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O Melhor Escritório Não é um Prédio, É um Space

Em setembro de 1983, um engenheiro de computação ambicioso chamado Steve Roberts iniciou uma jornada singular: uma viagem de 27 mil km pelos Estados Unidos. Mas enquanto os pioneiros do passado tinham cavalos, carruagens e barracas, Steve usou a ‘Winnebiko’, uma “bicicleta ergométrica personalizada com um computador portátil movido à energia solar (o venerável Radio Shack Model 100), uma conta CompuServe, e um escritório de base.” Ao longo do caminho, ele usou esta estação de trabalho móvel para escrever um livro, Computação Pela América, bem como colunas e editoriais relatando suas aventuras para diversas revistas.

A jornada de Steve preveu um dia em que, junto com a tecnologia, seria possível não apenas trabalhar de casa, como também trabalhar de qualquer lugar. Ao fazer isso, ele se tornou o primeiro de uma nova raça de trabalhador: o “nômade digital”.

É muito mais fácil trabalhar de qualquer lugar hoje, do que era em 1983. A maioria de nós agora carrega em nossos bolsos um dispositivo que é milhares de vezes mais poderoso do que o computador de Steve. Temos acesso a quase que todas as informações do mundo, e velocidades de conexão tão rápidas que, para muitos trabalhadores do conhecimento, não há quase nenhuma restrição do local onde eles podem trabalhar. Tudo que é necessário é uma tomada e uma conexão Wi-Fi confiável.

Talvez você não se considere um verdadeiro nômade digital, mas provavelmente você realiza trabalho remoto, pelo menos algumas vezes. Talvez você é um vendedor que está sempre na rua, encontrando prospectos e clientes, ou talvez você tenha um dia “trabalho de casa” com regularidade. De qualquer forma, está claro que o trabalho remoto está em ascensão. De fato, um estudo de 2017 da Global Workplace Analytics e FlexJobs descobriu que 3,9 milhões de trabalhadores nos EUA (equivalente a quase 3% da força de trabalho total) trabalhou remotamente pelo menos metade do tempo. O antigo número era 1,8 milhão em 2005.

Porém, apesar de sua popularidade, o trabalho remoto representa um desafio tanto para os empregadores, como para os empregados. Sem a capacidade de juntar uma equipe inteira em um local físico, as empresas correm o risco de seus nômades digitais se sentirem sem apoio, sem rumo, e fora do circuito. O resultado disso é que eles podem perder moral já que acharão difícil ver como seus esforços estão contribuindo para a equipe como um todo.

Aqui estão algumas dicas para dar apoio a trabalhadores digitais e dar a eles as ferramentas para trazer o melhor de si para sua empresa:

Crie um escritório virtual

Como disse Tom Preston-Warner, fundador do GitHub: “se você vai ter uma equipe distribuída, é melhor descobrir como o seu escritório real é.” E lembre-se que o escritório da sua equipe não precisa ser um espaço físico. Graças a ferramentas de chat virtuais como Slack, você pode criar um escritório virtual para sua equipe e ainda trabalhar de maneira efetiva.

Junto com um local para se encontrar e discutir ideias, seus nômades digitais também precisam de um quadro branco virtual, onde podem colaborar em planos e projetos, comparar notas, e compartilhar ideias. Com os Spaces no Evernote Business, você pode convidar membros da equipe para visualizar, editar e criar notas que a equipe inteira consegue acessar. Isso dá a todos, independente de sua localização, uma chance para contribuir com seus trabalhos para o esforço geral da equipe.

Outra dica é transmitir online reuniões “gerais” da empresa (como fazemos aqui na Evernote), ou disponibilizar gravações delas para que trabalhadores remotos possam ouvir em primeira mão as questões importantes que a empresa está enfrentando.E enquanto muitas pessoas podem desfrutar da experiência de trabalhar remotamente, eles geralmente podem sentir falta do aspecto social de fazer parte de uma equipe. Organize uma série de chamadas de vídeo “encontro relâmpago virtual“, onde membros da equipe podem se conhecer individualmente, e considere também agendar “happy hours virtuais”, onde a equipe inteira pode se juntar a uma vídeo conferência com o propósito único de socialização (bebidas alcoólicas opcionais)!

Tenha consciência do fuso horário

Walt Disney tinha razão: o mundo realmente é pequeno. Muitas empresas dos EUA hoje, estão focando suas atenções no mundo, conforme ampliam seus mercados na Ásia e Europa. Empresas de software em especial, já que elas não possuem as mesmas preocupações com relação à fabricação e distribuição de um produto físico, se tornaram verdadeiros negócios globais.

Mas ao lidar com equipes distribuídas ao redor do mundo, lembre-se do horário local. Isso pode significar alternar reuniões entre bem cedo de manhã e no final da tarde, para que o fardo dos horários de reunião inconvenientes seja compartilhado igualmente. Ou, pense se você realmente precisa ter aquela reunião. Será que ela não pode ser um e-mail? Ou será que você pode colaborar de outra forma? Por exemplo, você pode usar um space no Evernote Business para criar uma nota compartilhada para tópicos de discussão, depois convidar seus nômades digitais para adicionar suas opiniões durante seus horários de trabalho normais.

Comunique de maneira aberta, comunique sempre

Um dos maiores desafios para trabalhadores remotos é permanecer atualizado com o que está acontecendo com a equipe e com a empresa como um todo. Isso é mais verdadeiro se eles estão trabalhando de casa, em uma conferência ou evento, ou se reunindo com clientes. É muito fácil para nômades digitais perderem atualizações importantes, o que faz com que eles se sintam ‘fora do circuito’ e que perderam a visão do que é realmente importante.

Você pode aliviar um pouco desta dor garantindo que as linhas comunicação permaneçam abertas. Certifique-se que você está disponível para conversar caso seus membros da equipe remota tenham dúvidas. Agende check-ins com regularidade (preferencialmente por vídeo) com trabalhadores remotos para dar a eles a chance de levantar questões e preocupações que possam ter. Você também pode usar esse tempo para compartilhar atualizações, metas e expectativas com eles; isso os dará uma luz sobre no que deveriam estar focando e porque.

Os recursos “Novidades” e “Notas fixadas” no topo de um space no Evernote Business podem ajudar bastante para fornecer uma transparência muito necessária para trabalhadores remotos. Destacar mudanças em um space garante que seus nômades digitais não perderão atualizações importantes do projeto, enquanto que fixar notas importantes significa que as informações relevantes estão sempre à vista. Isso facilita para eles criarem seus melhores trabalhos, não importando onde estejam.

O trabalho remoto pode ser altamente gratificante tanto para funcionários como para empresas, mas ele exige um empregador que tem consciência dos desafios e tem pró-atividade no seu apoio. Com o planejamento apropriado, o trabalho remoto pode dar aos seus nômades digitais o espaço para serem colaboradores produtivos e valiosos, não importa se estejam no prédio do lado, ou do outro lado do mundo.Dê uma olhada neste artigo para mais conselhos práticos para trabalhadores remotos e seus gerentes.

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