 비즈니스와 함께 사용하는 ‘Skitch‘, ‘몰스킨 Evernote 스마트 노트북’
시각적인 정보나 아이디어를 기록 또는 전달을 해야 할 때는 Skitch와 몰스킨 Evernote 스마트 노트북을 적극 활용하고 있습니다. 예를 들어 도면과 주의 사항 등을 몰스킨 노트북에 펜으로 작성을 하고, 종이 페이지를 카메라 이미지로 찍어 관련 프로젝트 노트북에 저장을 합니다. 스마트 스티커를 사용하면 자동으로 정리가 되어 편리합니다.
아날로그 종이에만 갇혀 있던 아이디어를 디지털화해 Evernote 비즈니스 노트북으로 옮기면, 다른 팀원들과도 내용을 손쉽게 공유할 수 있습니다. 건축 도면을 살펴보다가 개선 사항을 공유하고 싶을 때는 Skitch로 해당 부분에 화살표, 도형 등을 이용해 표시를 하고 텍스트로 간단하게 덧글을 달아 의견을 전달합니다.
참우리건축협동조합은 Evernote 비즈니스를 도입해 조직 내 모든 정보와 지식을 효율적으로 공유하고 있습니다. 직원 각자가 알고 있는 노하우부터 프로젝트 도면, 현장 자료 등 좋은 한옥을 짓고 관리하기 위해 필요한 모든 작업에 Evernote 비즈니스를 사용합니다. 이를 통해 행정적인 업무에 얽매이지 않고, 언제, 어디서나 원활하게 소통하며 창의적인 고민에 모두 함께 몰두할 수 있게 되었습니다.
팀워크에 있어서 Evernote 비즈니스 덕분에 원활한 공유가 창의력을 끌어내는 선순환이 가능해졌습니다.
