유저스토리: 건축가의 “효율적인 커뮤니케이션 및 자료 수집을 위한 강력한 툴”

Evernote로 회사 업무 효율 높이기

처음 Evernote를 접하게 된 계기는 현재 근무하고 있는 HNS 건축사사무소 한만원 소장님의 소개로 사용하기 시작했고, 소장님의 권유로 모든 직원이 사용하기 시작했습니다. 이후 저희 사무소의 모든 직원이 Evernote를 사용해오고 있습니다.

프로젝트가 시작되면 해당 도면은 물론 현장의 공사가 계획대로 진행되고 있는지를 관리, 감독하는 감리일지를 Evernote의 ‘공유 노트북’에 생성하여, 이를 해당 프로젝트의 팀원 모두가 공유하여 그 일정과 진행상황을 실시간으로 확인합니다. 이렇게 감리일지를 Evernote로 활용하면, 현장에 모든 팀원이 직접 가지 않아도 누구나 현장 사진을 찍고 체크리스트를 작성하여 현재 진행되고 있는 상황을 업데이트 할 수 있습니다. 또한 이를 동기화 하여 사무실에 있는 다른 팀원이나 프로젝트 매니저가 그 자리에서 상황을 실시간으로 체크할 수 있고, 함께 작업하는 협력 업체와도 손쉽게 커뮤니케이션 할 수 있습니다.

효율적인 커뮤니케이션을 위해 Skitch나 Penultimate도 유용하게 활용하고 있습니다. 사진이나 도면에 직접 반영되어야 할 수정사항을 기록해 직접 대면하여 미팅하기 어려운 경우에도 서로 원하는 바를 분명하게 확인할 수 있지요. Penultimate로 아이디어가 떠오를 때마다 그 자리에서 도면을 스케치하고, Skitch로는 건물이나 현장 사진을 찍어 수정해야 할 부분 등에 대해 기록합니다. 

Penultimate로 그때 그때 생각나는 아이디어를 쉽게 스케치할 수 있고 이를 Evernote와 연동할 수 있어 무척 유용하게 사용하고 있습니다. 

Skitch로는 현장 사진을 찍어 수정이나 코멘트를 달아 팀원과 공유하고 있습니다.

뿐만 아니라 저희 사무소에서는 이 Evernote에 저장된 감리일지를 클라이언트와도 공유하여, 클라이언트가 언제 어디서나 프로젝트 진행상황을 체크할 수 있도록 했습니다. 이렇게 하면 프리젠테이션만을 위해 미팅을 하거나 보고자료를 별도로 작성하지 않아도 되어 효율성이 높아지고, 클라이언트도 현장을 직접 방문하지 않아도 실시간으로 진행상황을 체크하고, 수정이나 변경이 필요한 부분이 있다면 역시 해당 감리일지의 노트에 코멘트를 기록하여 의견을 수시로 주고받을 수 있어 추후에 클라이언트의 만족도를 높일 수 있었습니다.           

Evernote 공유 노트북으로 현장 감리일지를 정리한 모습. 사진과 스케치, 체크리스트를 하나의 노트에 저장할 수 있어 직접 현장을 가보지 않아도 여러 진행상황을 한눈에 파악할 수 있습니다.

아이패드로 Evernote의 ‘감리일지’를 언제 어디서나 확인할 수 있고 현장에서 사무실의 팀원과 실시간으로 의견을 주고 받기에도 무척 유용합니다.

또한 저희 설계사무소에서는 감리일지 외에도 프로젝트가 시작하면 팀원 모두가 공유하는 자료 폴더를 함께 공유합니다. 팀원 각자가 웹이나 책, 잡지 등에서 찾은 유용한 자료가 있다면 이를 해당 공유 노트북에 저장하여 다른 팀원들과 공유합니다. 이렇게 하면 각기 다른 팀원들이 찾은 리서치 자료를 손쉽게 열람할 수 있을 뿐만 아니라 아이디어를 도출하는 데에도 많은 도움을 얻을 수 있습니다. 특히 ‘아파트’, ‘인테리어’, ‘배관’ 등 관련 태그로 일목요연하게 정리하여 해당 프로젝트가 끝난 뒤에라도 언제든지 태그로 자료를 손쉽게 검색하고 활용할 수 있습니다.

이 외에도 업무 회의록이나 사내 공지사항 역시 공유 노트북을 별도로 만들어 업로드 하고 전 직원이 공유해 불필요한 종이 사용도 줄일 수 있고 외근 등 사내에 없는 경우라도 내용을 손쉽게 파악할 수 있어 업무의 효율성을 높일 수 있었습니다.

