As férias no meio do ano geralmente são o momento para ter aquele descanso merecido. É a hora de relaxar e recarregar. E quando for a hora de voltar, você geralmente está mais animado para voltar a trabalhar.
Mas existe algo que você não está animado: aquele monte de e-mails. Um leitor me mandou uma mensagem dizendo: “Sou muito bom em acompanhar e-mails, mas quando estou em um congresso, isso foge do controle. Acabo gastando um dia e meio a dois dias tentando me recuperar. Alguma ideia?”
Aqui estão três ideias para ajudar você a evitar uma enxurrada de e-mails após a sua próxima viagem.
1. Libere o ralo
Você já teve uma inundação no banheiro porque o ralo estava entupido? A água entrava, mas não saía? A mesma coisa pode acontecer na sua caixa de entrada. Durante a sua viagem, você pode cuidar de muitos destes e-mails antes mesmo de voltar.
Não estamos falando em gastar todas as sua férias no seu e-mail, mas para aqueles que têm ansiedade em se desconectar do trabalho, isso pode ajudar a liberar sua mente. Dessa forma, você pode desfrutar mais de suas férias e gastar menos tempo pensando sobre o que pode ou não pode estar acontecendo enquanto você está distante.
Viajar geralmente tem bastante “espera”. Você está na fila, esperando o portão do seu avião, esperando a hora de embarque ou esperando a bagagem quando o voo chega. Estes pequenos espaços de espera dão a você uma oportunidade de cuidar das coisas mais fáceis. Por exemplo: você tem convites de reunião? Separe um minuto para respondê-los. Isso impede outras pessoas de estarem no limbo e ajuda você a definir seu calendário antes de voltar ao trabalho.
Livre-se do lixo. Mesma coisa para informativos. A probabilidade de você perder algo importante é baixa. É hora de colocar a prioridade no seu descanso!
Procure por outros e-mails que precisam apenas de uma resposta rápida. Usar o microfone do seu telefone pra ditar uma resposta é rápido e fácil. Encaminhe um e-mail para uma pessoa no escritório cuidar do problema. Você vai evitar se tornar o gargalo quando não estiver na empresa.
Com esta técnica, os e-mails entram, mas muitos também saem. Você vai voltar mais animado em seguir adiante, em vez de evitar um oceano de solicitações.
2. Desligue o registro
Colocar uma resposta automática é uma maneira efetiva de definir expectativas com colegas e clientes quando você voltar de férias. Mas, só porque você disse para eles quando voltaria, não garante que eles vão parar de te enviar e-mails quando você estiver longe.
Incluir estes detalhes na sua resposta automática não só vai te preparar para receber menos e-mails, como também vai ajudar seus colegas e clientes enquanto você não estiver disponível.
- Inclua o período que você estará de férias. Não deixe para eles adivinharem. As pessoas geralmente respeitam suas férias se souberem as datas.
- Apresente quem vai cuidar do seu trabalho e como entrar em contato com essa pessoa. É raro que você seja a única pessoa que responde perguntas ou fornece ajuda. Permita que outros trabalhem enquanto você estiver longe. Você pode devolver o favor quando for a hora dessas pessoas tirarem férias.
- Explique como outras pessoas devem te resumir o que aconteceu quando você voltar. Você quer uma série de mensagens individuais? Prefere uma lista organizada? Não deixe que as pessoas adivinhem. Decida você mesma como quer receber a comunicação de maneira que não adicione mais stress.
Veja um exemplo de uma resposta automática que você pode usar para reduzir e-mails diversos e itens de ação perdidos:
Não estou no escritório, aproveitando minhas férias!
Volto a trabalhar segunda, 15 de agosto. Prefiro receber um só e-mail com um resumo dos seus itens de ação e atualizações para que nada se perca no caminho.
Em caso de urgência, entre em contato com abc@defg.com.
Obrigado!
Se você nunca usou uma resposta automática, veja como usar uma com o Gmail e Outlook.
Uma resposta automática bem feita é uma ótima maneira de deixar a automação fazer o trabalho mais pesado. Desfrute de suas férias e deixe a tecnologia trabalhar.
3. Organize o que importa com o Evernote
Alguns e-mails vêm junto com um sorriso, como quando você recebe o OK de um cliente dizendo que conseguiu o projeto, ou boas notícias em geral. Você não quer que estes e-mails se percam no meio de tudo!
Se você tem uma conta Evernote Personal ou Professional, você tem um endereço de e-mail singular. Use-o para encaminhar estes e-mails importantes diretamente para o Evernote.
Como você encontra esse e-mail? Com o Evernote aberto, clique no seu nome no canto superior esquerdo e selecione “Informações de Conta“. Arraste até ver “Enviar notas por e-mail para”. Você encontrou! Copie esse endereço e crie uma nova nota nos seus contatos. Dê a ela um nome como “E-mail Evernote” e cole o endereço.
Na próxima vez que um desses e-mails chegar que vai precisar de pensamento e ação, encaminhe-o diretamente para sua conta Evernote. O processo cria uma nova nota no Evernote com todas as informações do e-mail. Agora, é só excluir ou arquivar o e-mail.
Use esta nota recém-criada para fazer brainstorm agora ou quando você voltar. Precisa fazer uma ligação pra esclarecer algo no e-mail? Adicione suas notas daquela ligação na mesma nota se quiser. Arraste a nota para o caderno de sua escolha.
Com o Evernote, você junta informações de todas as fontes em um só lugar. O melhor de tudo é que você pode organizar seus cadernos, etiquetas e pilhas do Evernote para trabalharem do mesmo jeito que você.
Agora, aproveite suas férias! Você merece. Libere o ralo, desligue o registro e deixe o Evernote fazer sua volta mais agradável.
O Especialista Certificado Evernote Frank Buck é um palestrante, escritor e coach que ajuda profissionais a organizarem seu tempo e ambiente para aumentarem a produtividade, diminuir o stress e aproveitar a vida. Global Gurus colocou Frank no 1o lugar no mundo na categoria “Gerenciamento de Tempo” para 2019, 2020, 2021 e 2022.
