Pergunta rápida: Quem, em uma empresa comum, conhece cada pessoa no escritório? Provavelmente você pensou na pessoa que trabalha nos Recursos Humanos (RH). Mesmo em grandes empresas, o departamento de RH é responsável pelo bem estar pessoal e o sucesso profissional de todos que trabalham lá.
Sua empresa pode não ter o luxo de um departamento de RH dedicado. Na verdade, como dono de uma pequena empresa, você provavelmente veste várias roupas diferentes: CEO, diretor de vendas, guru de marketing e sim, gerente de recursos humanos. Isso está atrelado à necessidade, quando você está construindo uma empresa do zero, normalmente não há orçamento para contratar alguém para cada uma destas funções. O problema é que, para muitos donos de empresas, o gerenciamento de pessoas é algo que fica para depois na lista, geralmente atrás do objetivo primário de “concluir as coisas”. Ou, se você não possui conhecimento em RH, você pode não saber por onde começar. Como resultado, a tarefa de gerenciar o maior bem de sua empresa se torna um aspecto desafiador e potencialmente sobrecarregador do crescimento do negócio.
A boa notícia é que, com um pouco de planejamento, e as ferramentas organizacionais corretas, é possível eliminar grande parte desta dor e demonstrar o seu comprometimento com o gerenciamento de capital humano eficaz. Vamos olhar para cinco dos desafios de RH mais comuns que sua pequena empresa enfrenta hoje, e como o Evernote pode ajudá-lo a minimizar problemas em potencial no futuro.
1. Encontrando as pessoas certas
A contratação eficiente é importante para cada organização, mas não há dúvida que as pequenas empresas estão em desvantagem na busca pelos melhores talentos. Um recrutador na Apple ou Google possui candidatos incríveis batendo à sua porta (virtual) o dia todo. Pequenas empresas (e especialmente startups) precisam se destacar da multidão para atrair o tipo de gente talentosa que impulsionará o crescimento do negócio.
Porém, a vantagem de recrutamento que grandes empresas desfrutam, geralmente vem às custas da agilidade. A arma secreta da sua empresa pequena é a capacidade de contratar rapidamente, fazendo com que os candidatos passem pelo processo de recrutamento mais rápido. Como é aconselhado pela SHRM (Sociedade para o Gerenciamento de Recursos Humanos): “Empresas menores precisam ser ‘lanchas’ e usarem sua velocidade para ultrapassar empresas maiores e mais lentas na hora da contratação.”
Aqui estão algumas dicas para aumentar sua eficiência na contratação:
- Crie um caderno no Evernote com os templates de descrição da vaga que você possa reutilizar. Isso garante que você está apresentando uma visão precisa e atraente da sua empresa e do trabalho em si.
- Salve PDFs dos currículos dos candidatos no Evernote para impedir que candidatos qualificados escapem pelas beiradas. Anote e compartilhe estes currículos com todas as pessoas envolvidas no processo de entrevista, para que eles tenham todos os documentos necessários para fazer decisões informadas de contratação.
- Crie uma tabela para acompanhar o progresso dos candidatos através do processo de contratação. Por exemplo, você pode criar colunas como: ‘Currículo Revisado’, ‘Entrevistado por Telefone’, ‘Entrevistado Pessoalmente’, ‘Antecedentes Verificados’, e ‘Proposta Enviada’. Conforme os candidatos progridem de um estágio para o outro, mova o nome deles para a coluna apropriada para que todos possam ver como está o panorama atual.
Dica Especial: Baixe este template útil que fará com que o acompanhamento dos candidatos seja muito fácil. Este placar de entrevistas pode ajudá-lo a manter um registro de cada candidato com quem você fala.
2. Colocar todo mundo na mesma página
Da última vez que você começou em uma nova empresa, como foi seu primeiro dia? Para muitas pessoas, pode ser extremamente estressante. Como funcionário, você pode fazer com que a integração seja mais fácil para seus novos contratados ao criar um ‘Manual do Funcionário’ completo para guiá-los pelo processo.
Pense em salvar seu manual no Evernote e enviar um link público para novos contratados antes da data oficial de início. Será uma boa primeira impressão, e eles terão uma chance de entrar com pé embaixo enquanto se familiarizam com o inevitável “Como as coisas funcionam aqui”. Se você criar uma nota “Sumário” que é conectada a notas individuais que cobrem assuntos importantes como valores da empresa, política de folgas, informação de benefícios, política de redes sociais e políticas anti-discriminação e anti-assédio, novos funcionários podem se acostumar ainda mais rapidamente.
É claro, detalhes mudam, pessoas saem da empresa, e em algum momento você precisará atualizar seu manual. Em vez de distribuir uma nova cópia impressa para a equipe inteira, salvar seu Manual do Funcionário no Evernote facilita o controle da versão, para que todos na empresa, independente de há quanto tempo trabalhem lá, tenham sempre a versão mais atualizada.
O Evernote também é uma ferramenta perfeita para criar uma intranet da empresa. Anúncios de loja da gerência, próximos eventos, notas das reuniões da empresa, e muito mais em um caderno que está disponível para todos os funcionários. Deixe que todos saibam que eles conseguem encontrar as respostas para a maioria de suas perguntas no Evernote e que você está disponível para ajudar se eles não conseguirem. A parte boa? Isso libera o seu tempo, e você pode evitar ter que responder as mesmas perguntas várias vezes.
