Uma boa organização é essencial para a colaboração eficaz da equipe.
Os projetos têm muitas partes móveis, de prazos a listas de verificação, notas, arquivos e propostas. Ter um local centralizado para seus projetos permite a todos o acesso à informação atual e a capacidade de rastrear as entregas e prazos.
Hoje você vai aprender como fazer as seguintes coisas com o Evernote:
* Crie um caderno de negócios do Evernote para o seu projeto;
* Colecione conteúdo e pesquisa para o seu projeto;
* Organize cadernos de forma eficaz;
* Compartilhe informações com clientes, fornecedores e consultores;
* Use etiquetas para rastrear o progresso do projeto;
* Baixe uma amostra de modelo de plano de projeto;
* Simplifique o trabalho com uma integração de aplicativo do Evernote;
1. Crie um caderno de negócios do Evernote para o seu projeto
Quando os projetos da sua equipe têm um local centralizado no Evernote Business, todos podem acessar rapidamente os recursos mais atuais a partir de qualquer um de seus seus aparelhos – computador, tablet ou telefone.
O primeiro passo para colaborar no Evernote Business é criar um caderno de negócios para o seu projeto. Dê a todos permissões de modificar quando você configurar o caderno e, em seguida,compartilhe-o com a sua equipe.
Incentive sua equipe a usar o caderno para contribuir com elementos de seus projetos e trabalho.
2. Colecione conteúdo para o seu projeto
Um dos pontos de partida natural para qualquer projeto é a inspiração de sua equipe. Juntos, os colegas podem encontrar idéias em um brainstorm da equipe e usá-los para formular um plano escrito.
O Evernote Business fornece o local para que todos possam referenciar rapidamente os detalhes.
Aqui estão exemplos de conteúdo que você pode coletar em seu espaço de trabalho do Evernote:
Cronogramas de projetos
Artigos
Idéias – com o Web Clipper
Fotografias
Copiar rascunhos
Planilhas de orçamento
Notas de reuniões com itens de ação
Durante brainstorms, capture as idéias à medida que elas se desenvolvem em quadros brancos com a câmera embutida do Evernote. Todas as suas grandes idéias estarão no mesmo espaço compartilhado como detalhes do seus projeto.
3. Métodos eficazes para organizar cadernos
Aqui estão algumas maneiras eficazes de organizar seus cadernos e o conteúdo dentro deles para que qualquer pessoa possa encontrar rapidamente o que ela precisa.
O proprietário do projeto deve:
a. Criar e manter o caderno do projeto
b. Escolher as convenções de nomenclatura para as notas
c. Adicione o conteúdo inicial que eles já coletaram
Peça a todos que irão contribuir com o caderno para seguir as convenções de nomenclatura para facilitar a navegação.
Para realmente manter um projeto em andamento, adicione uma nota de plano do projeto para que todos possam ter acesso a uma visão detalhada de todas as partes móveis (ver e baixar um modelo de plano de projeto abaixo).
4. Compartilhe informações com clientes, fornecedores e consultores
É fácil compartilhar cadernos e notas no Evernote Business com pessoas de fora da empresa.Compartilhe um caderno com colaboradores externos para que eles possam modificar notas, adicionar atualizações de projetos e compartilhar novos projetos com sua equipe interna.
Se você deseja que um parceiro ou fornecedor seja capaz de visualizar uma nota, mas você não precisa que ele adicione nenhum conteúdo, você pode compartilhar uma única nota via e-mail ou URL. Se você compartilhar a URL em uma nota, o destinatário verá a versão mais recentemente atualizada desta nota no browser. Isto é especialmente útil se você está compartilhando conteúdo sobre o qual o destinatário precisa estar atualizado, como um plano de projeto ou cronograma.
5. As funções de etiqueta atribuídas aos membros da equipe
Além do compartilhamento de conteúdo entre a sua equipe, você também poderá manter o controle de quem é responsável por trabalhar em elementos específicos do seu projeto, que itens ainda estão em andamento e quais foram concluídos.
As etiquetas podem ajudar todos em sua equipe a ganhar clareza sobre quem faz o quê e também manter o dono do projeto atualizado. Adicione etiquetas às notas individuais para mostrar quem é responsável pelos itens de ação delineados. Se mais de um membro da equipe for trabalhar nas tarefas em uma nota, adicione etiquetas para cada pessoa.
As etiquetas também podem ajudar a indicar o status de cada nota. Por exemplo, você pode indicar que uma nota está atualmente incompleta e urgente. Considere a adição de etiquetas para:
Status – concluída, incompleta ou pendente
Urgência – urgente, não urgente, em atraso
Peça aos membros de sua equipe para atualizar etiquetas como alterações de status.
O Evernote Business lhe dá várias formas de monitorar todos os projetos em andamento em toda a sua equipe. Para ver quais projetos precisam ser movidos para a frente, tente criar pesquisas salvas para combinações de etiquetas, tais como ‘cessionário’ e ‘incompleto’. Em seguida, arraste a sua pesquisa salva para seus atalhos na barra lateral para acesso diário rápido.
* Arraste pesquisas salvas chave para atalhos de acesso rápido
* Adicione lembretes para alertar a equipe sobre datas chave de vencimento e prazos
6. Baixe um modelo de plano de projeto
7. Simplifique o trabalho com uma integração de aplicativo do Evernote
Com o nosso Evernote App Center, sua equipe tem mais maneiras de automatizar tarefas, colaborar, comunicar e trabalhar em conjunto. Aqui estão três aplicativos para check-out:
Com Smartsheet, envie notas do Evernote para o Smartsheet para criar listas de tarefas, colaborar em projetos, ou arquive pensamentos e idéias. O Smartsheet é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho com uma interface de planilha. A aparência familiar torna mais fácil começar, e os recursos avançados, como compartilhamento de arquivos, gráficos de Gantt, e automação de trabalho a torna uma ferramenta poderosa. Cerca de 50.000 organizações e milhões de usuários escolheram o Smartsheet como a sua ferramenta de colaboração e gerenciamento de projetos.
Disponível em: Android, iPad, Tablet Android, iPhone, Web
Azendoo é um aplicativo de tarefas e gerenciamento de projetos de colaboração que permite que você traga suas notas do Evernote para o centro de colaboração para impulsionar a execução do trabalho e se comunicar de forma intuitiva.
Disponível em: Android, Android Tablet, iPad, iPhone, Web
LiveMinutes é o lugar para os seus documentos e conteúdos viverem e crescerem. Você pode criar notas, trocar e anotar documentos, fazer bate-papo ou fazer ligações para a sua equipe – tudo a partir do conforto do seu espaço de trabalho LiveMinutes. É a ferramenta perfeita para organizar projetos e colaborar com o conteúdo.
