Pense no Evernote como o motor que ajuda a manter o seu mundo rodando.
Se você retirasse a tampa do motor, você se surpreenderia em saber que há uma capacidade de criar um motor confiável e fiel (como um Ford) ou super esportivo (como um Ferrari).
Mas como exatamente você pode fazer este motor funcionar?
Não importa qual motor você deseja, o mais importante é lembrar que o sistema deve refletir suas necessidades. Uma família de quatro pessoas não precisará daquele carro esportivo tanto quando de uma minivan ou uma caminhonete. Com o Evernote, é a mesma coisa: você deve identificar seus desafios e, depois disso, decidir qual sistema organizacional melhor ajudará a realizar tarefas de forma mais produtiva.
Organização tem sido sempre um assunto importante em nosso blog, nas redes sociais e no fórum. Dado que o poder do Evernote é a sua flexibilidade, discussões sobre qual sistema é melhor não vão deixar de existir tão cedo. Para todas as pessoas singulares que usam nosso produto, existem maneiras ilimitadas de aproveitá-lo.
De pilhas de cadernos a etiquetas até sistema algum, aqui está um resumo de alguns dos nossos métodos organizacionais favoritos.
1. Pesquisa
Nível de Configuração: Fácil
Nível de Manutenção: Fácil
Um dos maiores perigos ao adotar um sistema organizacional é sobrepor as coisas. O que você captura? Como você categoriza o conteúdo? Como você vai encontrá-lo depois?
Teoricamente, você não precisa se organizar em tudo. Você pode criar um número ilimitado de notas e confiar na pesquisa poderosa do Evernote para encontrar qualquer conteúdo dentro delas, mesmo texto em arquivos anexados, como PDFs.
Confiar na pesquisa como estrutura organizacional também permite que você importe uma grande quantidade de conteúdo de fora do Evernote sem se preocupar com quais cadernos ou etiquetas usar. Você pode capturar conteúdo com o nosso Web Clipper, enviar e-mails diretamente para o Evernote ou mesmo usar aplicativos para capturar conteúdo como IFTTT, Zapier, ou Scannable.
2. Etiquetas
Nível de Configuração: Moderado
Nível de Manutenção: Moderado
Etiquetar ou não etiquetar, essa é (muito) frequentemente a questão. As etiquetas podem ser a base de um fluxo robusto de produtividade, e elas têm muitos adeptos. Michael Hyatt e Thomas Honeyman imediatamente vêm à mente. Ambos têm escrito extensivamente sobre como e por que eles usam as etiquetas.
O fator mais importante é que as etiquetas ajudam a construir uma fundação sob medida para seus fluxos de trabalho específicos. Para Michael Hyatt, etiquetas alinhadas fornecem uma estrutura necessária que mantém seu sistema de arquivamento em dia e eficiente .
O guru de mídia social Bryan Kramer vê as etiquetas como uma poderosa forma de arquivar informações e encontrá-las rapidamente mais tarde, em um esforço para construir sua própria marca:
REALMENTE, ETIQUETAR PODE PRIMEIRAMENTE PARECER UMA TAREFA DIFÍCIL. ENTRETANTO, VOCÊ NÃO PRECISA ETIQUETAR TODAS AS NOTAS. APENAS AS NOTAS MAIS IMPORTANTES QUE PERMITIRÃO QUE VOCÊ ARQUIVE SUAS INFORMAÇÕES PARA FÁCIL ACESSO MAIS TARDE. E, SE VOCÊ USAR UMA ETIQUETA ERRADA, NÃO TEM PROBLEMA. O EVERNOTE POSSUI UM ÓTIMO SISTEMA ORGANIZACIONAL QUE PERMITE QUE VOCÊ ENCONTRE SUA ÚLTIMA PESQUISA E AINDA PERMITE QUE VOCÊ CRUZE DETALHES DE REFERÊNCIA.
Recursos & Guias sobre como usar as etiquetas no Evernote:
Organize com etiquetas
Dicas para organizar notas, cadernos e etiquetas
3. Pilhas de Cadernos
Nível de Configuração: Moderado
Nível de Manutenção: Fácil
Se as notas são um elemento fundamental em seu conteúdo, você deve estruturá-las da melhor maneira para atender a suas necessidades. Uma das melhores formas é usar o poder das pilhas de cadernos.
Como o consultor de produtividade do Evernote Stacey Harmon observa, as pilhas são blocos que constrõem o sucesso dentro do Evernote:
CADERNOS E PILHAS… FORNECEM UMA ORGANIZAÇÃO HUMANAMENTE AMIGÁVEL PARA SEUS DADOS NO EVERNOTE. VOCÊ PODE AGRUPAR VISUALMENTE NOTAS E PROJETOS DA FORMA QUE FOR MAIS CONVENIENTE PARA VOCÊ. PENSE NOS CADERNOS COMO PASTAS E, NAS PILHAS, COMO ARMÁRIOS PARA ARQUIVO.
Harmon também enfatiza que é vital se empenhar em encontrar um sistema que funciona para você. O Evernote é flexível o suficiente para que você possa definir uma estrutura para se organizar, e se você não gostar dela, é relativamente simples e rápido adotar uma nova estratégia.
“Não tenha medo de criar cadernos e pilhas e organizá-los da melhor forma para você.” diz Harmon. “Não é difícil alterar a estrutura de seus cadernos e pilhas. Uma vez que as informações estiverem no Evernote, é muito fácil movê-las (você só precisa aprender como). A maioria dos usuários fazem várias iterações na estrutura de seus cadernos e pilhas ao longo do tempo. O que você mantém no Evernote se desenvolve. A maneira como você conduz os negócios se desenvolve.”
Não importa como a sua empresa faz, seus cadernos e pilhas podem evoluir de acordo com você.
Recursos e Artigos:
Como organizar cadernos em pilhas
Como organizar notas em cadernos distintos
4. Títulos de Notas
Nível de Configuração: Desafiador
Nível de Manutenção: Moderado
Você também pode usar os títulos de suas notas para criar um sistema organizacional tão flexível quanto a sua imaginação.
O autor Jamie Todd Rubin prefere criar convenções de nomenclatura que não são redundantes e que o ajude a usar a pesquisa de forma mais poderosa. Por exemplo, ele definiu uma estrutura de nomenclatura que o ajuda a entender quais livros que ele leu em um determinado momento.
Eu mantenho em dia toda a minha leitura no Evernote. Gosto de saber quando comecei a ler alguma coisa e quando eu terminei de ler algo. (Eu tenho uma coleção inteira de scripts que extraem análises interessantes desses dados.) Se eu quisesse ver a lista de coisas que li, de Stephen King, por exemplo, eu poderia executar uma pesquisa simples que teria esta aparência:
Etiqueta: lendo Criada: 2013 por Stephen King
Nomear convenções também pode ser usado para organizar as notas dentro dos cadernos. Para usar este recurso, é importante saber:
Caracteres especiais ( .,_,@#!) serão classificados antes dos números.
Números (0 – 9) serão classificados após caracteres e pontuação, mas antes de caracteres alfabéticos.
Qual é a sua forma favorita de organizar notas? Conte-nos deixando o seu comentário.