Se sua empresa tem mais de um escritório, sem dúvida haverá momentos em que os funcionários precisarão viajar de um local para o outro. Como eles chegarão até lá? Onde ficarão? Que atrações devem visitar enquanto estiverem na cidade? Pense em fazer uma nota comunitária e convidar todos os seus funcionários a oferecerem suas dicas de viagem e sugestões de coisas favoritas a serem feitas e vistas nas suas cidades. Isso ajudará a fazer com que o tempo gasto na estrada seja menos estressante e mais produtivo.
Dica Especial: Baixe este template para orientações sobre como criar seu próprio Manual do Funcionário.
3. Simplificando tarefas repetitivas
Templates podem fazer com que você economize muito tempo, especialmente quando o assunto é tarefas de RH repetitivas. Por exemplo, há certos detalhes que você precisa coletar de todos na sua empresa: informações de contato de emergência, formulários de plano de saúde e acordos de confidencialidade (apenas alguns exemplos). Apesar de não recomendarmos que você armazene os formulários preenchidos no Evernote, é possível simplificar o processo ao salvar formulários em branco como templates no Evernote. Funcionários podem acessar os formulários que precisam e instruções para preenchê-los, depois compartilhar suas versões concluídas com você, e tudo isso sem nem encostar em uma impressora.
Templates também podem ser úteis na hora da revisão do desempenho. O processo geralmente começa com uma auto-avaliação, então crie um template com uma lista dos critérios pelos quais os funcionários serão medidos e um conjunto de perguntas que os ajudará a refletir de maneira objetiva sobre os seus desempenhos.
Dica Especial: Use este template para ajudar a definir objetivos e metas de desempenho para os seus funcionários. Mais tarde, eles podem consultar este checklist quando estiverem medindo o nível de sucesso na hora de realizar estas metas.
4. Gerenciando a montanha de informações
Para cada benefício que seus funcionários desfrutam — como plano de saúde e programas de desenvolvimento profissional — você precisará conduzir incontáveis horas de pesquisa e preparação. Há planos que você precisa comparar, fornecedores para avaliar, ROI para calcular e contratos para assinar. Como o dono do negócio, você tem uma responsabilidade de ter certeza que está fornecendo o máximo de valor para empresa bem como para a equipe.
Isso cria uma montanha de informações e contatos que pode facilmente ser sobrecarregante demais. Facilite sua vida ao salvar todas essas informações no Evernote, e ao usar etiquetas, cadernos e pilhas para organizar tudo.
Por exemplo, salve um PDF do plano de benefícios de uma seguradora no Evernote, junto com uma nota contendo os detalhes do representante da sua empresa e quaisquer conversas relevantes entre vocês dois. Depois, organize-os em um caderno usando o nome da empresa seguradora. Em algum momento, você terá um caderno separado para cada plano de saúde, que pode ser combinado em uma pilha chamada “Plano de Saúde 2018”. Aplicar este processo para cada um dos planos de saúde que você gerencia ajudará a domar o crescimento exponencial de dados e facilitar na hora de encontrar as informações que você precisa rapidamente.
5. Sendo o portador das más notícias
OK, essa é difícil. Ninguém gosta de ter que dizer para alguém que seu tempo na empresa chegou ao fim, mas a realidade infeliz da vida profissional é que os empregos não são tão “permanentes” quanto já foram, e às vezes terminam por vários motivos diferentes. Você pode fazer com que o processo seja um pouco menos doloroso para todos ao criar um caderno no Evernote com estratégias para lidar com estas conversas difíceis, bem como documentar os procedimentos legais que precisam ser seguidos ao liberar um funcionário.
Faça chuva ou faça sol, os funcionários sempre enxergam a função do RH como um ‘corta-clima’, que acaba com a diversão de todo mundo. E apesar de ninguém gostar de ter que demitir um funcionário (assim esperamos), conduzir a conversação com tato pode ajudá-lo a manter um relacionamento profissional com um funcionário demitido, sem destruir qualquer possibilidade de reconciliação futura. Afinal, seus antigos funcionários provavelmente contarão para suas redes sobre suas experiências com a sua empresa; é sábio fazer com que o último contato deles seja o mais respeitoso e eficiente possível.
Dica Especial: Descubra como o CoSchedule usa o Evernote para facilitar a integração e a revisão após o período de experiência e como eles mantém os funcionários no circuito.
Colocando o seu plano em ação
Apesar de você não ter iniciado sua pequena empresa porque ama gerenciar pessoas (mas, se esse for o caso, parabéns), é uma parte inescapável na operação de qualquer firma maior do que uma empresa de uma pessoa só. Criar um sistema que ajuda seus funcionários a se sentirem valorizados e com suporte não precisa ser sobrecarregante; tudo que é necessário é uma abordagem pró-ativa para enfrentar a maior parte dos desafios.Veja como o Evernote pode ajudá-lo a simplificar seus processos de RH e dar poder a você para construir um negócio bem sucedido e orientado para o crescimento.