책 집필, 강의 준비까지 더 나은 삶을 위한 Evernote

회사 업무에서 사용하는 이외에도 개인적인 책 집필을 위한 자료 수집 및 대학교 강의 자료 준비와 수업 관리를 위한 용도로도 Evernote를 활용하고 있습니다. 

대학교 3학년 설계 수업 강의를 진행하며, 학생들이 발표한 내용을 Evernote로 찍어 참고자료로 사용하고 학생들의 작업 과정을 기록하고 관리할 수 있습니다. 매 수업 시간마다 수업 목표와 필요한 자료를 하나의 노트에 정리해 나가면, 한 학기 동안 학생들이 제출한 과제, 수업 중 메모한 글이나 스케치, 웹에서 클리핑한 참고 기사, 참고 문헌 목록 등이 일목요연하게 정리되어 효율적으로 강의를 진행하고 관리할 수 있으며, 이는 나중에 개인적인 프로젝트를 위해서 또는 책 집필 등을 위한 참고자료로 활용되기도 합니다.

결혼 준비도 Evernote와 함께

마지막으로, 아주 개인적인 일에도 Evernote의 덕을 톡톡히 봤습니다. 저는 최근 결혼을 했는데, Evernote의 공유 노트북을 결혼식 준비는 물론 신혼집 구하기, 신혼여행 준비에도 매우 유용하게 활용했습니다. 저와 저의 와이프 모두 직장 때문에 바쁘기 때문에, 평일에는 서로 만나서 보러 다니거나 하는 것에 어려움이 있었습니다. 이를 위해 착안한 것이 ‘결혼준비’로 별도의 공유 노트북을 생성하여 서로 공유하는 방법이었습니다. 청첩장이나 예물, 한복, 웨딩드레스 등 평일에는 각자 웹이나 잡지, 백화점 등에서 마음에 드는 물건이나 자료를 공유 노트북에 저장합니다. 이렇게 하면 둘이 같이 다니지 않아도 상대방의 의견을 구하고 의사 결정을 하기 매우 편리했습니다.

서로 마음에 드는 청첩장을 골라 공유 노트북에 저장하면, 이를 확인하여 의견을 교환하여 결정했습니다.

신혼 집을 구하는 과정에서도, 한 사람이 근처에 집을 보러 가게 되면 사진을 찍고 평수나 교통편 등 세부적인 사항을 기록합니다. 그러면 다른 한 사람은 이를 Evernote에서 확인하고 주말에는 마음에 드는 집을 보러 가도록 해 시간을 많이 절약했습니다.

마음에 드는 신혼 집을 발견하면 사진을 찍어 상대방과 실시간으로 공유하고 의견을 교환했습니다.

가장 좋아하는 기능은 “웹 클리핑”, “PDF/이미지 텍스트 검색” 및 “태그” 기능

평소에 자료 수집을 위해 리서치를 많이 하는데 특히 웹에서 발견한 유용한 기사나 자료, 이미지 등을 Evernote에 곧바로 저장할 수 있는 웹 클리핑 기능을 가장 많이 사용합니다. 아이패드나 스마트폰에서 외부 이동 중에도 마음에 드는 기사를 발견하면 우선 클리핑 해 두고, 나중에 사무실에 돌아와 추가로 리서치를 하거나 글을 쓰는 데에도 많은 도움을 받았습니다. 특히, URL은 물론 태그 별로 저장할 수 있어 더욱 손쉽게 자료를 검색하고 활용할 수 있어 자주 사용하고 있습니다. 또한 PDF나 이미지의 텍스트까지 검색할 수 있는 이미지 검색 기능과 태그 기능을 자주 사용하고 있습니다. 개인적인 리서치 뿐만 아니라 업무용으로도 다양한 자료를 수집하고 이를 나중에 보고서를 작성하거나 글을 쓸 때에도 많은 도움을 받고 있습니다.

Evernote 초보 사용자들을 위한 조언, “일단 기록하라”

처음엔 필요성을 잘 못 느꼈더라도 자료가 하나 둘씩 쌓일수록 Evernote는 나의 모든 기억과 자료를 담아두는 강력한 아카이빙 공간이 됩니다. 평소에 지나치기 쉬웠던 아이디어나 생각, 사진 등을 하나 둘씩 기록하고 정리하다 보면 어느새 한 권의 책을 쓸 수 있을 만큼 소중한 자료로 재 탄생하게 됩니다.